Составление описи документов

Заказать

Заказать

Опись документов составляется для обеспечения учета и облегчения поиска нужной документации. Она составляется при передаче документов в сторонние организации, или подразделения, при передаче документов на государственное хранение или просто для учета документов в организации. Опись документов временного срока хранения, например первичных бухгалтерских документов, может быть составлена в свободной форме в любом формате.

Специалисты Компании Архивариус, имея огромный опыт работы с документами, помогут вам максимально быстро и качественно составить описи любого объема документов. Оказываем услуги в том числе и на территории заказчика с выездом и на своем оборудовании.

Зачем нужна услуга?

• Для учета документов и дел внутри компании
• При передаче в контролирующие органы
• При переезде
• При передаче документов на государственное хранение
• При передаче документов в другой отдел или подразделение
• При проведении процедуры банкротства или ликвидации

Как составить опись?

1. Оформление описи документов выполняйте на фирменном бланке организации (если таковой имеется). Это не является обязательным, но желательным требованием к подобным документам. В любом случае наименование организации должно быть указано.

2. Пропишите заголовок, который должен содержать информацию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись. Например, «Опись документов по личному составу», «Опись документов, имеющихся в аттестационном деле», «Опись документов по подразделениям» и т.д. Если в организации составление описей ведется регулярно, пропишите порядковый номер описи.

3.Создайте таблицу, состоящую из следующих разделов: «№ п/п», «Наименование документа», «Количество листов в документе». Заполните все перечисленные поля. При необходимости добавьте уточняющие столбцы в таблицу. Например, «Страницы с ___ по ___», «Номера страниц», «Ценность», «Примечание» и т.д.

4. Под таблицей напишите, сколько итого листов, документов или экземпляров вы включаете в опись. Пропишите цифрами и прописью: 3 (три), 25 (двадцать пять).

5. Завершите составление описи подписями руководителей организации, так или иначе ответственных за оформление данной описи (инспектор отдела кадров, заведующий производством и т.д.). Пропишите полностью наименование должности руководителя и расшифровку его фамилии, имени и отчества. Если необходимо, включите в документ Ф.И.О. и подпись лица, сдавшего и принявшего документы.

6. Укажите также дату составления документа. Она может быть расположена как в конце, так и в начале описи, как слева, так и справа документа. Печать организации на описи не ставится.

7. Опись документов составляется в двух экземплярах: один остается в организации, другой предъявляется по месту требования.