Оцифровка документов

Документы на бумажных носителях целесообразно переводить в электронный вид: они занимают много места, уязвимы к утрате, намоканию и возгоранию, со временем истираются, блекнут. Поиск документов на бумажных носителях занимает много времени даже в хорошо систематизированном архиве. Оцифровка архивов обеспечит возможность быстрого доступа к бумагам.

В электронный формат можно перевести любые документы, включая первичные бухгалтерские и кадровые, деловую переписку, чертежи, каталоги и т. д.

Этапы оцифровки

Процесс перевода архивных документов в электронный формат складывается из нескольких основных этапов:

• выезд менеджера на место хранения архива для оценки его объема, специфики, масштаба предстоящих работ и их стоимости;
• подготовка архивных документов к оцифровке. Выполняется расшивка, разброшюровка, изымаются скобы и скрепки, устраняются дефекты (заломы, смятия и пр.);
• систематизация документов с выбором хронологии и структуры создаваемого электронного архива;
• определение параметров и типа сканирования, а также формата файлов;
• оцифровка архивных документов с сохранением на электронный носитель и последующей передачей его заказчику. Услуга может быть оказана как на территории Заказчика так и на нашей территории.

В ряде случаев может потребоваться дополнительная обработка файлов для доведения четкости и контрастности содержимого до приемлемого уровня. Необходимость подобных работ обусловлена плохим качеством исходного носителя (размытость, блеклость шрифтов и изображений, потертость бумаги и пр.).

Особенности услуги

Доступны разные варианты оцифровки: вы можете получить их в виде «картинки» (например, PDF или Tiff) или текстового файла (DOC). В первом случае архивные документы будут защищены от редактирования, во втором — в них можно вносить изменения с помощью стандартных офисных программ.

Мы работаем с любыми документами независимо от их состояния, объема, содержимого и других особенностей. Используемые технологии позволяют в минимальные сроки провести оцифровку даже сложных архивных документов (поврежденных, выцветших, и т. п.).

Предоставляются дополнительные услуги: копирование, составление описей, переплет и пр.

Применение и хранение

Хранение архива после оцифровки регламентируется № 125-ФЗ и другими законодательными актами. После проведения оцифровки документов клиент самостоятельно выбирает способ и средства хранения электронных копий документов, в зависимости от объема документооборота, технических возможностей и т. д.

Распространенные варианты организации электронного архива:

• локальный — в папке на компьютере или на переносном устройстве (например, на внешнем жестком диске). При наличии в компании локальной сети можно создать сетевую папку и настроить права доступа к ней. Это простой и бюджетный вариант. Однако он не гарантирует безопасность и надежность хранения;
• посредством специального ПО — систем электронного архива, которые предоставляют собой полноценные решения для хранения документов после оцифровки. Они предоставляют средства для просмотра, быстрого поиска и работы с информацией, позволяют управлять доступом и безопасностью, контролировать сроки хранения. Электронный архив может быть интегрирован с операторами электронного документооборота (ЭДО), любыми информационными системами или электронной почтой. Базы данных находятся на серверах компании;
• в облаке. Облачный электронный архив — это профессиональное решение, которое позволяет обрабатывать и хранить документы в удаленном режиме, без существенных операционных затрат на закупку оборудования и построение собственной ИТ инфраструктуры.

Для контролирующих органов не важно, какой способ хранения документов выбрала организация. Они отслеживают только соблюдение регламентов передачи документов, требований к формату и сертификатам ЭП.

Развитие компьютерных технологий дает возможность оцифровать абсолютно любые данные и обеспечить их хранение одним из вышеперечисленных способов. Работы по оцифровке документации выполняются профессионально, при этом качество можно улучшить, используя специальные технологии обработки. Помимо официальных документов с большим количеством текста, оцифровать также можно каталоги, содержащие много цветных фотографий, не теряя при этом качества изображений. Оцифровка документации может осуществляться на территории Заказчика и под наблюдением сотрудника организации при необходимости.

В зависимости от объема и сложности заказа определяется и его цена. Заказ по оцифровке данных любого формата, включая оцифровку текста, книг, фото выполняется оперативно с применением нашей техники (специализированные промышленные сканеры), вам не придется тратить средства на приобретение специального профессионального оборудования. Обработку персональных данных наши сотрудники выполняют строго конфиденциально. 

Цены на проведение того или иного вида работы зависят от объема заказа и состояния документации, оценка проводится после изучения данных. Услуга выезда менеджера для оценки стоимости осуществляется бесплатно.