Вопрос-ответ

Сколько лет должны храниться документы в коммерческой организации?

В целом документы делятся на 3 основные группы:

Документы постоянного, временного срока хранения, а также Документы по личному составу. Документы постоянного срока хранения хранятся постоянно на протяжении всего срока работы коммерческой организации и 10 лет, после снятия организации с налогового учета. Документы временного срока хранения и документы по личному составу хранятся от 5 до 75 лет.

Основанием для определения срока хранения документов является проведение экспертизы ценности документов, по результатам экспертизы составляются описи документов постоянного, срока хранения и по личному составу, а также Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Какие нормативные акты регулируют порядок и сроки хранения документов?

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как "не менее пяти лет после отчетного периода", но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Как законно уничтожить документы?

Для правильного и законного уничтожения документов выполняются шаги, перечисленные ниже.

  1. Проводится экспертиза ценности документов, отбираются документы с истекшими сроками хранения.
  2. Составляется и оформляется Акт о выделении документов к уничтожению.
  3. Составляются сопроводительные документы: протоколы о создании Экспертной комиссии, приказ о проведении экспертизы ценности и уничтожению документов.
  4. После утверждения руководителем Акта о выделении документов к уничтожению, документы подлежат физическому уничтожению (измельчению, сжиганию и т.д.).
  5. Оформляется акт о физическом уничтожении документов.
Можно ли уничтожить документы после их оцифровки?

К сожалению, нет. Организация обязана хранить документы на бумажных носителях в пределах установленных сроков вне зависимости от того, есть электронные копии этих документов или нет.

Каким методом организация может уничтожить документы?

Документы, подлежащие уничтожению, могут быть утилизированы путем измельчения (шредирования) либо сжигания. Способ утилизации документов организация выбирает самостоятельно.

Как организации передать документы в архив в связи с ликвидацией?

При процедуре ликвидации организации документы по личному составу необходимо передать на государственное хранение. Для этого необходимо произвести архивную обработку и переплет документов, составить описи и предисловия к ним, историческую справку. После чего необходимо передать документы на рассмотрение Экспертной комиссии. После прохождения комиссии с архивным учреждением заключается договор, производится оплата услуг и документы сдаются на хранение.

Какие документы необходимо передавать в государственный архив в связи с ликвидацией?

- Приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение, отпуска по беременности и родам)

- Личные карточки (Форма Т2)

- Лицевые счета либо ведомости по начислению зарплаты

- Трудовые договоры

- Реестры сведений о доходах физических лиц

- Документы, подтверждающие вредные условия производства

- Списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию.

Что делать, если некоторые документы, которые надо передать в архив, отсутствуют?

Если нет возможности найти нужные документы или распечатать их из базы, составляется письмо о недостающих документах, в котором перечисляются документы, которые не удалось найти. Это письмо, за подписью ликвидатора или конкурсного управляющего, передается в архив вместе с описями и исторической справкой.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Отзывы

ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой