Деятельность любой коммерческой организации сопряжена с необходимостью вести документооборот. Документы создаются, используются, хранятся, а по истечении определенного срока могут быть уничтожены. Коммерческие организации вправе самостоятельно разработать правила ведения документооборота. При этом компаниям придется руководствоваться нормативными документами нескольких отраслей права, в частности:
- налоговым законодательством;
- законом об архивном деле;
- законом о бухучете;
На практике можно столкнуться с ситуацией, когда для одних и тех же документов различными нормативными актами установлены различные сроки хранения документов. Что касается бухгалтерских документов, то для них законом установлен минимальный срок хранения, соблюдать который требуется независимо от факта проведения налоговой проверки. За несоблюдение указанного требования руководитель вместе с главным бухгалтером могут быть привлечены к ответственности (административной, налоговой и даже уголовной). Поэтому во избежание неблагоприятных последствий следует руководствоваться тем нормативным документом, который устанавливает наибольший срок хранения.
Порядок уничтожения документов
- Для начала необходимо провести экспертизу документов и установить их срок хранения. Для чего в организации приказом руководителя создается специальная комиссия, а архивист или другой сотрудник, ответственный за архив, должен отобрать документы, которые можно уничтожить.
- По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению. Руководитель и члены комиссии утверждают Акт о выделении дел к уничтожению и заверяют его печатью организации.
- Документы уничтожаются путем измельчения (шредирования) либо сжигания.
- Физическое уничтожение документов также фиксируется отдельным актом.
Обязательным условием оформления данной процедуры является проведение экспертизы и отбора документов за указанный период. При этом срок хранения подлежит исчислению с начала года (1 января), следующего за годом составления (учета) документов. То есть в 2019 году можно сдать в утиль документы, датированные 2013 годом при условии минимального срока хранения 5 лет. Если же компания понесла убытки и перенесла их на последующий период, то подтверждающие документы запрещено уничтожать в течение всего срока переноса.
Способ уничтожения определяется организацией самостоятельно:
- для бумажных носителей – измельчение вручную или( шредирование), сжигание, др.;
- для электронных носителей – стирание информации, размагничивание, механическое уничтожение.
Если объем документов большой, то процесс утилизации одновременно решает ряд смежных задач:
- освобождение мест хранения в офисе;
- повышение противопожарной безопасности;
- обеспечение сохранности конфиденциальной информации.
В таком случае обращение к профессиональному архивариусу (архивисту) позволит провести процедуру в сжатые сроки и минимизировать вероятность применения штрафных санкций проверяющими органами.
