Вопрос-ответ

В целом документы делятся на 3 основные группы:

Документы постоянного, временного срока хранения, а также Документы по личному составу. Документы постоянного срока хранения хранятся постоянно на протяжении всего срока работы коммерческой организации и 10 лет, после снятия организации с налогового учета. Документы временного срока хранения и документы по личному составу хранятся от 5 до 75 лет.

Основанием для определения срока хранения документов является проведение экспертизы ценности документов, по результатам экспертизы составляются описи документов постоянного, срока хранения и по личному составу, а также Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

• Закон об архивном деле;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как "не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Для правильного и законного уничтожения документов выполняются шаги, перечисленные ниже.

1. Проводится экспертиза ценности документов, отбираются документы с истекшими сроками хранения.
2. Составляется и оформляется Акт о выделении документов к уничтожению.
3. Составляются сопроводительные документы: протоколы о создании Экспертной комиссии, приказ о проведении экспертизы ценности и уничтожению документов.
4. После утверждения руководителем Акта о выделении документов к уничтожению, документы подлежат физическому уничтожению (измельчению, сжиганию и т.д.).
5. Оформляется акт о физическом уничтожении документов.

К сожалению, нет. Организация обязана хранить документы на бумажных носителях в пределах установленных сроков вне зависимости от того, есть электронные копии этих документов или нет.

Документы, подлежащие уничтожению, утилизируются путем измельчения (шредирования). Уровень секретности P3 - P5.

При процедуре ликвидации организации документы по личному составу необходимо передать на государственное хранение. Для этого необходимо произвести архивную обработку и переплет документов, составить описи и предисловия к ним, историческую справку. После чего необходимо передать документы на рассмотрение Экспертной комиссии. После прохождения комиссии с архивным учреждением заключается договор, производится оплата услуг и документы сдаются на хранение.

- Приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение, отпуска по беременности и родам)

- Личные карточки (Форма Т2)

- Лицевые счета либо ведомости по начислению зарплаты

- Трудовые договоры

- Реестры сведений о доходах физических лиц

- Документы, подтверждающие вредные условия производства

- Списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию.

Если нет возможности найти нужные документы или распечатать их из базы, составляется письмо о недостающих документах, в котором перечисляются документы, которые не удалось найти. Это письмо, за подписью ликвидатора или конкурсного управляющего, передается в архив вместе с описями и исторической справкой.