Содержание
Договор — главный документ в спорах с контрагентом, при налоговой проверке и при запросе акционера. Уничтожили его раньше срока — рискуете проиграть суд и получить доначисления, потому что подтвердить сделку будет нечем. При этом единого срока «храните договоры N лет» нет: для большинства это 5 лет, но договоры с физлицами хранятся 50/75 лет, госконтракты — от 6 лет, а часть документов — постоянно. Разбираем, как определить срок для конкретного договора и сопровождающей его первички, с таблицей по видам, актуальной на 2026 год.
Общее правило и где искать срок
Базовый ориентир для договоров — 5 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему. Это следует из ст. 11 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: договоры, соглашения и контракты, отдельно не поименованные в Перечне, а также документы к ним (акты, протоколы разногласий) хранятся 5 лет.
Алгоритм определения срока такой:
- Определить, к какому виду относится договор (поставка, услуги, аренда, ГПХ и т. д.).
- Найти этот вид в Перечне № 236 (в приказе есть указатель видов документов).
- Если конкретный вид не поименован — применить универсальный срок 5 лет по ст. 11.
- Проверить отраслевые и специальные нормы (например, 44-ФЗ по госзакупкам) — если срок там больше, применяется больший.
Ключевой принцип: при расхождении сроков в разных нормах применяется наибольший. Организация также вправе своим локальным актом установить более длительные сроки — например, добавить ещё 5 лет к договорам услуг для подстраховки.
Многие позиции Перечня по договорам имеют отметку «ЭПК». Это значит, что по истечении срока часть таких документов может быть отобрана экспертно-проверочной комиссией на постоянное хранение — просто так уничтожать их нельзя, сначала нужна экспертиза ценности.
С какого момента считать срок
Хранение договора проходит два этапа:
- Текущее — пока договор исполняется: идут поставки, приёмка, оплата, возможны споры.
- Архивное — начинается только после того, как исполнение по договору завершено, все расчёты закрыты и разрешены споры.
Пока расчёты не завершены или идёт судебное разбирательство, уничтожать рано, даже если формальный срок действия истёк. Отсчёт архивного срока идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором обязательства по договору были полностью исполнены (п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива № 237).
Пример: договор поставки со сроком действия до 31.12.2025, но окончательный расчёт прошёл только в феврале 2026 года. Пятилетний срок хранения начнёт течь с 1 января 2027 года, а уничтожить договор можно будет не раньше 2032 года.
Таблица сроков хранения договоров по видам
| Вид договора | Срок хранения | Основание / примечание |
|---|---|---|
| Договоры, соглашения, контракты (не поименованные отдельно) и документы к ним (акты, протоколы разногласий) | 5 лет после истечения срока действия / прекращения обязательств | ст. 11 Перечня № 236 (ЭПК) |
| Договоры поставки, купли-продажи продукции, оказания услуг, подряда | 5 лет | ст. 11 Перечня № 236 |
| Смешанные договоры (например, поставка оборудования с монтажом и пусконаладкой) | По наибольшему из сроков — до 10 лет | Перечень № 236; учитывать все назначения договора |
| Договоры аренды имущества | 5 лет после окончания срока действия | Перечень № 236 |
| Договоры купли-продажи недвижимости (земля, здания, помещения) и документы к ним | В течение всего срока владения объектом + не менее 5 лет после выбытия | Перечень № 236 (правоустанавливающие документы) |
| Договоры займа, кредитные договоры | 5 лет после полного погашения / исполнения | Перечень № 236 |
| Договоры страхования | 5 лет | Перечень № 236 |
| Договоры лизинга | 5 лет после исполнения | Перечень № 236 |
| Договоры об отчуждении исключительного права, лицензионные договоры | 5 лет | Перечень № 236 |
| Соглашения о неразглашении (NDA) | 3 года после истечения срока неразглашения | Перечень № 236 |
| Договоры ГПХ с физлицами (подряд, услуги) и акты сдачи-приёмки | 50/75 лет | ст. 301 Перечня № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет | Перечень № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
| Коллективный договор | Постоянно | Перечень № 236 |
| Договоры о полной материальной ответственности | 5 лет после увольнения работника | Перечень № 236 |
| Учредительные договоры | Постоянно | Перечень № 236 |
| Документы (договоры, акты) о реорганизации организации | Постоянно | Перечень № 236 |
| Государственные и муниципальные контракты (44-ФЗ) | Не менее 6 лет; по крупным и особо важным — постоянно | Закон № 44-ФЗ; ст. 272 Перечня № 236 |
Напоминание про срок 50/75: документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет; с 01.01.2003 и позже — 50 лет.
