Содержание
Сколько хранить бухгалтерские документы — вопрос не бухгалтерского удобства, а закона. Уничтожили первичку раньше срока — налоговая доначислит налоги и выпишет штраф; не сдали документы по зарплате при ликвидации — ответит руководитель. При этом единой цифры «храните N лет» не существует: сроки разбросаны по нескольким нормативным актам, а для части документов доходят до 50 лет и даже «постоянно». Ниже — как считать сроки правильно и полная таблица по видам документов, актуальная на 2026 год.
Какими законами регулируются сроки хранения
Чтобы определить срок для конкретного документа, нужно свериться сразу с несколькими актами. Приоритет — у большего срока: если в разных документах для одного и того же вида установлены разные сроки, применяется наибольший.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 — устанавливает минимум: первичные документы, регистры и отчётность хранятся не менее 5 лет после отчётного года.
- Налоговый кодекс РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23 — данные учёта и документы, нужные для исчисления и уплаты налогов, хранятся 5 лет. Для документов по страховым взносам действует отдельный срок — 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК).
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — «Перечень типовых управленческих архивных документов…». Основной справочник конкретных сроков, обязателен для организаций всех форм собственности, включая ООО, АО и ИП. Действует с 18.02.2020.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция по применению Перечня) — задаёт правило отсчёта сроков.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — правила хранения и комплектования, в том числе требования к электронному архиву (раздел X). Действует с 17.09.2023.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1 — сроки 50/75 лет для документов по личному составу.
- ФСБУ 27/2021 — документооборот в бухучёте; с 01.01.2024 хранить бухгалтерские документы можно только на территории РФ.
Общее правило: минимум 5 лет
Для большинства бухгалтерских документов срок хранения — 5 лет. Это базовый ориентир из ст. 29 402-ФЗ и пп. 8 п. 1 ст. 23 НК. Но общее правило работает так: сначала смотрим срок в Перечне № 236, и если он там меньше 5 лет — всё равно храним минимум 5 лет; если больше — храним столько, сколько указано в Перечне. Поэтому меньше пяти лет бухгалтерские документы практически не хранят, а вот дольше — часто.
Ряд документов выбивается из общего правила в большую сторону: годовая отчётность — постоянно, документы по зарплате и лицевые счета — 50/75 лет, расчёты по страховым взносам — тоже до 50/75 лет.
Как правильно отсчитывать срок
Срок хранения считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовался в учёте или был закончен делопроизводством (п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива № 237).
Пример: расчёты с поставщиком по накладной завершены в марте 2025 года. Отсчёт 5-летнего срока начинается с 1 января 2026 года, а уничтожить документ можно только после 31 декабря 2030 года.
Правило одинаково для бумажных и электронных документов — электронная форма срок не сокращает.
Две формулировки в Перечне стоит расшифровать отдельно:
- «Постоянно» — для коммерческой организации, не являющейся источником комплектования госархива, на практике означает «не менее 10 лет» и далее — до ликвидации.
- «50/75 лет» — документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет; с 01.01.2003 и позже — 50 лет.
Полная таблица сроков хранения бухгалтерских документов (2026)
| Вид документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы (УПД, накладные, акты, счета, касса и авансовые отчёты) | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 |
| Регистры бухгалтерского учёта (Главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости) | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ; Перечень № 236 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность (баланс, отчёт о финрезультатах, приложения) | Постоянно (не менее 10 лет) | Перечень № 236, раздел «Бухгалтерский учёт и отчётность» |
| Квартальная (промежуточная) бухгалтерская отчётность | 5 лет | Перечень № 236 |
| Учётная политика, стандарты экономического субъекта | 5 лет после года последнего применения (замены новыми) | стр. 267 Перечня № 236; ст. 29 402-ФЗ |
| Счета-фактуры | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; ПП РФ № 1137; Перечень № 236 |
| Книги покупок и книги продаж | не менее 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 (ПП РФ № 1137 — 4 года; применяется больший срок) |
| Кассовые документы (кассовая книга, ПКО, РКО) | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 |
| Банковские документы (выписки, платёжные поручения) | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 |
| Инвентаризационные описи, акты, ведомости | 5 лет | Перечень № 236 (при условии проведения проверки) |
| Документы о переоценке, амортизации и списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия объекта | Перечень № 236 |
