Хранение бухгалтерских документов с выездом архивиста в офис
Услуга хранения бухгалтерских документов позволяет организациям обеспечить безопасное и законное хранение первичных учетных документов, кассовых документов, налоговой отчетности и финансовых архивов. Мы предоставляем услуги архивного хранения бухгалтерских документов с выездом архивиста в офис и соблюдением всех требований законодательства РФ.
Освободите офис от тонн первичной документации, счетов-фактур и налоговых деклараций. Мы приедем к вам в офис, проведем полную систематизацию, составим описи и организуем профессиональное хранение бухгалтерских документов в организации с соблюдением всех требований ФНС и законодательства об архивном деле.
Результат после работы с нами:
- Сокращение занимаемой под архив площади до 20%
- Выявление до 23% документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению
- Сокращение общего объема документов на 9% после систематизации
- Полная готовность к налоговым и аудиторским проверкам
Когда необходимо профессиональное хранение бухгалтерских документов
Услуга актуальна, если:
- в компании накопился большой объем бухгалтерской документации — первички, кассы, отчетности
- требуется строгое соблюдение сроков хранения (от 5 лет и более)
- нет места для организации собственного архива в офисе
- вы хотите минимизировать риски штрафов при налоговых проверках
- организация проходит ликвидацию, реорганизацию или аудит
- сотрудники тратят часы на поиск нужных документов вместо работы
Мы помогаем упорядочить бухгалтерский архив, исключить юридические риски и вернуть контроль над документами.
Кому подходит услуга архивного хранения бухгалтерских документов
01
Крупные предприятия
с большим объемом первичной документации и налоговых регистров
02
Средний бизнес
который хочет оптимизировать затраты на хранение и освободить офисные площади
03
Компании на ликвидации
которым необходимо корректно передать документы на хранение или в госархив
04
Организации, готовящиеся к проверкам
чтобы быстро предоставить любые документы по запросу
05
Любой бизнес
который ценит порядок в документах и хочет снизить юридические риски
Какие бухгалтерские документы принимаем на архивное хранение
Мы специализируемся исключительно на бухгалтерской документации. Это позволяет нам гарантировать соблюдение отраслевых стандартов и требований контролирующих органов.
Принимаем на хранение:
✓ первичные учетные документы — акты, накладные, счета-фактуры, требования-накладные
✓ кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО), кассовые книги, авансовые отчеты
✓ налоговые документы — декларации, расчеты, уведомления, налоговые регистры
✓ бухгалтерскую отчетность — годовую и квартальную
✓ финансовые документы в рамках бухгалтерского учета — договоры займа, инвестиционные соглашения, документы по учету основных средств
✓ бухгалтерские регистры — оборотно-сальдовые ведомости, главные книги, журналы-ордера
📌 Важно: хранение кадровых документов (личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу) осуществляется в рамках отдельной услуги. Это необходимо для соблюдения 50-75-летнего срока хранения и требований к документам по личному составу.
→ Перейти к услуге «Хранение кадровых документов»
Что входит в услугу хранения бухгалтерских документов
Мы работаем по принципу «под ключ» — от систематизации до уничтожения или передачи в госархив. Большинство этапов выполняем с выездом в офис клиента.
Как организовано хранение бухгалтерских документов
1. Подготовка документов
выезд архивиста в офис
сортировка и систематизация
составление описей
проверка сроков хранения (экспертиза ценности)
сортировка и систематизация
составление описей
проверка сроков хранения (экспертиза ценности)
2. Архивная обработка
составление внутренних описей
маркировка и нумерация
упаковка в архивные короба (бескислотный картон)
маркировка и нумерация
упаковка в архивные короба (бескислотный картон)
3. Передача на хранение
размещение в специализированном архиве
регистрация в учетной системе
присвоение уникального штрих-кода для быстрого поиска
регистрация в учетной системе
присвоение уникального штрих-кода для быстрого поиска
4. Сопровождение архива
оперативный поиск и выдача документов по запросу
подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
контроль сроков хранения с уведомлением клиента
подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
контроль сроков хранения с уведомлением клиента
Преимущества архивного хранения бухгалтерских документов в «Архивариус»
Выезд архивиста
Все основные работы проводим в вашем офисе. Изучаем специфику бизнеса, не отвлекаем сотрудников, экономим ваше время.
Юридическая гарантия
Полное соответствие требованиям ФНС и законодательству об архивном деле. Правильное оформление для прохождения проверок и передачи в госархив.
Прозрачная оплата
Оплата по факту выполненных работ с возможностью отсрочки. Никаких авансов и скрытых платежей.
