Основным документом, на основании которого проводится утилизация, выступает Акт о выделении к уничтожению, согласованный в установленном порядке. Составление и заверение данного документа является логическим завершением проводимой экспертизы ценности документов. Применение списанных документов в хозяйственных целях запрещено. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. После того, как уничтожение документов произведено, в Акте делается соответствующая запись. К Акту подшивается специальная квитанция, свидетельствующая о сдаче документов на утилизацию. По желанию клиента уничтожение архивных и бухгалтерских документов, может быть проведено в присутствии представителя компании с составлением акта о физической утилизации документов .
 

Одним из самых важных этапов по утилизации документации, безусловно, выступает экспертиза ценности документов. Основополагающим на данном этапе является нормативный акт «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Для документов большинства предприятий, включенных в состав Архивного фонда РФ, сроки временного хранения которых не истекли, определено их хранение в учреждении. Кроме того, некоторые документы, входящие в Перечень, такие как – договора, соглашения, лицевые счета работников и т.д., помимо срока хранения могут быть помечены аббревиатурой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия). Данная пометка сообщает, что «часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации».
Мы имеем внушительный опыт по организации и проведению экспертизы ценности документов, а также налаженное взаимодействие с архивными учреждениями федерального уровня и субъектов РФ, что позволяет нам проводить экспертизу ценности документов, списание документов, их уничтожение, используя самые последние практические решения и методические рекомендации. Кроме того, специалисты нашей компании отличаются высокой квалификацией и соответствующими знаниями в области составления необходимой документации.

Утилизация документов традиционно является одним из самых сложных вопросов. Неграмотно проведенное уничтожение документов зачастую приносит с собой нежелательные последствия как для самой организации, так и для архивного фонда государства. Обязанность хранения первичной документации в нашей стране регламентирована на законодательном уровне. Это относится как к частным, так и федеральным предприятиям. Сегодня вопросы хранения и уничтожения документов регламентируют несколько нормативных актов. Назовем 2 основных из общего количества, которые могут выступать руководством к грамотному управлению документооборотом для подавляющего большинства компаний РФ. Это законы, действующие на федеральном уровне: «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ.
Однако если производить непосредственное уничтожение бухгалтерских документов, мы столкнемся с некоторыми трудностями, решение которых не всегда может быть найдено в перечисленных законодательных актах. В настоящее время оборот документов является настолько разнообразным, что знания соответствующих законов для проведения компетентной экспертизы ценности документов явно недостаточно.
Секрет в данном случае заключается в том, что если планируется использование данных документов в качестве основных для проведения работ по отбору и уничтожению бухгалтерских документов, то на законодательном уровне рекомендуется еще один дополнительный документ, который называется «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В него включены статьи, рассказывающие о различных видах и типах документации, им регулируются правила уничтожения документов, а также сроки хранения. При использовании данного «Перечня» поле деятельности законодательства становится более широким, поскольку, как говорится в статье 5 Закона № 125-ФЗ, к архивным относятся все документы вне зависимости от типа носителя. Другими словами, рассматриваемые в данной статье предписания о порядке утилизации документов и их хранения относятся не только к «бумажным» документам, но и к тем, которые размещаются на электронных носителях.
И даже это еще не все. Кроме указанного выше «Перечня» есть ряд схожих документов, которые регламентируют порядки хранения и утилизации документов, характерные для отдельных отраслей промышленности, сельского хозяйства и т.д. Известны даже случаи, когда крупная компания, производящая специфические документы (которых не было в «Перечне»), составляла собственный перечень документов.