Работаем на портале поставщиков госуслуг
Переплет документов за полцены
Внимание! Акция! Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно Бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии ваших документов, а так же сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Систематизация документов

Систематизация документов

Систематизация документов — важное мероприятие по документационному обеспечению любой компании. Обычно создаются архивы и базы данных, которыми пользуются различные структурные подразделения или предприятия.

Цель — оптимизировать доступ к информации, которая содержится в деловых бумагах. Если всю документацию верно оформить в соответствии с законодательством, это поможет избежать проблем, к тому же можно обеспечить физическую сохранность документов.

На практике систематизация представляет собой группировку документов по видам, принадлежности и срокам хранения.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Процесс очень трудоемкий, требует немалых затрат времени и  привлечения персонала. Однако качественная систематизация и хранение документов позволят облегчить работу с ними.

В процессе происходит сортировка деловых бумаг, относящихся к одному направлению или к конкретному промежутку времени. Документы подшиваются в отдельную папку с этикеткой, на которой отображаются определенные данные. Папку необходимо зафиксировать в специальном журнале, в нем указывается название и срок хранения. Когда истекает срок, дело переводится в архив.

Систематизация архивных документов должна учитывать ряд признаков, самым востребованным из которых является номинальный признак, когда они соединяются в одно дело. Сюда можно отнести «Договоры», «Счета-фактуры», «Протоколы заседания комиссии» и т.д. Вы сможете быстро найти необходимый источник за конкретный период. Качественно с этим справиться поможет только профессионал.

Систематизация и учет документов

Критерии для качественной профессиональной обработки:

  • авторская принадлежность: патенты, авторские работы;
  • предметные критерии (документы относятся к конкретному проекту/заказу);
  • корреспондентский критерий;
  • географический критерий;
  • в соответствии с отчетами экспертов.

Основные этапы систематизации и учета документов:

  • детально изучается архив;
  • бумаги, которым требуется архивная обработка, классифицируются;
  • на основе законодательных актов РФ разрабатывается систематизация документов;
  • сформированные дела подвергаются профессиональному переплету;
  • подготовленные дела требуют архивной обработки: нумеруются листы, наносятся архивные шрифты, на первой странице сформированного дела — оттиски штампов;
  • на корешок и титульный лист архивного дела наносится рукописный текст;
  • обновленный архив подвергается полной описи.

Процедура имеет строгий регламент. Все систематизированные документы подшиваются в качественные папки, имеющие твердую обложку. Систематизация требуется не только применительно к  документам длительного хранения, но и к бумагам, срок хранения которых менее 10 лет. После процедуры документы можно хранить непосредственно в организации или в специальных архивах. По факту, все зависит от выбора: бумаги могут быть отправлены в Государственный архив либо в организацию.

Систематизация и хранение документов

К сожалению, не все руководители понимают значение систематизации и хранения бумаг. Тем не менее это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов организации. Она должна проводиться абсолютно в любой компании вне зависимости от формы собственности. За правильную сохранность архива отвечает руководитель.

Систематизация — это организационно-технологическая процедура документационного обеспечения. Ограничений по видам документов нет — это могут быть любые кадровые, бухгалтерские или отдельно сформированные договоры с контрагентами.

Как мы работаем при систематизации документов?

Качественно выполнить весь объем мероприятий поможет наша организация. Мы на протяжении длительного периода работаем в профильной сфере. За время работы удалось сформировать полный комплекс услуг, востребованных на рынке.

Мы выявили критерии объективного формирования стоимости обработки документов.

Основные критерии:

  • объем документооборота организации;
  • период выполнения работ (то есть срочность их проведения);
  • регулярное сотрудничество (скидки для постоянных клиентов).

Наши специалисты со всей внимательностью и ответственностью относятся к обработке и систематизации документов организации, грамотно и своевременно выполняют возложенные на них обязанности.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Архивные услуги
Архивация документов
Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов
Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Сканирование договоров
Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Создание электронного архива
Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов
Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов
Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов
Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.
Услуги для арбитражных управляющих
Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Наши клиенты - наше имя
Отзывы