В сентябре 2023 года вступили в силу новые Правила.
Оформление дел: особенности и уточнения
Вопросы научно-технической обработки документов (в том числе оформления дел) описаны в разделе VI «Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)» Правил 2023 г.
Про требования к полному оформлению дел
Требования к формированию дел в Правилах 2023 не поменялись. Чтобы подготовить документыдела к долговременному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности имеющегося документального фонда, отобрав документы с истекшими сроками хранения.
Длительное хранение – хранение в архиве дел со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации». В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.
Под отбором подразумевается экспертиза ценности, определение сроков хранения, сортировка, разбор и систематизация документов в три раздельные группы:
- документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации;
- документы временных сроков хранения (до 10 лет), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации.
- документы, сроки хранения которых истекли, и их можно уничтожить, оформив соответствующие акт, приказ и протокол.
Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводства и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).
