Какие документы имеет смысл сканировать? Естественно, что вряд ли вам понадобиться сканирование всего документооборота вашей организации. Однако в зависимости от направления деятельности, особенностей структуры компании, принятых внутренних правил работы с документами необходимость цифрового копирования может коснуться самого широко спектра материалов. Обычно нам заказывают копии часто используемых финансовых документов (счета-фактуры, накладные), документов, касающихся юридической организации производственного процесса (договоры, соглашения, контракты), нередки случаи оцифровки ряда типовых бухгалтерских материалов.

Первым этапом деятельности является подготовка документов к сканированию, которая, в свою очередь, состоит из двух обособленных блоков: техническая подготовка и систематизация комплекса материалов. Первая задача касается всего, что связано с физической подготовкой документов: разброшюровка, изъятие скрепок, скоб и тому подобными процедурами. Систематизация предполагает работу с содержанием документов. Здесь уже проводятся действия по отбору документов для сканирования, их внутренняя регламентация по определенным признакам, которые напрямую связаны с тем результатом, который вы желаете получить в итоге. Основой принципа может стать хронология документов, их вид, структурное подразделение, в котором они были созданы, порядковые номера и т.д.

Второй этап является основным с точки зрения технической реализации проекта. Здесь ваши документы переводятся в цифровой вид. В зависимости от различных параметров (формат документов, их содержание, качество бумаги и пр.) это может быть поточное или планшетное сканирование (сканирование документов со стекла). Простой пример необходимости подобного разделения: нотариально заверенные сшитые документы, которые невозможно пропустить через устройство автоматической подачи бумаги.

Следующим этапом работ является верификация полученных изображений. Несмотря на то, что наши специалисты осуществляют 100% визуальный контроль качества каждого сканированного изображения, в ряде случаев может понадобиться дополнительная обработка изображений. Это случается при необходимости реставрации информации цифровой копии при неудовлетворительном качестве оригинала текста, блеклости документа, дефектах цветности и т.д. К этому же типу действий относится распознавание текста документа для дальнейшей работы с ним.

Дальнейшая деятельность по обработке отсканированных документов ведется в том случае, если вам необходима ее дополнительная систематизация. Наша компания предлагает вам полный спектр услуг в этом направлении. В зависимости от специфики Вашего документооборота, количества пользователей системы, условий хранения и доступа к информации мы готовы предложить вам решения любого уровня сложности (от создания электронной описи на базе электронных таблиц MS Excel до масштабного электронного архива с поддержкой многопользовательского режима и сложного контекстного поиска по массиву оцифрованных документов). Преимуществом нашего подхода является то, что мы не навязываем вам свои программные продукты для реализации проекта, а предлагаем известную гибкость решений. Учитывая ваши конкретные условия и особенности, мы подбираем и реализуем такую систему, которая будет эффективно решать Ваши задачи.

Несмотря на кажущуюся простоту, создание цифровых копий документов – это комплексный и технически сложный процесс, который зависит от типа документного комплекса вашей организации, его характерных особенностей. Цели и задачи, которые ставит перед собой ваша организация, лягут в основу принципов отбора документов для оцифровки. Это может быть создание рабочего фонда документов для их интенсивного использования, фонда хранения, создание поисковой системы или создание полнофункционального электронного архива.
Создание электронного архива – это работа, которая включает индивидуальный подход к документальным материалам заказчика, постановку задачи, выбор средств для ее реализации и определенную последовательность специальных процедур. Работы ведутся в несколько этапов: некоторые из них обязательны применительно к любым целям оцифровки, другие же опциональны и используются лишь при ограниченном круге задач.

При сканировании документов важно правильно выбрать технические параметры для того, чтобы получить наиболее качественный результат. Руководствуясь рекомендациями Национального архива США, наша компания при сканировании документов использует разрешение 300 dpi (точек на дюйм). Такое разрешение позволяет получить копию высокого качества, при последующей печати которой будет полностью сохранена вся информация подлинника. В отдельных случаях при сканировании документов сложной структуры и для их последующего распознавания оправдано сканирование с более высоким разрешением.

Для получения копий, полностью сохраняющих информацию, качество и внешние особенности подлинника в международной практике обычно применяется формат tif (англ. Tagged Image File Format) — формат хранения растровых графических изображений). Документы, сохраненные в файлах такого формата, используют как для постоянного обращения, так и для долговременного архивного хранения. Однако у них есть один недостаток – они довольно объемны и при оцифровке больших массивов требуют значительного пространства на хранящим их носителе. По этой же причине такие файлы не очень удобны при передаче данных с использованием сетей.
Если вы предполагаете постоянное обращение к цифровым копиям, включающее многопользовательский режим, частую пересылку и печать документов, то возможно для вашей организации предпочтительнее хранить массив в файлах формата pdf (англ. Portable Document Format — переносимый формат документов). Особой популярностью сегодня пользуются так называемые двухслойные документы pdf, в которых на одной странице находятся одновременно и отсканированный вариант страницы, и распознанный, что позволяет даже использовать контекстный поиск по отсканированным изображениям. Зачастую наши клиенты предпочитают иметь свои документы в обоих вариантах. Tif – для хранения документов и печати тех из них, что требуют высокого качества копии; и pdf – для интенсивного офисного использования.