Основные этапы архивирования документов
Для работы любой компании важен процесс сохранения документации. Он заключается в правильном хранении документов, которые должным образом систематизированы, описаны и учтены. Для этого необходимо регулярно проводить архивирование документов и списание документов с истекшими сроками хранения.
В свою очередь порядок архивации документов подразумевает:
- Архивацию документации для долговременного хранения. Эта категория включает в себя документы по личному составу и заработной плате работников, годовые бухгалтерские балансы, штатные расписания и др.
- Архивацию документации для временного хранения. Эта категория бумаг хранится в среднем 5 лет.
- Отбор и списание документации, не подлежащей хранению. Такие бумаги уничтожаются.
Сам процесс проведения оценки документации для архивации сложен, требует предельной ответственности и профильной подготовки.
Для того чтобы разделить документы по срокам хранения и видам, необходимо тщательно изучить Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, желательно так же составить номенклатуру дел организации.
Если конкретизировать порядок архивации документов, то стоит выделить такие этапы:
- экспертиза ценности документов;
- архивация документов долговременного и постоянного сроков хранения;
- составление описей на документы;
- составление актов о выделении документов к уничтожению
- физическое уничтожение документов;
Хранение документации долговременного и постоянного сроков подразумевает обязательный архивный переплет, чтобы избежать извлечения, утери бумаг, и систематизированное размещение на стеллажах. Так же необходимо обеспечить полную безопасность архивному помещению, в котором хранится документация.
Сегодня все чаще прибегают к услугам профильных компаний для архивации документаций. Это обеспечивает ряд преимуществ. Например, экономию средств на аренду помещения, обеспечение охраны, так же стоит отметить, что компаниями, возлагающими на себя архивацию, обеспечиваются должные условия хранения бумаг, постоянный контроль за их сохранностью.
