Что делать с документами при ликвидации ООО: полный порядок

При ликвидации компания исчезает, но её документы — нет. Часть из них закон обязывает передать на хранение в государственный или муниципальный архив, часть можно уничтожить, а часть нужно сохранить до истечения срока. Разобраться с этим — прямая обязанность ликвидатора или конкурсного управляющего, и за её невыполнение отвечают они лично.

В статье — полный порядок действий: какие документы куда направить, как подготовить их к передаче и чем грозит, если этого не сделать. Всё актуально на 2026 год, ссылки на источники — в конце.

Главное: три судьбы документов при ликвидации

При ликвидации ООО все документы делятся на три группы:

• Передать в государственный (муниципальный) архив — документы по личному составу и заработной плате.
• Уничтожить — документы, срок хранения которых на момент ликвидации уже истёк (после экспертизы ценности и оформления акта).
• Хранить до истечения срока — документы временного хранения (как правило, до 10 лет), срок которых не истёк, но которые госархив принимать не обязан. Место их хранения определяет ликвидатор; чаще всего их передают на внеофисное (депозитарное) хранение в специализированный архив с последующим уничтожением.

Кто отвечает за документы при ликвидации

• При добровольной ликвидации — ликвидационная комиссия (ликвидатор), назначенная участниками ООО.
• При ликвидации через банкротство — конкурсный управляющий. По пункту 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ он обязан передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению, и организовать их упорядочение.

Именно это лицо заключает договор с архивом, организует подготовку документов и передаёт их по акту.

Какие документы куда направить

Пошаговый порядок передачи документов в архив

Документы принимают в архив только в упорядоченном состоянии — то есть после архивной (научно-технической) обработки. Порядок такой:

1. Экспертиза ценности документов — определяют, что передать в архив, что уничтожить, а что сохранить до истечения срока.
2. Формирование и оформление дел — систематизация, нумерация листов, переплёт, оформление обложек, простановка архивных штампов и шифров, составление листа-заверителя.
3. Составление описей — отдельно опись дел постоянного хранения и опись дел по личному составу, а также научно-справочный аппарат.
4. Подготовка сопроводительных документов — архив обычно запрашивает устав со всеми изменениями, штатные расписания и историческую справку к фонду.
5. Согласование описей с экспертно-проверочной комиссией принимающего архива.
6. Заключение договора с государственным или муниципальным архивом.
7. Передача документов по акту приёма-передачи — экземпляр акта остаётся у ликвидатора (конкурсного управляющего) как доказательство исполнения обязанности.

Упорядочение документов проводится за счёт ликвидируемой организации. Порядок подготовки и передачи определяется Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).

Особенности при банкротстве

При банкротстве задача сложнее: конкурсный управляющий должен не только передать документы, но и доказать, что он это сделал. Поэтому акт приёма-передачи в архив — критически важный документ. Его наличие проверяется в деле о банкротстве при оценке исполнения управляющим своих обязанностей.

Чем грозит, если не передать документы

• Административная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов — статья 13.20 КоАП РФ (штраф для должностных лиц до 5 000 ₽, для организаций до 10 000 ₽).
• Субсидиарная ответственность контролирующих лиц при банкротстве за непередачу или утрату документов (ст. 61.11 Закона № 127-ФЗ).
• Претензии бывших работников. Если документы по личному составу не переданы в архив, люди не смогут подтвердить стаж и зарплату для пенсии — и предъявят претензии лично ликвидатору или управляющему.

Сколько это занимает и стоит

Сроки и стоимость зависят от объёма документов, их состояния и того, насколько они упорядочены. Чем раньше начать подготовку — в идеале ещё до завершения ликвидации, — тем спокойнее проходит передача. Объём работ точно определяется после экспертизы (аудита) архива: часть документов окажется подлежащей уничтожению, и передавать придётся меньше, чем кажется на старте.

Поможем передать документы в архив при ликвидации

АРХИВАРИУСЪ сопровождает передачу документов в государственный архив при ликвидации и банкротстве «под ключ»:

Оставьте заявку — проведём бесплатный аудит и рассчитаем стоимость.

Частые вопросы

Источники

Материал носит справочный характер и актуален на 2026 год. Порядок передачи документов в конкретной ситуации согласовывайте с принимающим архивом и специалистами АРХИВАРИУСЪ.