| Налоговые декларации и расчёты | 5 лет | стр. 310 Перечня № 236; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) на УСН | 5 лет | стр. 318 Перечня № 236; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Реестры и справки о доходах физлиц (2-НДФЛ, 6-НДФЛ) | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 |
| Документы для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
| Расчёты по страховым взносам (РСВ), годовые | 50/75 лет | стр. 308 Перечня № 236 (связаны с пенсионными правами) |
| Расчёты по страховым взносам (РСВ), квартальные | 5 лет | стр. 308 Перечня № 236 |
| Карточки индивидуального учёта сумм выплат и страховых взносов | 6 лет; при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | стр. 309 Перечня № 236 |
| Расчётно-платёжные и платёжные ведомости, расчётные листки | 6 лет (при наличии лицевых счетов); иначе — 50/75 лет | Перечень № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ; Перечень № 236 |
| Сведения персонифицированного учёта, представляемые в СФР | 5 лет | стр. 624 Перечня № 236 |
| Документы о премировании работников | 5 лет | стр. 405 Перечня № 236 |
| Хозяйственные договоры (поставки, оказания услуг) и акты к ним | 5 лет после истечения срока действия | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; Перечень № 236 |
| Договоры ГПХ с физлицами и акты к ним | 50/75 лет | стр. 301 Перечня № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
Особые случаи и исключения
Несколько ситуаций, где стандартные 5 лет не работают и документы нужно хранить дольше:
- Убытки, перенесённые на будущее. Если компания уменьшает налог на прибыль за счёт убытков прошлых лет, все подтверждающие документы хранят в течение всего срока переноса убытка и ещё срок после его полного списания (п. 4 ст. 283 НК). На практике это может превысить 5 лет и дойти до 10+ лет.
- Основные средства. Документы по объекту (акты ввода, инвентарные карточки) фактически хранят весь срок его эксплуатации, и лишь потом начинается отсчёт 5 лет после выбытия. Пока имущество амортизируется, первичка по нему нужна для подтверждения расходов.
- Всё, что связано со стажем и зарплатой. Ведомости, лицевые счета, договоры ГПХ с физлицами относятся к документам по личному составу и хранятся 50/75 лет. Это самая частая ошибка при расчистке архива: бухгалтер уничтожает зарплатные ведомости через 5 лет, тогда как их нельзя трогать десятилетиями.
- РСВ и персонифицированные данные. Годовые расчёты по страховым взносам подтверждают пенсионные права работников, поэтому срок по ним растянут до 50/75 лет, а не 5.
Что грозит за нарушение сроков
Досрочное уничтожение или утрата бухгалтерских документов — это не только риск доначислений при проверке, но и отдельные составы:
- ст. 15.11 КоАП — грубое нарушение требований к бухучёту (в том числе отсутствие первички, регистров, отчётности): штраф на должностное лицо, при повторном нарушении — вплоть до дисквалификации.
- ст. 120 НК — грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения: штраф на организацию, размер зависит от последствий.
- ст. 13.20 КоАП — нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов.
При проверке инспектор вправе доначислить налоги и взносы, если подтверждающие документы не сохранены, — бремя доказывания расходов лежит на налогоплательщике.
Как хранить бухгалтерские документы
Пока документы используются в учёте, они лежат в подразделении, которое их оформило. Дальше начинается архивный срок. Все документы необходимо хранить в самой организации или передать на депозитарное хранение в частный архив. На государственное хранение часть документов можно сдать только после ликвидации.
По истечении срока документы уничтожают не «в корзину», а через экспертизу ценности и акт о выделении к уничтожению — иначе уничтожение само по себе становится нарушением.
Если архив накопился и в нём смешаны документы с разными сроками, разложить его по срокам хранения, выделить к уничтожению просроченное и корректно оформить долговременную часть — отдельная работа. «АРХИВАРИУСЪ» проводит архивную обработку с выездом в офис, оформляет уничтожение по акту и переводит бумажный архив в электронный. Это особенно важно при подготовке к проверке, ликвидации или банкротстве, когда документы по личному составу нужно сдать в госархив.
Частые вопросы
Сколько хранить первичные бухгалтерские документы?
Отличаются ли сроки для ИП и ООО?
Одинаковы ли сроки для бумажных и электронных документов?
Можно ли уничтожить документы сразу после истечения срока?
Источники
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» — официальный текст; редакция на Контур.Норматив.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня…» (правило отсчёта сроков) — pravo.gov.ru.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 — КонсультантПлюс.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23 (пп. 8 п. 1; пп. 6 п. 3.4) — КонсультантПлюс.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила хранения и комплектования) — pravo.gov.ru.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 22.1 — КонсультантПлюс.
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» — Минфин России.
Материал носит справочный характер и актуален на 2026 год. Точные сроки хранения конкретных документов рекомендуем уточнять по действующим нормативным актам.
