Содержание
При ликвидации компании (в том числе через банкротство) документы делятся на три группы: одни обязательно передают в архив, другие можно уничтожить, третьи хранят до истечения срока. Отметьте, что у вас есть, и определите, что с этим делать.
Отвечает за это ликвидатор, а при банкротстве — конкурсный управляющий.
1. Передать в государственный или муниципальный архив — по личному составу (50/75 лет)
Отметьте пункты, которые у вас есть — это поможет ничего не упустить. Отметки нужны только для самопроверки при чтении и нигде не сохраняются.
2. Документы постоянного хранения
* Учредительные документы обычно используются для научно-справочного аппарата и возвращаются — в архив, как правило, не передаются. Для источников комплектования архива документы постоянного хранения передаются в архив; в остальных случаях место хранения определяет ликвидатор.
3. Хранить до истечения срока, затем уничтожить (временные, срок не истёк)
Эти документы госархив принимать не обязан. Обычно их размещают на внеофисном (депозитарном) хранении до истечения срока с последующим уничтожением.
4. Уничтожить — документы с истёкшим сроком хранения
- Провести экспертизу ценности документов
- Составить акт о выделении документов к уничтожению
- Уничтожить (шредирование) с оформлением акта
Нельзя уничтожать документы досрочно, а также документы, которые могут понадобиться для проверки, суда или дела о банкротстве — даже если срок их хранения истёк.
5. Подготовить для самой процедуры передачи
- Решение (протокол) о ликвидации или решение суда о банкротстве
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Экспертиза ценности и отбор дел
- Архивная обработка: формирование дел, нумерация листов, переплёт, лист-заверитель
- Описи дел: постоянного хранения и по личному составу
- Историческая справка к фонду и предисловие (научно-справочный аппарат)
- Согласование описей с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архива
- Договор с государственным или муниципальным архивом
- Акт приёма-передачи — обязательно сохранить у ликвидатора (конкурсного управляющего)
- По личному составу — 50 лет (с 01.01.2003) / 75 лет (до 01.01.2003)
- Первичка, договоры, налоговые — как правило, 5 лет
- Годовая бухотчётность, устав, протоколы — постоянно
- Архив принимает документы только в упорядоченном виде и только на бумаге
- Документы по личному составу архив обязан принять даже без прежнего договора
- Непередача документов при банкротстве — частое основание для субсидиарной ответственности (ст. 61.11 Закона № 127-ФЗ)
Официальные тексты: pravo.gov.ru, archives.gov.ru
Памятка носит справочный характер и актуальна на 2026 год. Сроки и порядок по конкретной ситуации уточняйте в принимающем архиве или у специалистов АРХИВАРИУСЪ.
