Внеофисное (депозитарное) хранение документов и архивов
Переведём офисный архив в управляемый сервис хранения: учёт, описи, штрихкоды, электронный архив, регламент доступа и выдачи. По запросу доставим оригиналы в офис, сканы отправим по email. Работаем по договору ответственного (депозитарного) хранения — фиксируем состав архива и ответственность.
Ключевые преимущества:
- Юридически закреплено: договор хранения, акты приёма‑передачи, опись архива, конфиденциальность
- Контроль доступа: охрана 24/7, видеонаблюдение, ограниченный доступ, личный кабинет
- Быстрый поиск: описи и штрихкоды → выдача по заявке, без ручного перебора
- Доставка оригиналов по заявке / сканирование и отправка на email или в личный кабинет
Внеофисное хранение архива: что вы выигрываете
В офисном архиве вы платите дважды: за площадь и за время сотрудников. Депозитарное хранение документов переводит архив в управляемый процесс: учёт, описи, маркировка и выдача по регламенту — быстро, прозрачно и безопасно.
— площадь
Освобождаете офис
Архив хранится вне офиса — вы сокращаете занимаемую площадь и издержки на хранение.
— хаос
Порядок вместо «разрозненных коробов»
Описи, маркировка и структура хранения. Быстрый поиск без участия вашего персонала.
— риски
Снижаете риски и ответственность
Контроль доступа, обезличенные короба, фиксируем выдачу/возврат. Быстрый ответ на внешние запросы. Отсутствие штрафов
+ скорость
Получаете документы быстро
Гарантии, ответственность и контроль доступа (B2B)
Для бухгалтерии, юристов и службы безопасности важна подтверждаемость: что хранится, кто имеет доступ и как выдаются документы. Мы фиксируем состав архива и регламентируем операции — прозрачно и управляемо.
-
Документальная фиксацияДоговор хранения, акты приема‑передачи, опись архива. штрихкоды. обезличенные короба
-
Контроль доступаПравила: кто имеет право запрашивать документы, как подтверждается запрос.
-
Учет операцийФиксация выдачи/возврата (журнал/учетная система).
-
БезопасностьОхрана, видеонаблюдение, контроль доступа в хранилище.
-
ОтветственностьСтрахование ответственности.
Как обеспечиваем быстрый доступ к документам
Депозитарное архивное хранение — это управление архивом. Мы регистрируем документы в системе учета, маркируем и выдаём по регламенту, чтобы вы получали нужное без задержек.
01
Учет и описи
Архив описан и привязан к коробам/делам — запросы выполняются быстро.
02
Маркировка и штрихкоды
Быстрый поиск короба/папки в большом хранилище, минимум ручной работы.
03
Поиск по заявке
Оригинал с доставкой/ скан на email/личный кабинет — формат и сроки фиксируются в регламенте обслуживания.
Какие документы принимаем на депозитарное хранение
Принимаем архивы организаций: бухгалтерия, кадры, договоры, юридические материалы, управленческие документы. Если архив не структурирован — сделаем «под ключ»: систематизация, упаковка, описи, маркировка и постановка на учёт.
Принимаем
✓ Бухгалтерские документы первичка, касса, налоговые
✓ Кадровые документы личные дела, приказы, личный состав
✓ Договоры и переписка контракты, приложения, акты
✓ Юридические материалы судебные и претензионные
✓ Персональные данные по регламенту доступа
Опции «под ключ»
|
Упаковка
|
Систематизация
|
|
Описи
|
Маркировка
|
|
Постановка на учет
|
Обслуживание запросов
|
По согласованию — экспертиза ценности и уничтожение документов по истечении сроков хранения с оформлением актов.
Как передать архив на внеофисное хранение — 6 шагов
Организуем передачу так, чтобы не отвлекать вашу команду. Описываем, систематизируем и упаковываем документы.
Договор депозитарного (ответственного) хранения документов — что фиксируем
Вы покупаете сервис, а не «место». В договоре закрепляем состав архива, порядок учёта, доступ, выдачу и ответственность — это снижает риски, помогает при проверках и делает архив контролируемым активом.
Состав архива
Короба/дела/документы описи и порядок обновления.
Ответственность и сроки
Сроки хранения и ответственность сторон — закрепляем в договоре.
Выдача и формат
Кто запрашивает, как подтверждается, оригинал/скан и порядок возврата.
Стоимость депозитарного хранения документов
Цена зависит от объёма архива, сроков хранения, необходимости описи/систематизации и частоты выдачи. Мы делаем расчёт под ваш регламент обслуживания — без переплаты за лишние опции.
сколько коробов/папок/документов
нужна ли опись, систематизация и упаковка
как часто запрашиваются оригиналы/сканы
✧
Оставьте контакты — подготовим расчёт и коммерческое предложение под ваш архив
Вопросы и ответы
Что такое внеофисное депозитарное хранение документов?
Это ответственное хранение по договору: учёт, описи, маркировка (штрихкоды), контроль доступа и выдача по заявке. Архив становится управляемым, а доступ — быстрым и подтверждаемым.
Кому подходит внеофисное хранение архива?
Компаниям с большим объёмом документов, дефицитом офисного места, регулярными запросами оригиналов/копий, а также при переезде, проверках, реорганизации или ликвидации.
Чем депозитарное хранение отличается от депозитария ценных бумаг?
Депозитарий ценных бумаг — финансовая услуга. Мы храним документы и архивы организаций и обеспечиваем сохранность, учёт и выдачу по регламенту.
Как получить документ из архива?
По заявке: оригинал доставим в офис или подготовим к выдаче, скан отправим по email. Сроки и формат фиксируются в регламенте обслуживания (SLA).
Можно ли хранить документы с персональными данными?
Да. Доступ получают только уполномоченные лица, операции выдачи/возврата фиксируются. Регламент доступа закрепляем документально.
Архивные услуги
Наши клиенты — наше имя
Отзывы
