Архивариус. Частная архивная компания.
ПЯТНИЦА | 21.07.2017
USD - | EUR -
Сканирование договоров

Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним
Архивация документов

Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов

Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Услуги для арбитражных управляющих

Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Копирование документов

Профессиональные услуги по оперативному копированию больших объемов документов.
Опись документов

Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их.
Создание электронного архива

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов

Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов

Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов

Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.
Архивирование

Архивация документов

Архивация (или архивирование) документов - процесс, который современные руководители и бухгалтеры понимают крайне неоднозначно. Сталкиваясь с проблемами, связанными с хранением, обработкой и систематизацией своих материалов, организации зачастую слабо представляют те услуги, которые они намереваются заказать. Так что же такое архивация и в каких случаях она нужна?
Начнем сначала. В связи с действующим законодательством РФ дела и документы хранятся в архиве предприятия независимо от его формы собственности. В зависимости от типа документов хранение обеспечивается в течение определенных сроков или постоянно до прекращения деятельности организации. Собственники документов «обязаны обеспечить их полную сохранность», а также «предоставлять сведения об этих документах по запросам Государственной архивной службы». Некоторые виды материалов организации подлежат последующей передаче в Архивный фонд РФ. Такими материалами являются, например, штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность, документы по личному составу, которые необходимы для составления справок социально-правового характера (стаж, пенсия, квалификация, вредность и т.д.) Руководители организаций и предприятий несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности.
Таким образом, архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, а также с обеспечением сохранности ценной информации. Однако целью архивной обработки может быть не только продолжительное хранение документации. В целом можно выделить четыре основных направления архивирования документов.
 

Организация работ
Вызовите специалиста

Успех любой деятельности зависит от целого ряда факторов, и чем сложнее процесс, тем больше тонкостей и деталей нужно учесть, чтобы добиться удовлетворительного результата. Но какой бы ни была задача, в первую очередь стоит позаботиться о хорошем старте – правильному планированию и организации работ.
Просто позвонив в нашу компанию, вы запускаете хорошо отлаженный и не раз отработанный механизм оценки поставленной задачи и проектирования будущих действий. С первых же минут общения с вами мы поможем вам оптимизировать весь комплекс услуг.
Договорившись о консультации с нашим сотрудником, вы получите исчерпывающую информацию о состоянии вашего документного фонда, способах улучшения его организации и перспективах использовании. Вызов специалиста – бесплатная услуга, так что вы сможете самостоятельно сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Доставка документов

Предоставляемые нами услуги могут проводиться в разной последовательности и осуществляются как на территории заказчика с выездом наших специалистов, так и в центре обработки документов компании АрхивариусЪ. Выбор зависит, обычно, от многих факторов. Кроме наличия рабочих мест у вас в офисе, рекомендуем обратить внимание на то, насколько обрабатываемые документы участвуют в текущих задачах организации. Если, оценив ситуацию, вы сделали выбор в пользу внеофисного варианта организации работ, то мы с удовольствием возьмем на себя все, что связано с перевозкой, погрузкой и разгрузкой ваших документов.

Этапы архивации бухгалтерской документации

1. Обработка.

2. Систематизация.

3. Прошивка.

4. Составление
описи.

5. Составление
заверительной
надписи.

6. Каталогизация.


Профессиональное архивирование бухгалтерских документов обладает важнейшими преимуществами:

  • Снижение материальных и временных издержек по документообороту бухгалтерской документации.
  • Гарантия конфиденциальности бухгалтерской информации.
  • Полный порядок в бухгалтерских документах и быстрый поиск нужного документа.
  • Надёжное хранение всей документации в специальном архиве.
  • Своевременная утилизации документов, у которых завершился срок архивного хранения.
  • Готовность организации к аудиторской или налоговой проверке.
Архивация бухгалтерской документации

