Хранение документов

Заказать

Заказать

Большой объем бухгалтерских, кадровых, канцелярских и прочих документов приводит к необходимости постоянно увеличивать площади для их размещения, обеспечивать надлежащие условия (в частности, недопустима сырость в помещении), организовывать возможность быстрого поиска. Для решения проблемы рекомендуется воспользоваться услугой по внеофисному хранению документов, которая будет удобна предприятиям всех форм собственности, включая государственные учреждения.

Ответственность за утрату документов.

Тарифы и цены

Преимущества

Какие архивные документы можно передать на хранение?

Принимаются любые документы, в том числе по кадровому и бухгалтерскому учету, деловая и служебная переписка, договоры и контракты, каталоги, техническая документация и др. Хранение архивных документов организовано таким образом, что к каждому из них впоследствии можно будет получить быстрый доступ. При необходимости требуемые папки и короба доставляются в офис заказчика нашей курьерской службой.

Услуга может включать периодическое проведение экспертизы ценности документов, списание и уничтожение архивов, сроки хранения которых истекли.

Мы храним и обслуживаем любые архивные документы, а так же документы, содержащие персональные данные

Ваши документы хранятся в специальных архивных коробах повышенной прочности. Размер короба: 430*340*280. Все короба обезличены и промаркированы штрих-кодом

Архивохранилище находится под круглосуточной охраной и оснащено системами видеонаблюдения и пожаротушения

Ваши документы могут быть доступны только тем лицам, которые указаны в «Формуляре разрешенного доступа». Доступ третьих лиц к документам запрещен

Ответственность за оказание услуг по хранению застрахована

Доставляем оригиналы документов по запросу прямо в ваш офис

Осуществляем поиск, сканирование и отправку документов по электронной почте

Для работы с документами на нашей территории предоставляется рабочая комната, оснащенная необходимой оргтехникой

Этапы работ по приему документов на хранение

Доставка архивных коробов к Вам в офис

Доставляем архивные короба и другие расходные материалы для упаковки документов в удобное для Вас время. Вы можете самостоятельно осуществить упаковку документов в короба либо доверить это нашим специалистам.

Систематизация и упаковка документов в короба

Наши сотрудники осуществляют систематизацию документов по годам, видам, группам, упаковывают их в короба для последующей перевозки.

Погрузка и перевозка документов в архивохранилище

Мы бережно осуществляем погрузку и безопасно перевозим документы на депозитарное хранение.

Составление описи документов

На этом этапе составляется подробная опись ваших документов с указанием короба, где находятся документы. На основании этой описи вы легко сможете искать и запрашивать нужные вам документы.

 

Прием документов на хранение: регистрация в системе учета, маркировка, расстановка на стеллажах

На архивные короба наносятся специальные штрих-коды, по этим штрих-кодам информация заносится в систему учета.

Ответственное хранение ваших документов на протяжении срока действия договора

Передача архивных документов на внеофисное хранение

Процесс состоит из нескольких этапов, включающих ряд подготовительных процедур, а также оформление сотрудничества в соответствии с законодательством. Передача архивных документов на внеофисное хранение проходит по следующему алгоритму:

• выезд нашего специалиста. Он оценивает объем и состояние архива, примерную стоимость услуги, а также определяет порядок дальнейших действий;
• доставка необходимого количества коробов для внеофисного хранения архивных документов;
• составление описей, упаковка документов (это могут сделать наши специалисты или сотрудники компании-заказчика);
• нанесение штрихкодов. Это необходимо для того, чтобы впоследствии можно было быстро найти необходимый короб или папку в большом хранилище. При желании возможна опломбировка в присутствии представителей заказчика.

Далее наша курьерская служба доставляет упакованные материалы к месту их постоянного нахождения.

Передача документов в наше хранилище позволит высвободить дополнительное офисное пространство и избавить себя от решения непрофильных задач.

Для хранения документации в офисе необходимо позаботиться о наличии свободного пространства, склада, хорошо вентилируемого и создания соответствующих условий, а также взять на работу человека, ответственного за архив. Документация организации может быть довольно внушительных объемов и если площадь склада небольших размеров, важно учитывать, что спустя время его нужно будет расширять. Для многих организаций это довольно затратный по времени и финансам процесс, именно поэтому оптимальным решением станет внеофисное хранение документации и важных бумаг.

Депозитарное хранение – надежное и выгодное предложение, возможность хранения документации за пределами офиса, при этом с соблюдением всех норм законодательства и гарантией безопасности персональных данных. Все документы, отправленные на хранения, проходят предварительную классификацию, надежно упаковываются в специальные архивные короба и помечаются соответствующим штрих кодом. Информация, касающаяся хранения документации и системы работы с бумагами доступна в этом разделе.

Мы обеспечиваем индивидуальный подход в ведении дел для каждой компании, гарантируем безопасность хранения документации в архиве, все данные организации конфиденциальны. Упаковка бумаг, направленных для хранения вне офиса в архив, может производиться под наблюдением ответственных лиц, работающих в компании. Все вопросы относительно хранения документации и организации системы работы обсуждаются предварительно, составляются соответствующие законодательству нормативные документы.