Составляется для облегчения работы с документами организации. Обязательна при передаче документов организации в какой-либо архив. Составляется при первой обработке документов организации. При последующих – продолжается.
Историческая справка должна в обязательном порядке содержать сведения по истории организации, краткую характеристику состава и содержания документов и научно-справочного аппарата к ним.
В конце исторической справки дается обобщенная оценка состояния документального фонда организации и степени его пригодности для практической работы.
Историческая справка подписывается исполнителем (т.е. ответственным за ее составление) и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.