Среда | 14.11.2018
Сканирование договоров

Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Архивация документов

Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов

Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Услуги для арбитражных управляющих

Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Копирование документов

Профессиональные услуги по оперативному копированию больших объемов документов.
Опись документов

Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их.
Создание электронного архива

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов

Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов

Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов

Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.

Архивация кадровых документов

Архивация кадровых документов

Архивация кадровых документов — одна из наиболее значимых в организации, поскольку дела сотрудников, когда-либо работавших в компании, являются подтверждением их прав на социальное обеспечение. Поэтому при передаче на хранение в архив документов кадрового отдела особое внимание уделяется оформлению личных дел и описи бумаг.

Какие кадровые документы необходимо архивировать

  • личные дела работников, с которыми был расторгнут трудовой договор;
  • трудовые договора (контракты);
  • приказы по личному составу;
  • документы по заработной плате.
Подробнее об архивации кадровых документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Этапы архивирования кадровых документов

  1. Проведение экспертизы ценности
    На данном этапе производится отбор документов по личному составу, поскольку именно эти бумаги предназначены для длительного хранения (от 75 лет и более). Остальные дела хранятся в течение меньшего срока (от 1 года до 10 лет).
  2. Формирование архивных дел
    Теперь необходимо удостовериться в том, что все предназначенные для сдачи в архив документы исполнены и корректно оформлены (каждый в единственном экземпляре). Кроме того, на этом этапе производится отсев тех дел, которые не подлежат хранению, с целью их дальнейшего уничтожения. Порядок уничтожения кадровых документов также подчиняется строгому своду правил.
  3. Техническая подготовка документов
    К данной процедуре предъявляется несколько жестких требований. При их выполнении нельзя ошибаться, иначе архивирование кадровых документов, которые оформлены некорректно, будет невозможно:

    • процесс составления дел регламентируется в соответствии с номенклатурой компании;
    • как только к делу подшивается хотя бы один кадровый документ, оно считается заведенным;
    • в дела подшиваются только подлинники (исключение — копии переписок);
    • документы, подлежащие возврату, а также проекты и дублетные экземпляры не нужно подшивать в дела;
    • каждое дело содержит отчетность по кадровой службе за один календарный год;
    • объем каждого дела не должен превышать 250 листов;
    • если есть необходимость в превышении объема дела, нужно формировать тома;
    • содержание кадровых документов внутри каждого дела должно подчиняться строгому порядку (сортировка по алфавиту, по дате формирования, по сроку хранения и пр.).
  4. Оформление обложек и простановка архивных штампов
    Обложка, или титульный лист, формируется одновременно с подшиванием бумаг отдела кадров в дело. На ней указывается информация о названии организации и ее структурном подразделении, ставится номер или индекс дела, заголовок, а также прописываются сроки хранения документов.
  5. Составление описи
    Опись позволяет вести учет хранения и облегчается последующее использование хранящихся в архиве бумаг отдела кадров, поскольку в нем есть информация касательно номера, индекса, даты создания документа, его заголовка и обязательной нумерации. Опись составляется на унифицированном бланке и вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.
  6. Архивный переплет
    Эта процедура помогает избежать порчи или потери документов, а также упрощает их хранение.
  7. Передача кадровых документов в архив.
    Очевидно, что процедура архивации кадровых документов достаточно сложна. Кроме того, она требует решения множества организационных вопросов, например:

    • выделение под архив отдельного помещения, к которому предъявляются повышенные требования;
    • введение в штатное расписание архивариуса;
    • оборудование рабочего места архивариуса;
    • закупка стеллажной системы и расходных материалов для правильного хранения документов и пр.

Эта процедура может потребовать больших финансовых вложений, а также значительного количества времени, ради которого придется пожертвовать рабочим процессом. Поэтому сегодня экономные руководители организаций стремятся снизить издержки и передают архивирование кадровых документов в ведение профессионалов, которые берут все сложности на себя.

Подробнее об архивации кадровых документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Похожие услуги
2004-2018 АРХИВАРИУСЪ

Москва
123001, г.Москва, ул. Прянишникова, д.19 А, стр 1
тел.  8-495-921.45.72 многоканальный

Rambler's Top100

Карта сайта