Хранение кадровых документов с выездом архивиста в офис
Хранение кадровых документов — это не просто размещение личных дел и приказов в архиве, а строго регламентированный процесс с учетом требований трудового законодательства, персональных данных (152-ФЗ) и архивного дела. Услуга архива кадровых документов позволяет организациям обеспечить законное хранение личных дел сотрудников, трудовых договоров, приказов по личному составу и других документов по личному составу с соблюдением 50-75-летнего срока хранения.
Мы приедем к вам в офис, проведем полную систематизацию кадрового архива, составим описи дел по личному составу (форма 1, 2, 3) и организуем профессиональное хранение с гарантией юридической корректности и полной сохранности. Особое внимание уделяем сдаче кадровых документов в архив при ликвидации организации — это обязательное требование законодательства (ст. 23 125-ФЗ).
Результат после работы с нами:
- Сокращение занимаемой под архив площади до 20%
- Выявление до 23% документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению
- Сокращение общего объема документов на 9% после систематизации
- Полная готовность к проверкам ГИТ, ПФР и передаче в госархив
Почему кадровые документы нельзя хранить без профессионального архива
Ошибки в хранении кадровых документов могут привести к серьезным последствиям:
— данные
Утечка персональных данных
штрафы по 152-ФЗ до 100 000 руб.
— ликвидация
Неправильное оформление личных дел
государственный архив может отказать в приеме документов при ликвидации
— проверки
Утрата документов по личному составу
проблемы при проверках ГИТ и ПФР, невозможность подтвердить стаж сотрудников
— поиск
Отсутствие описей дел
невозможность быстро найти нужное личное дело или приказ
+ решение
Мы берем на себя все риски
Вы получаете юридически корректный кадровый архив с описями, готовый к любым проверкам и передаче в госархив.
Когда необходимо профессиональное хранение кадровых документов
Услуга актуальна, если:
- в компании накопился большой объем личных дел, трудовых договоров и приказов по личному составу
- требуется строгое соблюдение 75-летнего срока хранения
- нет места для организации собственного кадрового архива в офисе
- вы хотите минимизировать риски штрафов за нарушение 152-ФЗ (персональные данные)
- организация проходит ликвидацию — необходимо обеспечить сдачу документов в архив
- сотрудники кадровой службы тратят часы на поиск нужных документов вместо работы
Мы помогаем упорядочить кадровый архив, исключить юридические риски и вернуть контроль над документами.
Кому подходит услуга архивного хранения кадровых документов
01
Крупные предприятия
с большим объемом личных дел сотрудников и кадровых приказов
02
Средний бизнес
который хочет оптимизировать затраты на хранение и освободить офисные площади
03
Компании на ликвидации
которым необходимо корректно передать документы по личному составу в госархив (обязанность по ст. 23 125-ФЗ)
04
Организации, готовящиеся к проверкам (ГИТ, ПФР)
чтобы быстро предоставить любые кадровые документы по запросу
05
Любой бизнес
который ценит порядок в кадровом делопроизводстве и хочет снизить юридические риски
Какие кадровые документы принимаем на архивное хранение
Мы специализируемся на хранении кадровой документации. Это позволяет нам гарантировать соблюдение требований трудового законодательства, 152-ФЗ (персональные данные) и архивного дела.
Принимаем на хранение:
✓ Личные дела сотрудников — личные карточки (форма Т-2), личные дела руководителей и специалистов, анкеты, автобиографии
✓ Трудовые договоры — трудовые договоры, дополнительные соглашения, гражданско-правовые договоры
✓ Приказы по личному составу — приказы о приеме, увольнении, переводе, отпусках, командировках, поощрениях, взысканиях
✓ Кадровые документы общего делопроизводства — штатные расписания, правила внутреннего трудового распорядка, графики отпусков, табели учета рабочего времени
✓ Документы по охране труда — журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда (СОУТ), акты несчастных случаев
✓ Исполнительные документы — исполнительные листы, алиментные обязательства, уведомления приставов
📌 Важно: хранение бухгалтерских документов (первичка, касса, налоги) осуществляется в рамках отдельной услуги. Это позволяет не смешивать типы хранения и соблюдать разные сроки (5 лет для бухгалтерии, 75 лет для кадров).
→ Перейти к услуге «Хранение бухгалтерских документов»
Что входит в услугу хранения кадровых документов
Мы работаем по принципу «под ключ» — от систематизации до уничтожения или передачи в госархив. Большинство этапов выполняем с выездом в офис клиента.
Как организовано хранение кадровых документов
1. Подготовка документов
выезд архивиста в офис
сортировка и систематизация документов по личному составу
формирование дел
проверка сроков хранения (экспертиза ценности)
сортировка и систематизация документов по личному составу
формирование дел
проверка сроков хранения (экспертиза ценности)
2. Архивная обработка
составление описей дел по личному составу (форма 1, 2, 3)
маркировка и нумерация
упаковка в архивные короба (бескислотный картон)
маркировка и нумерация
упаковка в архивные короба (бескислотный картон)
3. Передача на хранение
размещение в специализированном архиве
регистрация в учетной системе
присвоение уникального кода для быстрого поиска
регистрация в учетной системе
присвоение уникального кода для быстрого поиска
4. Сопровождение архива
оперативный поиск и выдача документов по запросу
подготовка к проверкам ГИТ, ПФР
контроль сроков хранения с уведомлением клиента
при ликвидации — организация сдачи кадровых документов в государственный архив
подготовка к проверкам ГИТ, ПФР
контроль сроков хранения с уведомлением клиента
при ликвидации — организация сдачи кадровых документов в государственный архив
Преимущества архивного хранения кадровых документов в «Архивариус»
Выезд архивиста
Все основные работы проводим в вашем офисе. Изучаем специфику бизнеса, не отвлекаем сотрудников, экономим ваше время.
Юридическая гарантия
Полное соответствие требованиям трудового законодательства, 152-ФЗ (персональные данные) и архивного дела. Правильное оформление для прохождения проверок и передачи в госархив.
Прозрачная оплата
Оплата по факту выполненных работ с возможностью отсрочки. Никаких авансов и скрытых платежей.
Экономия площади
Освобождаем до 20% офисного пространства, занятого кадровыми архивами. Сотрудники получают рабочие метры, а не стеллажи с бумагами.
Комплексный подход
Одно окно для всех задач с кадровыми документами: от систематизации и хранения до сканирования, уничтожения и сдачи в госархив.
Опыт с 2004 года
Более 20 лет на рынке архивных услуг. Глубокое понимание кадрового делопроизводства и специфики документов по личному составу.
Работа по всей России
Единые стандарты качества для клиентов в любом регионе.
Сроки хранения кадровых документов
Срок хранения зависит от типа документа. Это один из самых сложных аспектов кадрового архива: сроки варьируются от 5 до 75 лет, а также есть документы постоянного хранения. Мы контролируем эти сроки и уведомляем клиента о необходимости дальнейших действий: продления хранения или уничтожения.
Тип документов
Срок хранения
Основание
Личные дела сотрудников (руководители, специалисты)
50/75 лет
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Трудовые договоры
50/75 лет (после увольнения)
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе)
50/75 лет
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Личные карточки (форма Т-2)
50/75 лет
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Кадровые документы общего характера (штатные расписания, правила внутреннего трудового распорядка)
Постоянно
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Табели учета рабочего времени
5 лет (при тяжелых условиях — 50/75 лет)
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Приказы по личному составу (отпусках, командировках)
5 лет
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Документы по охране труда (журналы инструктажей, СОУТ)
5 лет (при тяжелых условиях — 50/75 лет)
Приказ Росархива №236, п. 8.1
Исполнительные документы (алименты, листы)
5 лет после исполнения
Приказ Росархива №236, п. 8.1
📌 Важно: сроки хранения отсчитываются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Для личных дел и трудовых договоров — с года увольнения сотрудника.
📌 Обязанность передачи в госархив: при ликвидации организации документы по личному составу (75 лет) подлежат обязательной передаче в государственный архив (ст. 23 Федерального закона №125-ФЗ). Мы сопровождаем этот процесс полностью: от составления описей до физической передачи.
Ответственность за нарушение правил хранения кадровых документов
Нарушение правил хранения, особенно личных дел сотрудников и других документов, содержащих персональные данные, влечет серьезные штрафы:
Нарушение
Штраф
Основание
Обработка персональных данных без согласия
до 100 000 руб.
