Основные этапы уничтожения документов
Эта процедура от любой организации требует серьезной подготовки, так как имеет особую специфику – уничтоженная документация не подлежит восстановлению. Потому порядок уничтожения документов требует определенной квалификации и предельной ответственности.
Преимущественно этим занимается экспертная комиссия, в которую входят представитель структурных отделов компании, работники архивного отдела, глава – представитель руководства. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Оценка архивных документов, составление перечня с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтожению, производится ежегодно.
Созванная комиссия должна строго выполнять порядок уничтожения документов, производить отбор – все действия прописаны в соответствующих нормативных актах государственного образца.
Вся работа экспертной комиссии подробно расписана в этих актах, как и этапы уничтожения документов.
Основным пунктом является отбор дел для постоянного или временного хранения, которые передаются в архив, и описание их. После того, как опись утверждена, производится отбор дел с истекшими сроками хранения. Приступить к уничтожению можно лишь упорядочив документацию по личному составу за тот отрезок времени, за который проводилась научно-техническая обработка документации.
Не допускается использование документации, предназначающейся для уничтожения, в каких-то других целях.
Документация, прошедшая этап отбора и занесенная в акт, направляется для ликвидации в специальную компанию, занимающуюся этим. Ее сопровождает акт и квитанция, в которой указывается, что документация сдана на переработку. Между сторонами заключается договор на уничтожение документов, в котором отражены обязательства компании, производящей уничтожение, и заказчика. Так же по проведению всех действий, компания предоставляет отчет.
При особых обстоятельствах возможно отступление от процедуры – документация может быть уничтожена в присутствии сотрудника архивной компании и представителя организации с составлением акта, подтверждающего физическое уничтожение документации.
