Содержание
«У ИП же нет бухгалтерии — значит, и хранить особо нечего» — распространённое и опасное заблуждение. На самом деле базовые сроки хранения документов у ООО и ИП совпадают: первичка — 5 лет, страховые взносы — 6 лет, кадровые — до 50/75 лет. Различия есть, но в другом: у ООО добавляются корпоративные документы, которые хранятся постоянно, а у ИП — свои особенности, включая обязанность хранить документы даже после закрытия. Разбираем, что и сколько хранить каждой из форм в 2026 году.
Одинаковы ли сроки для ООО и ИП
Да, в основе — одинаковы. Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же сроки хранения, что и организация, и выбранный налоговый режим (ОСНО, УСН, ПСН, ЕСХН) значения не имеет.
Формально Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен для организаций. Но обязанность хранить документы установлена для всех — и для ООО, и для ИП — сразу несколькими актами: Налоговым кодексом (ст. 23), Законом о бухучёте (402-ФЗ) и Законом об архивном деле (125-ФЗ). Кроме того, ряд строк самого Перечня прямо адресован предпринимателям. Поэтому на практике ИП ориентируется на те же сроки, что и компании.
Общий принцип для обеих форм: если разные нормы устанавливают разные сроки для одного документа, применяется наибольший.
Общие сроки: что одинаково для ООО и ИП
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Налоговые декларации и расчёты | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня № 236 |
| Первичные документы для налога (накладные, акты, счета) | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Счета-фактуры | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; ПП РФ № 1137 |
| Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) на УСН | 5 лет | стр. 318 Перечня № 236; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Кассовые документы | 5 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК |
| Документы для расчёта и уплаты страховых взносов | 6 лет | пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК |
| Документы по личному составу (при наличии работников): трудовые договоры, приказы, лицевые счета | 50/75 лет | ст. 22.1 125-ФЗ; Перечень № 236 |
| Расчётно-платёжные и платёжные ведомости | 6 лет (при наличии лицевых счетов); иначе — 50/75 лет | Перечень № 236; ст. 22.1 125-ФЗ |
Срок 50/75 означает: документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет; с 01.01.2003 и позже — 50 лет.
Что нужно хранить именно ООО
У общества, помимо налоговых и кадровых документов, есть корпоративные, которых у ИП нет в принципе. Обязанность их хранить установлена ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО», а сроки — Перечнем № 236.
| Документ ООО | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Устав и изменения к нему, учредительные документы | Постоянно | ст. 50 14-ФЗ; Перечень № 236 |
| Протоколы общих собраний участников, решения единственного участника | Постоянно | ст. 50 14-ФЗ; Перечень № 236 |
| Списки участников общества | Постоянно | ст. 50 14-ФЗ |
| Документы о создании, реорганизации, ликвидации | Постоянно | Перечень № 236 |
| Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность | Постоянно (не менее 10 лет) | Перечень № 236; ст. 29 402-ФЗ |
| Заключения ревизионной комиссии, аудитора | Хранятся согласно Перечню № 236 | ст. 50 14-ФЗ |
Для действующей организации «постоянно» на практике означает «в течение всего срока существования» — эти документы хранятся до ликвидации.
Особенности ИП
ИП может не вести бухучёт. Если предприниматель ведёт книгу учёта доходов и расходов, вести полноценный бухгалтерский учёт и хранить бухгалтерскую отчётность он не обязан (ст. 6 402-ФЗ; письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Поэтому у ИП, как правило, нет годовой бухотчётности, которую нужно хранить постоянно, — он соблюдает сроки налоговых, кассовых и кадровых документов.
Документы нужно хранить даже после закрытия ИП. Снятие с учёта в ЕГРИП не отменяет сроки: однажды сформированный документ хранят весь установленный срок, даже если человек больше не предприниматель. ФНС вправе провести проверку и после закрытия ИП и запросить договоры, акты, УПД; трудовая инспекция может запросить кадровый архив.
Кадры в госархив — по желанию. При наличии работников кадровые документы ИП хранятся 50/75 лет. Сдать их в государственный или муниципальный архив предприниматель вправе, но, в отличие от ликвидируемого ООО, не обязан (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ). Хранить их он может и сам, обеспечив сохранность.
ПСН и совмещение режимов. Предприниматель на патенте, в том числе при совмещении с другим режимом, соблюдает те же правила хранения (письма Минфина от 05.11.2019 № 03-11-11/85064).
Историческая норма. Налоговые декларации ИП, представленные по 2002 год включительно, хранятся 75 лет (стр. 310 Перечня № 236) — на случай подтверждения стажа и пенсионных прав.
С какого момента считать срок
Правило одинаково для ООО и ИП: срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ последний раз использовался в учёте или был закончен делопроизводством (п. 4.1 Инструкции, утв. приказом Росархива № 237). Для налоговых документов отсчёт идёт после окончания налогового периода, в котором документ использовался для исчисления налога.
Ответственность за нарушение сроков
Риски есть у обеих форм, хотя составы применяются по-разному:
- ст. 120 НК (для ООО и ИП) — грубое нарушение правил учёта (отсутствие первички, счетов-фактур, регистров): штраф 10 000 ₽, при нарушении в течение более одного налогового периода — 30 000 ₽, при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 ₽.
- ст. 126 НК — непредставление документов по требованию налогового органа: штраф за каждый документ.
- ст. 15.11 КоАП — грубое нарушение требований к бухучёту: применяется к должностным лицам (актуально прежде всего для руководителя ООО).
- ст. 13.20 КоАП — нарушение правил хранения, комплектования, учёта архивных документов.
При утрате документов из-за форс-мажора (пожар, наводнение) штрафа можно избежать, если оформить акт и уведомить инспекцию.
Как хранить документы
Практический подход одинаков: разложить документы по видам и срокам, не смешивая 5-летние налоговые документы с 50/75-летними кадровыми, обеспечить сохранность и оперативный доступ (документы должны быть готовы к выдаче по запросу ФНС или трудовой инспекции за несколько дней). По истечении срока документы уничтожают через экспертизу ценности и акт о выделении к уничтожению — просто выбросить или сжечь нельзя.
Ключевое различие в финале жизненного цикла: при ликвидации ООО документы по личному составу нужно передать в государственный (муниципальный) архив в обязательном порядке; ИП делает это по желанию, но обязан обеспечить их сохранность.
«АРХИВАРИУСЪ» проводит архивную обработку для организаций и предпринимателей с выездом в офис: систематизирует документы по срокам, оформляет уничтожение по акту, переводит бумажный архив в электронный, а при ликвидации ООО — готовит и передаёт документы по личному составу в госархив.
Частые вопросы
Отличаются ли сроки хранения документов у ООО и ИП?
Нужно ли ИП хранить документы после закрытия?
Обязан ли ИП сдавать кадровые документы в госархив?
Влияет ли налоговый режим ИП на сроки хранения?
Источники
- Налоговый кодекс РФ, ст. 23 (пп. 8 п. 1; пп. 6 п. 3.4), ст. 120, ст. 126 — КонсультантПлюс.
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 50 — КонсультантПлюс.
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 6, ст. 29 — КонсультантПлюс.
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 22.1, ч. 10 ст. 23 — КонсультантПлюс.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» — официальный текст.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 (Инструкция по применению Перечня) — pravo.gov.ru.
- Письмо Минфина России от 17.10.2014 № 03-11-11/52522 (ИП вправе не вести бухучёт при ведении КУДиР) — Минфин России.
Материал носит справочный характер. Нормы проверены и актуальны на июль 2026 года; точные сроки хранения конкретных документов рекомендуем уточнять по действующим нормативным актам.
