Хранение документов

На депозитарное хранение можно передавать любые документы, в том числе: 

• бухгалтерские: первичные документы, отчетность, договоры;
• юридические: договоры, учредительные документы, лицензии;
• кадровые: личные дела сотрудников, приказы, трудовые договоры;
• технические: чертежи, спецификации, инструкции;
• электронные: файлы, базы данных, электронные архивы;
• архивные документы, подлежащие длительному хранению, утратившие оперативное значение.

• Хранение. Предоставляем специально оборудованные помещения для хранения документов.
• Сбор и доставка. Забираем документы из офиса клиента и доставляем в наш архив.
• Опись и каталогизация. Составляем описи документов и создаем электронные каталоги для удобного поиска.
• Сканирование и оцифровка. Производим преобразование бумажных документов в электронный вид.
• Уничтожение документов. Обеспечиваем безопасное уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
• Удаленный доступ к документам. Предоставляем клиентам возможность удаленно просматривать и загружать документы.

Наше хранилище соответствует всем требованиям, предъявляемым к помещениям архива:

• изолировано от производственных и бытовых помещений, иметь несгораемые стены и перекрытия с пределом огнестойкости не менее 2 часов;
• оснащено климатическим оборудованием, которое поддерживает оптимальный температурно-влажностный режим, необходимый для длительного хранения документов;
• в хранилище поддерживается определенный уровень освещения – полная темнота или ограниченный свет, а также предусмотрена защита от действия светового потока при включении осветительных приборов, когда это необходимо;
• предусмотрена охранная сигнализация, видеонаблюдение, контроль доступа.

• Экономия места. Освобождение офисного пространства для более важных задач.
• Снижение затрат. Уменьшение расходов на аренду, оборудование, обслуживание и охрану архивных и офисных помещений.
• Оптимизация бизнес-процессов. Сокращение времени на поиск и обработку документов.
• Безопасность. Обеспечение надежной защиты документов от несанкционированного доступа.
• Соответствие законодательству. Хранение документов в соответствии с требованиями законодательства.
• Гибкость и масштабируемость. Возможность быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям бизнеса.

Для транспортировки документов мы предлагаем классические архивные короба из переплетенного картона с выемками для рук. В основе короба – трехслойный гофрокартон, который выдерживает большие нагрузки и защищает бумаги от влаги и внешней среды. Стандартный размер короба – 390х315х275 мм. Такой короб вмещает в себя 5 папок типа «корона» толщиной 7,5 см.

Документы, переданные на архивное хранение, находятся на территории наших офисных центров, адреса которых указаны на странице «Контакты». Для уточнения адреса хранения ваших документов и по другим вопросам свяжитесь с нашими менеджерами любым удобным для вас способом.

Мы способны сразу забрать и перевезти все документы, предназначенные для внеофисного хранения. Если подготовку документов к хранению вы будете производить своими силами, то, пожалуйста, при оформлении заказа укажите количество документов, чтобы мы могли подобрать подходящий автомобиль для их транспортировки.

На внеофисное хранение мы принимаем документы от компаний и организаций всех форм собственности. Основанием для начала сотрудничества служит заявка от клиента и заключение договора.

Обычно мы принимаем документы для хранения на срок от 1 года.

Доставка физических документов осуществляется в день запроса или на следующий день. Скан-копии будут доставлены еще быстрее. Благодаря четкой системе учета, вы можете получить нужные документы гораздо быстрее, чем, если бы они находились в вашем офисе.