Работаем на портале поставщиков госуслуг
Переплет документов за полцены
Внимание! Акция! Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно Бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии ваших документов, а так же сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Создание «эффективного» архива

Этапы архивирования документов:

1. Обработка. На данной стадии документы сортируются, чтобы устранить черновики, лишние копии, либо документы, которые не представляют собой никакой ценности;

2. Систематизация. Архивация бухгалтерских документов предполагает расположение документации в хронологическом порядке: то есть, снизу располагаются самые поздние бумаги, в то время как сверху — наиболее ранние документы;

3. Прошивка. Отсортированные документы формируют в пачки, которые нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью организации. Перед прошивкой следует убедиться, что все скрепки, скобы степлера были удалены;

4. Составление описи. Архивирование бухгалтерских документов предполагает составление подробной описи к каждой пачке документации — речь идет о титульных листах, на которых указываются наименование организации, даты и сроки хранения документов, структурное подразделение организации, количество листов в деле, а также архивный шифр дела;

5. Составление заверительной надписи. Заверительная надпись включает в себя также число прошитых листов, кроме этого — дату, номер дела, подпись составителя. Также в заверительной записи при архивации бухгалтерских документов отражаются сведения об особенностях документации (если таковые имеются): наклеенные чертежи или изображения, конверты с вложениями, пропущенные номера и так далее. Любые изменения физического состояния дел также необходимо отражать в надписи: замена копий, повреждения, плесень, внесение новых документов и так далее;

6. Каталогизация. Заключительный этап архивирования бухгалтерских документов. На данной стадии дела помещаются архив. Для того, чтобы суметь обеспечить максимально эффективный, рациональный, быстрый поиск документации по архиву, документы должны располагаться в зависимости от своего типа. К примеру, на одном стеллаже будут храниться акты, на другом счета-фактуры и так далее.

Основные условия эффективного архива

  • Обеспечение сохранности и учёта архивного фонда,
  • Использование архивной информации,
  • Комплектование архивного фонда,
  • Создание научно-справочного аппарата (НСА),
  • Централизованный государственный учёт.

Последовательность создания архива

Создание эффективного архивапредставляет собой процесс довольно трудоемкий и длительный, необходимо соблюдать определенные этапы работы. Все зависит от того, какой тип первоисточника имеется, какие требования установлены при создании архивов. Чаще всего применяется следующий алгоритм создания электронного архива на предприятии:

  • сначала проводится экспертиза всего объема документации, который необходимо архивировать. Сюда входят оценка общего объема, определение приоритета для выбора фонда, а также технологии архивирования, согласование регламента;
  • выполнение так называемого пилотного проекта, т.е. пробного архивирования. После этого оценивается качество и результативность, при необходимости вводятся корректировки, технические поправки в процесс архивирования для оставшегося объема;
  • осуществляется сканирование бумажной части документации согласно всем установленным требованиям;
  • проводится классификация для возможности дальнейшего поиска заархивированной документации;
  • на последнем этапе наполняется система электронного архива, которая предназначена для дальнейшего хранения и применения на предприятии.
Архивные услуги
Архивация документов
Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов
Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Сканирование договоров
Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Создание электронного архива
Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов
Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов
Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов
Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.
Услуги для арбитражных управляющих
Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Наши клиенты - наше имя
Отзывы