Содержание
- Что такое номенклатура дел простыми словами
- Функции номенклатуры дел
- Как выглядит номенклатура дел (актуальный пример)
- Зачем номенклатура дел бизнесу
- Виды номенклатуры дел
- Как составляется номенклатура дел
- Кто участвует в разработке
- Типовые ошибки
- Чек-лист: есть ли у вас рабочая номенклатура дел на 2026 год
- FAQ
- Заключение
Номенклатура дел (НД) — это фундамент, на котором держится порядок в документах компании. Если её нет, архив превращается в хаотичный набор папок, сотрудники тратят время на поиск, а при проверках возникают риски и вопросы со стороны контролирующих органов.
Проще говоря, номенклатура дел — это система учёта всех документов компании с указанием их структуры и сроков хранения.
Что такое номенклатура дел простыми словами
Номенклатура дел — это перечень всех дел (папок), которые формируются в организации в процессе работы. Она показывает:
- какие документы есть;
- как они сгруппированы;
- сколько их нужно хранить;
- где их искать;
- какой отдел отвечает за тот или иной документ.
👉 Это не просто список, а основа всей системы архивирования.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения и выполняет сразу несколько задач:
- Является основой для размещения и поиска документов. Заголовки дел, закреплённые в номенклатуре, переносятся на обложки папок.
- Закрепляет индексацию документов и дел. При регистрации документа в его номер часто включают индекс дела по номенклатуре.
- Устанавливает сроки хранения. Это первый этап экспертизы ценности документов.
- Является базой для составления описей и актов на уничтожение. На её основе готовятся описи для дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.
👉 По сути, номенклатура — это «карта» всего архива компании.
Как выглядит номенклатура дел (актуальный пример)
Форма номенклатуры закреплена в Приложении № 1 к Правилам работы архивов организаций (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Вот как выглядит запись в таблице номенклатуры:
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во томов | Срок хранения и № статьи | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 01-01 | Приказы генерального директора по основной деятельности | 1 | Постоянно, ст. 19, Приказ № 236 | — |
| 02-05 | Трудовые договоры уволенных сотрудников | 1 | 50/75 лет, ст. 435, Приказ № 236 | До 2003 г. — 75 лет |
| 03-12 | Договоры с контрагентами | 1 | 5 лет, ст. 272, Приказ № 236 | После истечения срока действия |
Разберём обозначения:
- Первая часть индекса (01, 02, 03) — это код структурного подразделения (например, канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия). Коды должны быть постоянными и повторяться из года в год.
- Вторая часть (01, 05, 12) — порядковый номер дела внутри раздела. Рекомендуется сохранять одинаковые номера для однородных дел в разных подразделениях.
- Сроки хранения берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Зачем номенклатура дел бизнесу
Наведение порядка в документах
Без структуры документы накапливаются хаотично. Номенклатура устраняет этот хаос, закрепляя единые правила для всех подразделений.
Быстрый поиск
Сотрудники не ищут документ «по памяти», а обращаются к индексу дела. Например, бухгалтер знает, что все договоры за 2024 год лежат в деле с индексом 03-12.
Контроль сроков хранения
Номенклатура позволяет быстро определить, какие документы уже можно уничтожать, а какие должны храниться 50 или 75 лет (например, по личному составу).
Снижение рисков при проверках
Наличие утверждённой номенклатуры показывает проверяющим (из ГИТ, ФНС, ПФР), что в компании ведётся системный учёт документов, а не «склад бумаг».
Виды номенклатуры дел
Различают три вида:
- Типовая. Обязательный нормативный документ для однотипных организаций (например, школ или поликлиник), устанавливающий единую индексацию и состав дел.
- Примерная. Носит рекомендательный характер. Её можно взять за основу и доработать под себя.
- Индивидуальная. Разрабатывается под конкретную организацию с учётом её структуры, штатного расписания и специфики деятельности. На практике используется именно она.
Как составляется номенклатура дел
Номенклатура на следующий год (например, на 2026-й) разрабатывается в последнем квартале текущего года (в октябре–декабре) и вводится в действие с 1 января.
При разработке используют:
- учредительные документы и штатное расписание;
- положения о подразделениях;
- номенклатуры дел за прошлые годы;
- Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236) — это главный источник для определения сроков хранения.
Важное правило: нельзя произвольно уменьшать сроки хранения — они переносятся из Перечня № 236.
Кто участвует в разработке
Номенклатура дел составляется специалистом по делопроизводству или секретарём совместно с руководителями структурных подразделений.
Это важно, потому что именно начальники отделов знают, какие документы реально формируются в их работе и какие появятся в будущем. Сначала они готовят номенклатуры своих подразделений, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации.
Типовые ошибки
- Составление формально «для галочки». Документ пылится в шкафу, а в работе используется хаотичная система папок.
- Копирование чужой номенклатуры. Без учёта специфики вашей компании в ней не окажется нужных разделов.
- Игнорирование реального документооборота. Если в бухгалтерии появился новый вид отчётов, его нужно внести в номенклатуру.
- Отсутствие ежегодного обновления. Номенклатуру нужно пересматривать и уточнять каждый год, а не реже раза в 5 лет — пересоставлять.
- Смешивание документов с разными сроками хранения. Документы постоянного и временного хранения должны формироваться в разные дела.
Чек-лист: есть ли у вас рабочая номенклатура дел на 2026 год
FAQ
Заключение
Номенклатура дел — это не бюрократическая прихоть, а фундамент всей системы работы с документами. Она позволяет навести порядок, обеспечить контроль сроков хранения и подготовиться к проверкам без стресса. Внедрение номенклатуры — первый и обязательный шаг к созданию управляемого архива и снижению юридических рисков компании.
