Содержание
- Что важно понять перед началом
- Пошаговое составление номенклатуры дел
- Изучение структуры компании
- Сбор информации о документах
- Формирование перечня дел
- Присвоение индексов
- Определение сроков хранения
- Оформление номенклатуры
- Согласование и утверждение
- Внедрение в работу
- Важные практические правила
- Типовые ошибки
- Чек-лист: правильно ли составлена номенклатура дел на 2026 год
- FAQ
- Заключение
Составление номенклатуры дел — ключевой этап в организации документооборота. Без неё невозможно обеспечить порядок в архиве, контролировать сроки хранения и быстро находить документы при проверках.
Что важно понять перед началом
Номенклатура дел — это не «список папок», а систематизированный перечень заголовков дел, который:
- отражает реальный документооборот компании;
- закрепляет структуру хранения;
- устанавливает сроки хранения со ссылками на нормативные акты;
- используется при составлении описей и актов на уничтожение.
👉 Поэтому её нельзя просто скопировать — нужно составлять под конкретную организацию с учётом её штатной структуры и видов документов.
Пошаговое составление номенклатуры дел
Изучение структуры компании
Цель: понять, какие подразделения формируют документы.
Что делать:
- определить все отделы (бухгалтерия, кадры, юристы, продажи и др.);
- изучить их функции и реальный документооборот;
- закрепить коды подразделений в кодификаторе (рекомендуется издать приказом).
Основа: штатное расписание и положения о структурных подразделениях.
Сбор информации о документах
Цель: выявить фактический документооборот, а не «идеальную картину».
Что делать:
- опросить руководителей подразделений о том, какие документы они реально создают;
- проанализировать папки за прошлые годы;
- учесть планируемые новые направления работы.
👉 Важно: именно начальники отделов знают, какие документы реально формируются в их работе.
Формирование перечня дел
Цель: сгруппировать документы в логичные единицы хранения.
Что делать:
- объединить документы по смыслу и срокам хранения;
- разделить по годам;
- сформировать заголовки дел.
Примеры правильных заголовков:
- «Договоры поставки за 2024 год»;
- «Приказы по личному составу за 2023 год»;
- «Табели учёта рабочего времени за 2025 год».
❌ Плохо: «Разные документы», «Входящая почта», «Договоры».
✔ Хорошо: конкретно, однозначно, с указанием периода и вида документа.
Присвоение индексов
Цель: обеспечить удобный поиск и систематизацию.
Стандартная структура индекса:
Пример:
02-05 — отдел кадров, трудовые договоры
Рекомендуется сохранять одинаковые номера для однородных дел в разных подразделениях и из года в год. Коды подразделений официально закрепляются в кодификаторе.
Определение сроков хранения
Цель: установить, сколько хранить каждый документ.
Основа: Перечень типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Что делать:
- найти соответствующую категорию документа в Перечне № 236;
- перенести срок хранения и номер статьи в номенклатуру;
- НЕЛЬЗЯ устанавливать сроки «на глаз» или произвольно менять их.
Ключевые сроки для справки:
| Тип документов | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы по основной деятельности | Постоянно | ст. 19 |
| Трудовые договоры, личные карточки Т-2 | 50/75 лет* | ст. 435, 436 |
| Договоры с контрагентами | 5 лет | ст. 272 |
| Первичные бухгалтерские документы | 5 лет | ст. 292, 293 |
| Документы по СОУТ | 45 лет | п. 7.3 Перечня |
* 50 лет — для документов, созданных после 2003 года; 75 лет — до 2003 года.
Оформление номенклатуры
Цель: зафиксировать документ по утверждённой форме.
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 1 к Правилам работы архивов организаций (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
В таблице указываются:
- Индекс дела (код подразделения + номер);
- Заголовок дела (конкретное название);
- Количество томов (заполняется по итогам года);
- Срок хранения и № статьи по Перечню № 236;
- Примечание (например, форма дела: бумажная, электронная, гибридная).
Согласование и утверждение
Цель: закрепить документ официально.
Что делается:
- согласование с руководителями структурных подразделений;
- рассмотрение экспертной комиссией организации (ЭК);
- утверждение руководителем компании приказом или грифом утверждения.
Важное правило сроков: номенклатура на следующий год разрабатывается в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января. Например, номенклатуру на 2026 год нужно утвердить до 31 декабря 2025 года.
Внедрение в работу
Цель: чтобы номенклатура реально использовалась, а не пылилась в шкафу.
Что делать:
- формировать дела строго по номенклатуре;
- использовать индексы на обложках папок;
- ознакомить сотрудников с выписками из номенклатуры по их подразделениям;
- ежегодно уточнять и обновлять.
Важные практические правила
- Одна папка = одно дело. Не смешивайте в одной папке документы разных видов и с разными сроками хранения.
- Не более 250 листов в томе. Если дело толще 4 см — разделите его на тома.
- Заголовок на обложке должен точно соответствовать номенклатуре.
- Номенклатура обновляется ежегодно. Если появились новые виды документов — внесите их.
- Итоговая запись. В конце года составляется итоговая запись о количестве заведённых дел по каждой категории.
Типовые ошибки
- Копирование чужой номенклатуры без учёта специфики компании.
- Отсутствие сроков хранения или установление их «на глаз».
- Слишком общие названия дел («Разное», «Переписка»).
- Несоответствие реальным документам — в номенклатуре одно, а в шкафах другое.
- Отсутствие индексов на папках.
- Номенклатура «лежит и не используется» — формальный подход.
Чек-лист: правильно ли составлена номенклатура дел на 2026 год
FAQ
Заключение
Составление номенклатуры дел — не разовая задача, а основа всей системы документооборота. Грамотно разработанная номенклатура позволяет навести порядок, ускорить работу с документами и снизить юридические риски.
Если в компании отсутствует системный подход к документам, именно разработка номенклатуры дел становится первым и обязательным шагом к созданию управляемого архива.
