Компании ежедневно формируют большое количество документов: договоров, счетов, отчетов, накладных. Не важно, какая сфера деятельности у организации — хранение бумаг в офисе постепенно становится проблемой.
По началу их складывают в шкафы или архивы. Затем на стол или даже под стол. А как быть фирмам, которые снимают небольшие офисы? Ведь даже в крупных компаниях не всегда есть место для очередной стопки договоров, что уж говорить о маленьких организациях.
Для правильного хранения помещение должно соответствовать санитарным нормам:
- особый температурный режим;
- контроль влажности воздуха;
- противопожарная система;
- сигнализация и охрана.
В обычном офисе довольно сложно и дорого создать такие условия.
На помощь приходит внеофисное хранение документов. Компании предоставляются специальные архивные короба, в которые можно поместить свои бумаги.
Почему стоит хранить документы вдали от офиса?
Воспользоваться этой услугой стоит по нескольким причинам:
- Экономия на издержках. Компании не нужно арендовать дополнительный склад, закупать оборудование или делать резервные копии документов.
- Удобство. При передаче документов их описывают и систематизируют. Так легче найти нужный договор или справку, если потребуется. Также можно запросить электронную копию нужного файла.
- Конфиденциальность. Доступ к информации предоставляется только тем лицам, которых указал заказчик. Для посторонних хранилище закрыто.
- Надежность. Ни один чек не потеряется при переезде в другой офис или из-за высокой влажности на складе. Документы хранятся в специальных коробах, которые предоставляются компании на нужный срок.
- Повышение эффективности. Чаще всего сортировка бумаг ложится дополнительным (и неоплачиваемым!) грузом на плечи сотрудников. Внеофисное хранение снимает с работников лишние обязанности и позволяет им заниматься своей работой и развитием компании.
- Свободное место. Стопки документов, занимающие все горизонтальные поверхности, затрудняют перемещение по офису и собирают на себя пыль. Удобнее поместить их в хранилище, чтобы находиться в рабочем пространстве стало комфортнее.
