Архивация медицинских документов

8 495 532-07-32

info@archivarius.ru

Заказать звонок

8 495 532-07-32

г. Москва, Пн — Пт 9:00 — 18:00

Главная

Услуги

Архивация медицинских документов

Профессиональная архивная обработка документов в медицине — для клиник, больниц, поликлиник, лабораторий и других медицинских организаций. Упорядочим архив, обеспечим соблюдение сроков хранения и защиту персональных данных, подготовим документы к проверкам и хранению.

Выезд специалиста и оценка состояния архива — бесплатно.

Почему медицинским организациям нужна профессиональная архивация

Архивация документов в медицинской организации имеет свою специфику, и ошибки здесь стоят дорого:

Большие объёмы. Медицинские карты, истории болезни и сопутствующая документация накапливаются непрерывно и быстро заполняют площади.

Врачебная тайна и персональные данные. Документы содержат сведения, охраняемые законом, — их обработка и хранение требуют особого режима конфиденциальности.

Строгие сроки хранения. Сроки хранения медицинских документов регламентированы и для многих видов исчисляются десятилетиями. Хранить лишнее — дорого, уничтожить раньше срока — нарушение.

Проверки. Росздравнадзор, прокуратура, страховые и судебные запросы требуют быстро находить и предоставлять документы в порядке.

Профессиональная архивная обработка снимает эти риски и освобождает сотрудников от непрофильной «бумажной» работы.

Какие документы мы обрабатываем

медицинские карты амбулаторных и стационарных пациентов, истории болезни;

журналы учёта, операционные и процедурные журналы;

согласия на обработку персональных данных и информированные согласия;

лицензионную и разрешительную документацию;

кадровые документы и документы по личному составу;

бухгалтерскую и управленческую документацию медицинской организации.

Что входит в архивную обработку

Создаём в вашей медицинской организации «эффективный» архив — упорядоченный, учтённый и соответствующий требованиям:

Шаг 1

Экспертиза ценности документов

Определяем сроки хранения, выделяем документы с истёкшим сроком, копии и черновики.

Шаг 2

Систематизация и формирование дел

По годам, видам и группам.

Шаг 3

Переплёт и описи

Подготовка дел, составление описей, нанесение штрих-кодов.

Шаг 4

Номенклатура дел

Разработка и внедрение для дальнейшего удобного учёта.

Шаг 5

Уничтожение документов с истёкшим сроком

С составлением акта.

Шаг 6

Подготовка к передаче на хранение

Внутреннее или внеофисное хранение.

Соблюдение законодательства и конфиденциальность

Работаем строго в правовом поле: Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле», требования к охране врачебной тайны и защите персональных данных (152-ФЗ). Гарантируем конфиденциальность на всех этапах, фиксируем работы актами и описями, привлекаем штатных архивистов с профильным образованием.

Этапы работы

Этап 1

Бесплатный аудит

Специалист выезжает, оценивает объём и состояние архива, выявляет потребности — бесплатно.

Этап 2

Экспертиза ценности

Определяем, что хранить и что уничтожить, составляем акт.

Этап 3

Архивная обработка

Систематизация, переплёт, описи, номенклатура, штрих-коды.

Этап 4

Хранение

Организуем хранение или передачу документов с истёкшим сроком на уничтожение.

Стоимость

Итоговая стоимость рассчитывается после бесплатного аудита и зависит от объёма и состояния документов. Выезд специалиста и оценка — бесплатно; для больших объёмов действуют специальные условия.

Вопросы и ответы

Как обеспечивается конфиденциальность медицинских данных?

Работы выполняют штатные специалисты с соблюдением режима врачебной тайны и требований к защите персональных данных. Доступ третьих лиц к документам исключён, результаты фиксируются актами.

Можно ли уничтожить медицинские документы с истёкшим сроком?

Да, но только после экспертизы ценности и с составлением акта об уничтожении. Сроки хранения по каждому виду документов мы определяем на этапе экспертизы.