Историческая справка организации

Составляется для облегчения работы с документами организации. Обязательна при передаче документов организации в какой-либо архив. Составляется при первой обработке документов организации. При последующих – продолжается.

Историческая справка должна в обязательном порядке содержать сведения по истории организации, краткую характеристику состава и содержания документов и научно-справочного аппарата к ним.

Разделы исторической справки:

• история организации (далее – фондообразователя). Включает в себя данные о создании, преобразованиях организации, ее задачах, функциях, структуре и их изменениях и т.д. (более подробно – см. раздел 7.6 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года);
• история комплекса документов организации (далее – фонда). Включает в себя краткую характеристику состава документов по структуре фонда, содержания документов по темам и вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя и т.д.;
• характеристика документов фонда. Включает в себя данные об объеме документов организации, изменениях в их составе и причинах (проведение уничтожения документов, передача документов в другие организации и т.д.), степени сохранности документов, особенностях формирования и систематизации документов и т.п.

В конце исторической справки дается обобщенная оценка состояния документального фонда организации и степени его пригодности для практической работы.

Историческая справка подписывается исполнителем (т.е. ответственным за ее составление) и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.