Оцифровка документов

Опись документов

Документы на бумажных носителях целесообразно переводить в электронный вид: они занимают много места, уязвимы к утрате, намоканию и возгоранию, со временем истираются, блекнут. Поиск документов на бумажных носителях занимает много времени даже в хорошо систематизированном архиве. Оцифровка архивов обеспечит возможность быстрого доступа к бумагам.

Поточное сканирование
Сканирование расшитых документов, анкет, с автоматической подачей большого количества листов
от 1 руб. за лист
Широкоформатное сканирование
Сканирование проектной документации, чертежей, газет, постеров до формата A0+. Сканирование ветхих документов.
от 30 руб. за лист
Планшетное сканирование
Ручное сканирование сшитых документов, книг, нестандартных или ветхих документов до формата А3
от 3 руб. за лист

В электронный формат можно перевести любые документы, включая первичные бухгалтерские и кадровые, деловую переписку, чертежи, каталоги и т. д.

Этапы оцифровки

Процесс перевода архивных документов в электронный формат складывается из нескольких основных этапов:

  • выезд менеджера на место хранения архива для оценки его объема, специфики, масштаба предстоящих работ и их стоимости;
  • подготовка архивных документов к оцифровке. Выполняется расшивка, разброшюровка, изымаются скобы и скрепки, устраняются дефекты (заломы, смятия и пр.);
  • систематизация документов с выбором хронологии и структуры создаваемого электронного архива;
  • определение параметров и типа сканирования, а также формата файлов;
  • оцифровка архивных документов с сохранением на электронный носитель и последующей передачей его заказчику. Услуга может быть оказана как на территории Заказчика так и на нашей территории.

В ряде случаев может потребоваться дополнительная обработка файлов для доведения четкости и контрастности содержимого до приемлемого уровня. Необходимость подобных работ обусловлена плохим качеством исходного носителя (размытость, блеклость шрифтов и изображений, потертость бумаги и пр.).

Особенности услуги

Доступны разные варианты оцифровки: вы можете получить их в виде «картинки» (например, PDF или Tiff) или текстового файла (DOC). В первом случае архивные документы будут защищены от редактирования, во втором — в них можно вносить изменения с помощью стандартных офисных программ.

Мы работаем с любыми документами независимо от их состояния, объема, содержимого и других особенностей. Используемые технологии позволяют в минимальные сроки провести оцифровку даже сложных архивных документов (поврежденных, выцветших, и т. п.).

Предоставляются дополнительные услуги: копирование, составление описей, переплет и пр.

Применение и хранение

Хранение архива после оцифровки регламентируется № 125-ФЗ и другими законодательными актами. После проведения оцифровки документов клиент самостоятельно выбирает способ и средства хранения электронных копий документов, в зависимости от объема документооборота, технических возможностей и т. д.

Распространенные варианты организации электронного архива:

  • локальный — в папке на компьютере или на переносном устройстве (например, на внешнем жестком диске). При наличии в компании локальной сети можно создать сетевую папку и настроить права доступа к ней. Это простой и бюджетный вариант. Однако он не гарантирует безопасность и надежность хранения;
  • посредством специального ПО — систем электронного архива, которые предоставляют собой полноценные решения для хранения документов после оцифровки. Они предоставляют средства для просмотра, быстрого поиска и работы с информацией, позволяют управлять доступом и безопасностью, контролировать сроки хранения. Электронный архив может быть интегрирован с операторами электронного документооборота (ЭДО), любыми информационными системами или электронной почтой. Базы данных находятся на серверах компании;
  • в облаке. Облачный электронный архив — это профессиональное решение, которое позволяет обрабатывать и хранить документы в удаленном режиме, без существенных операционных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ инфраструктуры.

Для контролирующих органов не важно, какой способ хранения документов выбрала организация. Они отслеживают только соблюдение регламентов передачи документов, требований к формату и сертификатам ЭП.

Развитие компьютерных технологий дает возможность оцифровать абсолютно любые данные и обеспечить их хранение одним из вышеперечисленных способов. Работы по оцифровке документации выполняются профессионально, при этом качество можно улучшить, используя специальные технологии обработки. Помимо официальных документов с большим количеством текста, оцифровать также можно каталоги, содержащие много цветных фотографий, не теряя при этом качества изображений. Оцифровка документации может осуществляться на территории Заказчика и под наблюдением сотрудника организации при необходимости.

В зависимости от объема и сложности заказа определяется и его цена. Заказ по оцифровке данных любого формата, включая оцифровку текста, книг, фото выполняется оперативно с применением нашей техники (специализированные промышленные сканеры), вам не придется тратить средства на приобретение специального профессионального оборудования. Обработку персональных данных наши сотрудники выполняют строго конфиденциально. 

Цены на проведение того или иного вида работы зависят от объема заказа и состояния документации, оценка проводится после изучения данных. Услуга выезда менеджера для оценки стоимости осуществляется бесплатно.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Акция на переплет документов!
Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.
Скидка на услугу хранения документов!
Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.
Электронный архив в подарок!
Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение "Электронный архив" в подарок.
Срочное уничтожение документов
Уничтожим Ваши документы в день обращения!
Работаем на портале поставщиков госуслуг

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Отзывы

ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой
Министерство Приморского края
ООО «Русский Розничный Холдинг»