Первичные документы к сделкам
Договор без первички не подтверждает ни расход, ни реальность операции. Документы, которые сопровождают исполнение договора, хранятся по общему бухгалтерскому правилу — не менее 5 лет (ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК).
| Первичный документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ и оказанных услуг | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Универсальный передаточный документ (УПД) | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Счета-фактуры | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; ПП РФ № 1137 |
| Акты сверки взаиморасчётов | 5 лет | Перечень № 236 |
| Платёжные поручения, банковские выписки по договору | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
Важно: срок хранения первички считается по тому же правилу, что и договора, — с 1 января года, следующего за годом последнего использования в учёте. При этом акты сдачи-приёмки по договорам ГПХ с физлицами наследуют «договорный» срок 50/75 лет, а не 5 лет, потому что относятся к документам по личному составу.
Полная таблица сроков по всем бухгалтерским документам — в отдельном материале «Сроки хранения бухгалтерских документов».
Сложные случаи, где чаще всего ошибаются
Договоры ГПХ с физлицами. Договор подряда или оказания услуг с физлицом и акты к нему — это документы по личному составу. Их нельзя уничтожать через 5 лет: срок хранения — 50/75 лет (ст. 301 Перечня № 236). Ошибка встречается постоянно: бухгалтер уничтожает папку с договорами и выбрасывает договоры с подрядчиками-физлицами вместе с обычными хозяйственными.
Смешанные договоры. Договор может называться «поставка», а фактически включать поставку плюс монтаж и пусконаладку. Тогда срок определяется по каждому назначению, и хранить нужно по максимальному — до 10 лет. Проверять надо содержание договора, а не только его название.
Госзакупки. По 44-ФЗ документы о закупках хранят не менее 6 лет; при коллизии с Перечнем № 236 заказчик ориентируется на правила контрактной системы. Крупные и особо важные контракты могут храниться постоянно.
Недвижимость. Договоры купли-продажи зданий, помещений, земли — правоустанавливающие документы. Их держат весь срок, пока имущество принадлежит организации, и минимум 5 лет после его выбытия. Уничтожать их «по общему правилу через 5 лет после сделки» нельзя.
Незавершённые расчёты и споры. Даже при истёкшем сроке действия договор нельзя уничтожать, пока не закрыты расчёты или идёт суд. Оригинал договора может потребоваться для защиты позиции.
Ответственность за нарушение сроков
Досрочное уничтожение или утрата договоров и первички влечёт несколько рисков:
- ст. 15.11 КоАП — грубое нарушение требований к бухучёту (отсутствие первичных документов): штраф на должностное лицо, при повторе — вплоть до дисквалификации.
- ст. 120 НК — грубое нарушение правил учёта: штраф на организацию; при занижении налоговой базы — существеннее.
- ст. 13.20 КоАП — нарушение правил хранения, комплектования, учёта архивных документов.
Отдельный, не менее болезненный риск — гражданско-правовой: без договора и первички компания проигрывает спор с контрагентом, потому что не может подтвердить условия сделки и факт её исполнения.
Как организовать хранение договоров
На практике договоры удобно вести по номенклатуре дел, разложив по видам и срокам хранения, чтобы не смешивать 5-летние хозяйственные договоры с 50/75-летними договорами ГПХ. Документы временного срока (до 10 лет) можно хранить в самой организации; договоры постоянного и долговременного хранения (учредительные, коллективный, ГПХ с физлицами) правильнее оформлять по архивным правилам (приказ Росархива № 77), а по истечении срока уничтожать через экспертизу ценности и акт о выделении к уничтожению.
«АРХИВАРИУСЪ» проводит архивную обработку договорного массива с выездом в офис: систематизирует договоры по видам и срокам, выделяет к уничтожению просроченное, корректно оформляет долговременную часть и при необходимости переводит бумажный архив в электронный. Это снимает риск как налоговых претензий, так и потери документа в момент спора.
Частые вопросы
Сколько хранить договор поставки или оказания услуг?
Сколько хранить договоры с самозанятыми и подрядчиками-физлицами?
С какого момента считать срок хранения договора?
Можно ли хранить договоры только в электронном виде?
Источники
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» — официальный текст; редакция на Контур.Норматив.
- Справочная информация «Сроки хранения договоров» — КонсультантПлюс.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция по применению Перечня) — pravo.gov.ru.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 — КонсультантПлюс.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23 (пп. 8 п. 1) — КонсультантПлюс.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 22.1 — КонсультантПлюс.
- Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе…» — КонсультантПлюс.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила хранения и комплектования) — pravo.gov.ru.
Материал носит справочный характер и актуален на 2026 год. Точные сроки хранения конкретных документов рекомендуем уточнять по действующим нормативным актам.
