Среда | 14.11.2018
Сканирование договоров

Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Архивация документов

Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов

Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Услуги для арбитражных управляющих

Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Копирование документов

Профессиональные услуги по оперативному копированию больших объемов документов.
Опись документов

Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их.
Создание электронного архива

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов

Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов

Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов

Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.

Систематизация документов

Систематизация документов

Систематизация документов — важное мероприятие по документационному обеспечению любой компании. Обычно создаются архивы и базы данных, которыми пользуются различные структурные подразделения или предприятия.

Цель систематизации — оптимизировать доступ к информации, которая содержится в деловых бумагах. Если всю документацию верно оформить в соответствии с законодательством, это поможет избежать ряд проблем, к тому же можно обеспечить физическую сохранность документов.

На практике систематизация документов организации представляет собой группировку документов по видам, принадлежности и срокам хранения.

Подробнее о систематизации документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Данный процесс очень трудоемкий, требует немаленьких затрат времени и привлечение персонала. Однако качественная систематизация и хранение документов позволят облегчить работу с ними.

В процессе систематизации управленческих документов происходит сортировка деловых бумаг, относящихся к одному направлению или к конкретному промежутку времени. Документы подшиваются в отдельную папку с этикеткой, на которой отображаются определенные данные. Папку необходимо зафиксировать в специальном журнале, в нем указывается название и срок хранения. Когда истекает срок, дело переводится в архив.

Систематизация архивных документов должна учитывать ряд признаков, самым востребованным из которых является номинальный признак, когда документы соединяются в одно дело. Сюда можно отнести «Договоры», «Счета-фактуры», «Протоколы заседания комиссии» и т.д. Благодаря систематизации документов в процессе работы становится возможным быстро найти необходимый документ за конкретный период. Качественно с этим справиться поможет только профессионал.

Систематизация и учет документов

Критерии, которые требуются для качественной профессиональной обработки первичной документации:

  • авторская принадлежность: патенты, авторские работы;
  • предметные критерии (документы относятся к конкретному проекту/заказу);
  • корреспондентский критерий;
  • географический критерий;
  • в соответствии с отчетами экспертов.

Основные этапы систематизации и учета документов:

  1. детально изучается архив;
  2. документы, которым требуется архивная обработка, классифицируются;
  3. на основе законодательных актов РФ разрабатывается систематизация документов;
  4. сформированные дела подвергаются профессиональному переплету;
  5. подготовленные дела требуют архивной обработки: нумеруются листы, наносятся архивные шрифты, на первой странице сформированного дела — оттиски штампов;
  6. на корешок и титульный лист архивного дела наносится рукописный текст;
  7. обновленный архив подвергается полной описи.

Систематизация — это процедура, имеющая строгий регламент. Все систематизирующиеся документы подшиваются в качественные папки, имеющие твердую обложку. Систематизация требуется не только применительно к бумагам длительного хранения, но и к бумагам, срок хранения которых менее 10 лет. После проведения систематизации документы можно хранить непосредственно в организации или в специальных архивах. Притом архив считается отличным вариантом в решении данного вопроса. По факту, все зависит от выбора: документы могут быть отправлены в Государственный архив, либо в архив организации.

Систематизация и хранение документов

К сожалению, не все руководители понимают значение систематизации и хранения документов. Тем не менее, это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов организации. Систематизация документов должна проводиться абсолютно в любой компании, вне зависимости от формы собственности. За правильную сохранность архива документов отвечает руководитель. Благодаря систематизации архива документов решается большое количество вопросов.

Систематизация — это организационно-технологическая процедура документационного обеспечения. Ограничений по видам документов нет — это могут быть любые кадровые документы, бухгалтерские документы, отдельно сформированные договора с контрагентами.

Как мы работаем в области систематизации документов

Качественно выполнить весь объем мероприятий Вам поможет наша организация. Мы на протяжении длительного периода работаем в профильной сфере. За время работы нам удалось сформировать полный комплекс услуг, востребованных на рынке.

Нам удалось выявить критерии объективного формирования стоимости обработки документов.

Основные критерии:

  • объем документооборота организации;
  • период выполнения работ (то есть срочность их проведения);
  • регулярное сотрудничество (скидки для постоянных клиентов).

Наши специалисты со всей внимательностью и ответственностью относятся к обработке и систематизации документов организации, грамотно и своевременно выполняют возложенные на них обязанности.

Стоимость наших услуг рассчитывается индивидуально, мы обеспечиваем объективность оценки. Стоимость зависит от количества документов, их видов и типов, задач и сроков. В большинстве случаев действительно дешевле обратиться к специалистам, тем более учитывая, что работа разовая.

Узнать цены на систематизацию документов можно, отправив заявку на сайте через специальную форму или позвонив нам. Задать все вопросы и получить консультацию можно онлайн. Работы проводятся в максимально сжатые сроки. Можете не сомневаться в компетентности наших специалистов — все они разбираются в особенностях законодательства, именно поэтому сроки выполнения работ минимальны.

Подробнее о систематизации документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
— в Москве +7 (495) 921-45-72
— в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Похожие услуги
2004-2018 АРХИВАРИУСЪ

Москва
123001, г.Москва, ул. Прянишникова, д.19 А, стр 1
тел.  8-495-921.45.72 многоканальный

Rambler's Top100

Карта сайта