Экономия площади
Освобождаем до 20% офисного пространства, занятого архивами. Сотрудники получают рабочие метры, а не стеллажи с бумагами.
Комплексный подход
Одно окно для всех задач с документами: от систематизации и хранения до сканирования, уничтожения и передачи в госархив.
Опыт с 2004 года
Более 20 лет на рынке архивных услуг. Глубокое понимание российского документооборота и специфики бухгалтерского учета.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Срок хранения зависит от типа документа. Мы контролируем эти сроки и уведомляем клиента о необходимости дальнейших действий: продления хранения или уничтожения.
Тип документов
Срок хранения
Основание
Первичные учетные документы, счета-фактуры
5 лет (после окончания налогового периода)
ст. 23 НК РФ, ст. 29 402-ФЗ
Налоговые декларации, расчеты
5 лет (4 года по НК РФ)
ст. 23 НК РФ
Кассовые документы (ПКО, РКО, кассовые книги)
5 лет
Приказ Росархива №236, п. 4.1
Бухгалтерская отчетность (годовая)
Постоянно (до ликвидации или передачи в госархив)
ст. 29 402-ФЗ, Приказ Росархива №236, ст. 326
Бухгалтерская отчетность (квартальная)
5 лет
Приказ Росархива №236, ст. 326
Документы по учету основных средств (амортизация)
В течение всего срока полезного использования + 5 лет
ст. 23 НК РФ
Документы, подтверждающие убытки
В течение всего срока, влияющего на налогообложение
ст. 23 НК РФ
Документы по личному составу (кадры)
75 лет
→ отдельная услуга
Ответственность за нарушение правил хранения бухгалтерских документов
Отсутствие или утрата бухгалтерских документов влечет административную и налоговую ответственность:
Нарушение
Штраф
Основание
Отсутствие документов за один налоговый период
10 000 руб.
ст. 120 НК РФ
Отсутствие документов за несколько налоговых периодов
30 000 руб.
ст. 120 НК РФ
Занижение налоговой базы из-за отсутствия документов
20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
ст. 120 НК РФ
Грубое нарушение правил учета (должностные лица)
от 5 000 до 10 000 руб.
ст. 15.11 КоАП РФ
Профессиональное хранение бухгалтерских документов в организации позволяет полностью исключить эти риски.
Стоимость хранения бухгалтерских документов
Стоимость формируется индивидуально и зависит от:
|
|
объема документов (количество коробов, погонных метров) |
|
|
срока хранения (краткосрочное / долгосрочное) |
|
|
необходимости предварительной обработки (систематизация, описание, экспертиза ценности) |
|
|
условий доступа к архиву (частота запросов, выдача документов) |
Заказать хранение бухгалтерских документов
Оставьте заявку, и мы:
оценим объем документов
предложим оптимальную схему хранения
организуем выезд архивиста в ваш офис
обеспечим безопасное и юридически корректное хранение
Вопросы и ответы
Как осуществляется хранение бухгалтерских документов в организации?
Мы организуем полный цикл: выезжаем в офис, проводим систематизацию, составляем описи, упаковываем документы в архивные короба и размещаем в специализированном хранилище. Все этапы выполняются с соблюдением требований ФНС и законодательства об архивном деле. Доступ к документам возможен в любое время по запросу.
Нужно ли мне самостоятельно готовить документы перед передачей на хранение?
Нет. Наши архивисты выезжают в ваш офис и выполняют весь комплекс работ — от сортировки до упаковки. Вам не нужно тратить время сотрудников на подготовку.
Как быстро я могу получить документ из архива по запросу?
В течение 24 часов с момента запроса. Срочная выдача возможна в день обращения по предварительному согласованию.
Что происходит с документами после окончания срока хранения?
Мы уведомляем клиента за 30 дней. Вы можете принять решение: продлить хранение, передать документы в государственный архив (если они имеют историческую ценность) или уничтожить. Уничтожение проводится с составлением акта.
Можете ли вы принять документы, если моя компания находится в другом городе?
Да. Мы работаем по всей России. Возможен как выезд архивиста в ваш регион, так и прием документов централизованной отправкой.
Какая ответственность за сохранность документов?
Мы несем полную материальную ответственность в рамках договора. Хранение осуществляется в специализированных архивах с контролируемым климатом, системой пожарной безопасности и ограниченным доступом.
Нужно ли продлевать срок хранения, если документы используются в суде или налоговой проверке?
Да. Если документы участвуют в судебном разбирательстве, налоговой проверке или используются для переноса убытков на будущие периоды, срок хранения обязательно продлевается до завершения этих процедур. Мы контролируем эти ситуации и своевременно уведомляем клиента.
Архивные услуги
Наши клиенты — наше имя
Отзывы
