Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!

Новые сроки хранения документов

Категория документации компании	Вид документов	Срок хранения
Бухгалтерский учет	Первичная бухгалтерская документация кассовые документы; накладные и акты выполненных работ; платежные поручения, счета; авансовые отчеты; квитанции; акты о списании имущества, ТМЦ.	Не менее 5 лет
	Регистры бухгалтерского учета: журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга.	Не менее 5 лет
	Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения.	Не менее 5 лет.
	Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
	Месячная отчетность	1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
	Квартальная отчетность	5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
	Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
	Аудиторские заключения	Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет	Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае	Не менее 5 лет
	Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам	Не менее 6 лет
	Счета-фактуры	5 лет
	Журнал учета счетов-фактур	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
	Книги покупок и книги продаж	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
	Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды	Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов	Не менее 6 лет
	Расчет по форме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
	Квитанция о приеме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Налоговый учет	Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
	Созданные до 2003 года	75 лет
	Созданные после 2003 года	50 лет
	Коллективный договор организации	Не менее 10 лет
	Штатное расписание	Постоянно
	График отпусков	Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
	Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: 8 495 532-07-32
в Краснодаре: 8 918 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.