Содержание
Сколько хранить тот или иной документ — вопрос, на котором компании теряют деньги дважды: платят за архив документов, которые давно можно уничтожить, и получают штрафы за то, что уничтожили нужное раньше срока. Единой цифры не существует: сроки разбросаны по нескольким законам, для бухгалтерских документов это чаще всего 5 лет, для налоговых — тоже 5, для кадровых — до 50/75 лет, а часть документов хранится постоянно.
Это опорный справочник по срокам хранения: общие правила, сводная таблица по всем категориям и ссылки на детальные разборы.
Какими законами регулируются сроки хранения
Чтобы определить срок для конкретного документа, нужно свериться сразу с несколькими актами, а при расхождении — применить наибольший срок:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 — минимум 5 лет для бухгалтерских документов.
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23 — 5 лет для налоговых документов, 6 лет — для документов по страховым взносам.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — основной Перечень с конкретными сроками по видам документов.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция) — правило отсчёта сроков.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 22.1 — 50/75 лет для документов по личному составу.
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — правила хранения, в том числе электронного архива.
- ФСБУ 27/2021 — документооборот; хранение бухгалтерских документов только на территории РФ.
Три правила, которые действуют всегда
- Применяется наибольший срок. Если разные нормы устанавливают для одного документа разные сроки, храните по большему из них.
- Отсчёт — с 1 января следующего года. Срок считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовался в учёте или был закончен делопроизводством (п. 4.1 Инструкции № 237).
- «Постоянно» и «50/75» нужно расшифровывать. Для коммерческой организации «постоянно» на практике означает «не менее 10 лет» и далее — до ликвидации. «50/75 лет»: документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет; с 01.01.2003 и позже — 50 лет.
Сводная таблица сроков хранения (2026)
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы, регистры бухучёта | 5 лет | ст. 29 402-ФЗ; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | Постоянно (не менее 10 лет) | Перечень № 236 |
| Квартальная бухгалтерская отчётность | 5 лет | Перечень № 236 |
| Счета-фактуры, книги покупок и продаж | не менее 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; ПП РФ № 1137 |
| Налоговые декларации и расчёты, регистры налогового учёта | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня № 236 |
| КУДиР (УСН) | 5 лет | стр. 318 Перечня № 236 |
| Документы для расчёта и уплаты страховых взносов | 6 лет | пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
| Документы по убыткам (налог на прибыль) | Весь срок переноса + 5 лет | п. 4 ст. 283, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Кассовые и банковские документы | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Учётная политика | 5 лет после года последнего применения | стр. 267 Перечня № 236 |
| Договоры (не поименованные отдельно) и документы к ним | 5 лет после истечения срока действия | ст. 11 Перечня № 236 |
| Договоры ГПХ с физлицами и акты к ним | 50/75 лет | ст. 301 Перечня № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
| Госконтракты (44-ФЗ) | не менее 6 лет | Закон № 44-ФЗ |
| Личные дела, трудовые договоры, приказы по личному составу | 50/75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Расчётно-платёжные ведомости | 6 лет (при наличии лицевых счетов); иначе 50/75 лет | Перечень № 236 |
| Невостребованная трудовая книжка | 50 лет | Перечень № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения / отзыва | Перечень № 236 |
| График отпусков | 3 года | Перечень № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет (вредные условия — 50/75) | Перечень № 236 |
| Устав, протоколы общих собраний, списки участников (ООО) | Постоянно | ст. 50 14-ФЗ; Перечень № 236 |
Таблица покрывает самые частые документы. Точные сроки по конкретным видам и нюансы — в детальных разборах ниже.
Разделы справочника
Справочник разбит по категориям документов. Выберите нужную:
Что делать по истечении срока
Когда срок хранения истёк, документы нельзя просто выбросить. Порядок такой: экспертиза ценности → акт о выделении документов к уничтожению → уничтожение с составлением акта. Подробно — в материалах «Порядок уничтожения документов в организации» и «Акт о выделении документов к уничтожению».
При ликвидации организации документы по личному составу (50/75 лет) уничтожать нельзя — их передают в государственный или муниципальный архив (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ).
Ответственность за нарушение сроков
Ошибки в сроках хранения влекут ответственность сразу по нескольким статьям:
- ст. 15.11 КоАП — грубое нарушение требований к бухучёту (отсутствие первички, регистров, отчётности).
- ст. 120 НК — грубое нарушение правил учёта; при доначислениях штраф зависит от последствий.
- ст. 13.20 КоАП — нарушение правил хранения, комплектования, учёта архивных документов.
Отдельно: без сохранённых документов компания не подтвердит расходы и вычеты при налоговой проверке и не сможет защититься в споре с контрагентом или бывшим работником.
Как привести хранение документов в порядок
На практике навести порядок означает: составить номенклатуру дел со сроками по действующему Перечню № 236, разложить документы по категориям и срокам, выделить к уничтожению просроченное и корректно оформить долговременную часть. Документы временного срока (до 10 лет) можно хранить в организации; постоянного и долговременного (годовая отчётность, кадровые, корпоративные) — по архивным правилам приказа № 77, при необходимости в электронном виде.
«АРХИВАРИУСЪ» выполняет полный цикл с выездом в офис: экспертиза ценности, составление номенклатуры и описей, обработка и переплёт, уничтожение просроченного по акту, перевод бумажного архива в электронный, а при ликвидации — передача документов по личному составу в госархив.
Частые вопросы
Сколько хранить документы в организации по общему правилу?
С какого момента считать срок хранения?
Что делать, если для документа разные сроки в разных нормах?
Можно ли хранить документы только в электронном виде?
Источники
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» — официальный текст (pravo.gov.ru)
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция по применению Перечня) — pravo.gov.ru
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 29 — КонсультантПлюс
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23, ст. 283 — КонсультантПлюс
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 22.1, ч. 10 ст. 23 — КонсультантПлюс
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО», ст. 50 — КонсультантПлюс
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила хранения и комплектования) — pravo.gov.ru
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» — Минфин России
Материал носит справочный характер и актуален на 2026 год. Точные сроки по конкретным видам документов уточняйте по действующему Перечню № 236 или у специалистов АРХИВАРИУСЪ.