Одной из наиболее часто требующихся услуг является архивная обработка бухгалтерской документации. Действительно, крупные фирмы, работающие в течение длительного периода времени, накапливают, как правило, значительные объемы первичной учетной документации. Эти документы играют важную роль в делопроизводстве компании – они часто востребованы как во внутренних рабочих процессах, так и в ходе разнообразных проверок, для формирования и предоставления отчетности и пр. Естественно, что повышенная интенсивность использования и большие объемы материалов требуют периодической обработки с целью упрощения поиска, уменьшения занимаемого пространства и фильтрации той части массива, сроки хранения которой истекли и надобность в документах миновала.
Наша компания сумеет предложить вам наиболее удобный и индивидуально-ориентированный способ организации ваших документов. В зависимости от нужд вашей организации все используемые материалы будут систематизированы, описаны и переплетены, а те, обращение к которым не носит систематического характера, выделены в отдельные фонды или, в случае необходимости и правомерности, уничтожены. Созданный нами справочный аппарат в виде описей на обработанные таким образом документы сделает поиск удобным, а профессиональное оформление переплетенных дел и эргономичное расположение на полках вашего архива обеспечит беспрепятственный доступ к ним. 

Архивирование документов постоянного срока хранения

Существует целый ряд организаций, в делопроизводстве которых откладываются документы постоянного срока хранения. Кроме документов, относящихся к материалам по личному составу компании, о которых читайте в соответствующем разделе этой страницы, есть ряд документов, в основном, государственной и муниципальной службы, срок хранения которых неограничен. Это может также относиться и к некоторым комплексам, откладывающимся в деятельности коммерческих организаций определенного рода, например пенсионные фонды и пр.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.
Наша компания имеет широкий опыт сотрудничества с государственными и муниципальными организациями, такими как районные управы г. Москвы, так что мы сможем профессионально обеспечить ваши потребности по формированию и оформлению постоянно хранящихся документов.
 

Архивация кадровых документов

Кадровая документация – особая часть делопроизводства любой коммерческой и государственной организации. Это связано с тем, что все, касающееся профессиональной деятельности личности, ее карьерных коллизий, смены организации-нанимателя и т.д., является сферой непосредственного интереса государства. Дело в том, что государство обеспечивает механизм пенсионного страхования и, следовательно, нуждается в сохранении всей документации, относящейся к трудовому стажу конкретного человека. Несомненно, именно подобная документация должна быть объектом пристального внимания руководства организации. В связи с особым статусом материалов по кадровому обеспечению существуют и специальные принципы их систематизации, оформления и хранения.
Обращаясь к нам, вы можете быть уверены, что материалы вашей организации будут обработаны профессионально, в сжатые сроки и с соблюдением всех методических рекомендаций и архивного законодательства. В случае необходимости мы обеспечим связь и деловое общение с архивным учреждением, к которому «прикреплена» ваша компания, и выполним все требуемые процедуры по передаче документов.
 

Архивная обработка документов в процессе ликвидации организации

Ликвидация организации - это комплексный процесс, в ходе которого руководству предстоит отчитаться сразу в ряде инстанций. Среди них и архивная служба. Теоретически задача несложная. Необходимо упорядочить документы по личному составу организации за весь период ее деятельности (приказы, трудовые договоры, штатные расписания, лицевые счета, личные карточки и личные дела сотрудников и т.д.) и в установленном порядке передать их в то архивное учреждение, которое будет хранить документы вашей компании. В зависимости от отраслевой принадлежности, территориального расположения и оборота материалы ликвидируемой организации могут поступать в разные архивы (федеральные, муниципальные, ведомственные).
Однако практически дело обстоит не так просто. Архивный фонд любой компании явление в значительной степени уникальное. Несмотря на то, что в нашей стране принят к использованию ряд типовых документных форм, делопроизводственный процесс и устоявшиеся принципы хранения документов внутри предприятия индивидуальны. Более того, всегда существует известная разница между делопроизводственным и архивным подходами к формированию документных комплексов. Добавим к этому, что зачастую конкретные детали оформления дел, описей и сопроводительных документов (предисловия, исторические справки и пр.) варьируются, что, безусловно, осложняет процесс сдачи документов на хранение.
Компания «АрхивариусЪ» возьмет на себя работу со всеми этапами подготовки ваших документов для сдачи в архив в случае ликвидации. Не только технические, но и организационные вопросы мы решим для Вас при минимуме вашего участия.
 

2004-2016 АРХИВАРИУСЪ

Rambler's Top100

Карта сайта