Суббота | 25.05.2019
Сканирование договоров

Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Архивирование документов

Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов

Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Услуги для арбитражных управляющих

Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Копирование документов

Профессиональные услуги по оперативному копированию больших объемов документов.
Опись документов

Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их.
Создание электронного архива документов

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов

Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов

Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов

Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.

Систематизация документов

Систематизация документов

Систематизация документов — важное мероприятие по документационному обеспечению любой компании. Обычно создаются архивы и базы данных, которыми пользуются различные структурные подразделения или предприятия.

Цель оптимизировать доступ к информации, которая содержится в деловых бумагах. Если всю документацию верно оформить в соответствии с законодательством, это поможет избежать проблем, к тому же можно обеспечить физическую сохранность документов.

На практике систематизация представляет собой группировку документов по видам, принадлежности и срокам хранения.

Процесс очень трудоемкий, требует немалых затрат времени и  привлечения персонала. Однако качественная систематизация и хранение документов позволят облегчить работу с ними.

В процессе происходит сортировка деловых бумаг, относящихся к одному направлению или к конкретному промежутку времени. Документы подшиваются в отдельную папку с этикеткой, на которой отображаются определенные данные. Папку необходимо зафиксировать в специальном журнале, в нем указывается название и срок хранения. Когда истекает срок, дело переводится в архив.

Систематизация архивных документов должна учитывать ряд признаков, самым востребованным из которых является номинальный признак, когда они соединяются в одно дело. Сюда можно отнести «Договоры», «Счета-фактуры», «Протоколы заседания комиссии» и т.д. Вы сможете быстро найти необходимый источник за конкретный период. Качественно с этим справиться поможет только профессионал.

Систематизация и учет документов

Критерии для качественной профессиональной обработки:

  • авторская принадлежность: патенты, авторские работы;
  • предметные критерии (документы относятся к конкретному проекту/заказу);
  • корреспондентский критерий;
  • географический критерий;
  • в соответствии с отчетами экспертов.

Основные этапы систематизации и учета документов:

  • детально изучается архив;
  • бумаги, которым требуется архивная обработка, классифицируются;
  • на основе законодательных актов РФ разрабатывается систематизация документов;
  • сформированные дела подвергаются профессиональному переплету;
  • подготовленные дела требуют архивной обработки: нумеруются листы, наносятся архивные шрифты, на первой странице сформированного дела — оттиски штампов;
  • на корешок и титульный лист архивного дела наносится рукописный текст;
  • обновленный архив подвергается полной описи.

Процедура имеет строгий регламент. Все систематизированные документы подшиваются в качественные папки, имеющие твердую обложку. Систематизация требуется не только применительно к  документам длительного хранения, но и к бумагам, срок хранения которых менее 10 лет. После процедуры документы можно хранить непосредственно в организации или в специальных архивах. По факту, все зависит от выбора: бумаги могут быть отправлены в Государственный архив либо в организацию.

Систематизация и хранение документов

К сожалению, не все руководители понимают значение систематизации и хранения бумаг. Тем не менее это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов организации. Она должна проводиться абсолютно в любой компании вне зависимости от формы собственности. За правильную сохранность архива отвечает руководитель.

Систематизация — это организационно-технологическая процедура документационного обеспечения. Ограничений по видам документов нет — это могут быть любые кадровые, бухгалтерские или отдельно сформированные договоры с контрагентами.

Как мы работаем при систематизации документов?

Качественно выполнить весь объем мероприятий поможет наша организация. Мы на протяжении длительного периода работаем в профильной сфере. За время работы удалось сформировать полный комплекс услуг, востребованных на рынке.

Мы выявили критерии объективного формирования стоимости обработки документов.

Основные критерии:

  • объем документооборота организации;
  • период выполнения работ (то есть срочность их проведения);
  • регулярное сотрудничество (скидки для постоянных клиентов).

Наши специалисты со всей внимательностью и ответственностью относятся к обработке и систематизации документов организации, грамотно и своевременно выполняют возложенные на них обязанности.

Похожие услуги
2004-2019 АРХИВАРИУСЪ

Москва
123001, г.Москва, ул. Прянишникова, д.19 А, стр 1
тел.  8-495-921.45.72 многоканальный



Карта сайта
Компания Demis Group