Архивация бухгалтерских документов

Оставить заявку

Оставить заявку

Архивация бухгалтерских документов — основа документооборота организации. Процесс помогает систематизировать нужные бумаги и максимально облегчить их поиск при необходимости. Это требуется для грамотной организации рабочих процессов и прохождения проверок.

Зачем нужна архивация?

• Согласно существующей законодательной базе бухгалтерские документы подлежат обязательной архивации для обеспечения максимальной сохранности.
• Уничтожение бухгалтерских документов возможно только после истечения срока их хранения и определяется в соответствии с действующим законодательством.
• Первичная документация хранится не менее 5 лет, в зависимости от вида документов, можно в любой момент обратиться к нужным данным.
• Своевременная архивация документов упрощает впоследствии поиск нужной информации.
• Процедура помогает поддерживать порядок. Документы с истекшим сроком хранения, а также утратившие практическую ценность и невостребованные уничтожаются.

Как проводится архивация документов?

• Проводится экспертиза ценности бухгалтерских документов и определение сроков их хранения.
• Систематизация и стеллажирование документов и дел постоянного, временного хранения и документов по личному составу в архиве.
• Оформление актов о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
• Составление описей на документы временного и постоянного срока хранения, а также на документы по личному составу.
• Своевременное уничтожение дел с истекшим сроком архивного хранения.

Систематизация и описание архива — трудоемкое и затратное мероприятие, требующее не только временных и финансовых затрат, но и содержания отдельного помещения с правильными условиями. Для этого необходимо приобрести специальное стеллажное оборудование, технику и программное обеспечение. Кроме того, необходим сотрудник, который возьмет на себя ответственность.

Профессиональные услуги по архивации помогут любой организации сократить бюджет на обработку бухгалтерских документов и защитить конфиденциальную информацию. Благодаря систематизации и архивации возможен удобный поиск нужных бумаг. Кроме того, профессионалы помогут качественно подготовиться к любым налоговым и государственным проверкам.