Хранение управленческих документов с выездом архивиста в офис
- Сокращение занимаемой под архив площади до 20%
- Выявление до 23% документов с истекшим сроком хранения, подлежащих уничтожению
- Сокращение общего объема документов на 9% после систематизации
- Полная готовность к проверкам и передаче в госархив
Почему управленческие документы нельзя хранить без профессионального архива
Ошибки в хранении управленческих документов в организации могут привести к серьезным последствиям:
Утрата документов — приказы и протоколы могут понадобиться через 10, 20 или 50 лет для подтверждения полномочий, решений органов управления, реорганизаций
Отсутствие номенклатуры дел — хаос в архиве, невозможность быстро найти нужный документ, сотрудники тратят часы на поиск
Нарушение сроков хранения — документы постоянного срока могут быть уничтожены по ошибке, что приведет к штрафам и проблемам при проверках
Проблемы при ликвидации — неправильно оформленные документы постоянного срока не будут приняты государственным архивом
Мы берем на себя все риски. Вы получаете юридически корректный управленческий архив с описями, готовый к любым проверкам и передаче в госархив.
Когда необходимо профессиональное хранение управленческих документов
Услуга актуальна, если:
в компании накопился большой объем приказов по основной деятельности, протоколов, распоряжений
требуется строгое соблюдение сроков хранения (постоянно, 50 лет, 5 лет)
нет места для организации собственного архива в офисе
организация проходит реорганизацию или ликвидацию
документы нужны для подтверждения полномочий, истории компании, решений органов управления
сотрудники тратят часы на поиск нужных приказов и протоколов вместо работы
Мы помогаем упорядочить управленческий архив, исключить юридические риски и вернуть контроль над документами.
Кому подходит услуга архивного хранения управленческих документов
Крупные предприятия
с большим объемом организационно-распорядительной документации
Холдинги и группы компаний
где решения органов управления имеют юридическое значение для всех структур
Некоммерческие организации
с обязательством постоянного хранения учредительных документов и протоколов
Компании на реорганизации или ликвидации
которым необходимо корректно передать документы постоянного срока в госархив
Какие управленческие документы принимаем на архивное хранение
Мы специализируемся на организационно-распорядительной документации — документах, которые фиксируют решения органов управления компании и обеспечивают юридическую основу ее деятельности.
Принимаем на хранение:
| Категория | Что входит |
|---|---|
| Приказы по основной деятельности | приказы генерального директора, приказы по организационным вопросам, утверждению политик и положений |
| Распоряжения | распоряжения руководителя, поручения, указания |
| Протоколы | протоколы общих собраний участников (акционеров), заседаний совета директоров, правления, наблюдательного совета |
| Решения | решения единственного участника, решения коллегиальных органов управления |
| Учредительные документы | уставы, учредительные договоры, изменения к ним |
| Положения и регламенты | положения о структурных подразделениях, регламенты взаимодействия, локальные нормативные акты |
| Номенклатура дел | системный справочник структуры архива |
| Документы по реорганизации | передаточные акты, разделительные балансы, решения о реорганизации |
📌 Важно: хранение бухгалтерских и кадровых документов осуществляется в рамках отдельных услуг. Это позволяет не смешивать типы хранения и соблюдать разные сроки (5 лет для бухгалтерии, 75 лет для кадров, постоянно для управленческих).
Что входит в услугу хранения управленческих документов
| Этап | Что делаем |
|---|---|
| Выезд архивиста | Приезжаем в ваш офис, оцениваем объем и состояние управленческого архива |
| Разработка номенклатуры дел | Создаем системный справочник структуры архива — основу для систематизации |
| Систематизация | Сортируем документы по видам, годам, срокам хранения в соответствии с номенклатурой |
| Экспертиза ценности | Определяем, какие документы подлежат постоянному хранению, временному (50, 25, 5 лет) или уничтожению |
| Составление описей | Формируем описи дел постоянного и долгосрочного хранения |
| Упаковка | Помещаем документы в специализированные архивные короба |
| Размещение в архиве | Перевозим и размещаем в специализированном хранилище |
| Учет и выдача | Регистрируем в системе, обеспечиваем быстрый доступ по запросу |
Сроки хранения управленческих документов
Срок хранения управленческих документов — один из самых длительных. Многие документы подлежат постоянному хранению или хранятся до ликвидации организации. Мы контролируем эти сроки и уведомляем клиента о необходимости дальнейших действий.
| Тип документов | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Уставы, учредительные договоры | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Протоколы общих собраний участников (акционеров), заседаний совета директоров | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Приказы по основной деятельности | Постоянно (до ликвидации) | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Положения о структурных подразделениях | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Номенклатура дел | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Штатные расписания | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 8.1 |
| Документы о реорганизации (передаточные акты, разделительные балансы) | Постоянно | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Переписка с органами власти | 5 лет | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
| Документы оперативного управления (распоряжения, поручения) | 5 лет | Приказ Росархива №236, п. 5.1 |
Ответственность за нарушение правил хранения управленческих документов
Нарушение правил хранения управленческих документов в организации, особенно документов постоянного срока, влечет административную ответственность:
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Утрата документов постоянного срока | от 5 000 до 10 000 руб. (на должностных лиц) | ст. 15.11 КоАП РФ |
| Необеспечение сохранности документов при ликвидации | от 50 000 до 100 000 руб. (на организацию) | ст. 23 125-ФЗ |
| Нарушение правил хранения документов | от 5 000 до 10 000 руб. | ст. 15.11 КоАП РФ |
Профессиональное хранение управленческих документов в организации позволяет полностью исключить эти риски.
Цена хранения управленческих документов
Цена хранения управленческих документов зависит от объема архива, сроков хранения (включая постоянное хранение) и необходимости разработки номенклатуры дел и подготовки к передаче в государственный архив.
Основные факторы стоимости:
объем документов (количество коробов, дел, папок)
срок хранения (долгосрочное / краткосрочное)
необходимость разработки номенклатуры дел
необходимость предварительной обработки (систематизация, описание, экспертиза ценности)
условия доступа к архиву (частота запросов, выдача документов)
подготовка к сдаче в госархив
Прозрачная система оплаты:
оплата по факту выполненных работ
возможность отсрочки платежа
фиксированная стоимость на период хранения
отсутствие скрытых комиссий
Архивное хранение управленческих документов для бизнеса
Мы обеспечиваем архивное хранение управленческих документов организаций любого масштаба — от малого бизнеса до крупных предприятий. Услуга включает хранение приказов по основной деятельности, протоколов собраний, решений органов управления, номенклатуры дел и других организационно-распорядительных документов с возможностью быстрого доступа и выдачи по запросу. Хранение приказов по основной деятельности организовано с разделением по срокам (постоянно и временно). Разработка номенклатуры дел позволяет систематизировать весь управленческий архив и быстро находить любые документы.
Заказать хранение управленческих документов
Оставьте заявку, и мы: оценим объем управленческого архива, разработаем номенклатуру дел под вашу организацию, предложим оптимальную схему хранения, организуем выезд архивиста в ваш офис, обеспечим безопасное и юридически корректное хранение.
Вопросы и ответы
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?
Номенклатура дел — это системный справочник структуры архива, который позволяет классифицировать документы по видам и срокам хранения. Мы разрабатываем номенклатуру дел под специфику вашей организации.
Как осуществляется хранение управленческих документов в организации?
Мы организуем полный цикл: выезжаем в офис, проводим систематизацию, разрабатываем или актуализируем номенклатуру дел, составляем описи, упаковываем документы в архивные короба и размещаем в специализированном хранилище. Доступ к документам возможен в любое время по запросу.
Какие документы подлежат постоянному хранению?
Постоянному хранению подлежат учредительные документы, протоколы общих собраний и совета директоров, приказы по основной деятельности, положения о структурных подразделениях, документы о реорганизации. Эти документы хранятся до ликвидации организации и 10 лет после ликвидации.
Как быстро я могу получить приказ или протокол из архива по запросу?
В течение 24 часов с момента запроса. Срочная выдача возможна в день обращения по предварительному согласованию.
Можете ли вы принять управленческие документы, если моя компания находится в другом городе?
Да. Мы работаем по всей России. Возможен как выезд архивиста в ваш регион, так и прием документов централизованной отправкой.
Какая ответственность за сохранность документов постоянного срока?
Мы несем полную материальную ответственность в рамках договора. Хранение осуществляется в специализированных архивах с контролируемым климатом, системой пожарной безопасности и ограниченным доступом.
Архивные услуги
Наши клиенты — наше имя
Отзывы