ст. 13.11 КоАП РФ
Необеспечение сохранности персональных данных
до 75 000 руб.
ст. 13.11 КоАП РФ
Отсутствие документов по личному составу при ликвидации
от 50 000 до 100 000 руб. (на организацию)
ст. 23 125-ФЗ
Нарушение правил хранения документов (должностные лица)
от 5 000 до 10 000 руб.
ст. 15.11 КоАП РФ
Профессиональное хранение кадровых документов позволяет полностью исключить эти риски.
Цена хранения кадровых документов
Цена хранения кадровых документов зависит от объема архива, сроков хранения (включая 75-летний период) и необходимости подготовки к передаче в государственный архив.
объем документов (количество коробов, папок, дел)
срок хранения (краткосрочное / долгосрочное 50/75 лет)
предварительная обработка (систематизация, описание, переплет)
условия доступа к архиву (частота запросов, выдача документов)
подготовка к сдаче в госархив (составление описей, справок и др.)
Прозрачная система оплаты:
оплата по факту выполненных работ
возможность отсрочки платежа
фиксированная стоимость на период хранения
отсутствие скрытых комиссий
Почему выбирают нас
✓
Опыт работы с 2004 года — более 20 лет на рынке архивных услуг
✓
Работа по всей России — единые стандарты для любого региона
✓
Оплата по факту выполненных работ — прозрачные финансовые условия
✓
Сопровождение при ликвидации — полная юридическая поддержка при сдаче кадровых документов в госархив
✓
Полный цикл архивных услуг — от систематизации до уничтожения в одном окне
Заказать хранение кадровых документов
Оставьте заявку, и мы:
оценим объем кадрового архива
предложим оптимальную схему хранения
передадим документы на госхранение
организуем выезд архивиста в ваш офис
безопасное и юридически корректное хранение документов
Вопросы и ответы
Как осуществляется хранение кадровых документов в организации?
Мы организуем полный цикл: выезжаем в офис, проводим систематизацию, составляем описи, реестры, упаковываем документы в архивные короба и размещаем в специализированном хранилище. Все этапы выполняются с соблюдением требований законодательства, 152-ФЗ и архивного дела. Подготавливаем справки для ПФР. Доступ к документам возможен в любое время по запросу.
Нужно ли мне самостоятельно готовить кадровые документы перед передачей на хранение?
Нет. Наши архивисты выезжают в ваш офис и выполняют весь комплекс работ — от сортировки до упаковки. Вам не нужно тратить время сотрудников кадровой службы на подготовку.
Как быстро я могу получить личное дело сотрудника из архива по запросу?
В течение 24 часов с момента запроса. Срочная выдача возможна в день обращения по предварительному согласованию.
Что происходит с документами по личному составу после окончания срока хранения?
Мы уведомляем клиента за 30 дней. Вы можете принять решение: продлить хранение или уничтожить. Уничтожение проводится с составлением акта. Документы, имеющие историческую ценность, могут быть переданы в государственный архив.
Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации?
При ликвидации документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые договоры, приказы, документы по заработной плате) подлежат обязательной сдаче в государственный архив. Мы сопровождаем этот процесс: составляем описи и сопроводительные документы, согласовываем с госархивом, организуем перевозку и передачу. Это обязанность ликвидационной комиссии или ликвидатора (ст. 23 125-ФЗ).
Можете ли вы принять кадровые документы, если моя компания находится в другом городе?
Да. Мы работаем по всей России. Возможен как выезд архивиста в ваш регион, так и прием документов централизованной отправкой.
Какая ответственность за сохранность личных дел сотрудников?
Мы несем полную материальную ответственность в рамках договора. Хранение осуществляется в специализированных архивах с контролируемым климатом, системой пожарной безопасности и ограниченным доступом. Дополнительно обеспечиваем соблюдение требований 152-ФЗ о персональных данных.
Нужно ли продлевать срок хранения кадровых документов, если сотрудник уволился, но документы используются в суде?
Да. Если документы участвуют в судебном разбирательстве или используются в проверках ГИТ, срок хранения обязательно продлевается до завершения этих процедур. Мы контролируем эти ситуации и своевременно уведомляем клиента.
Архивные услуги
Наши клиенты — наше имя
Отзывы
