Архивация кадровых документов

Оставить заявку

Оставить заявку

Архивация кадровых документов — одна из наиболее значимых в организации, поскольку документы по личному составу сотрудников, когда-либо работавших в компании, являются подтверждением их прав на социальное обеспечение и хранятся 50 или 75 лет. После ликвидации организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение.

Кадровые документы могут быть временного и долговременного сроков хранения. Например, приказы о предоставлении очередных отпусков хранятся 5 лет, а приказы о приеме на работу-50 лет.

Кадровые документы долговременного хранения требуют специальной архивации. Эта процедура включает в себя: проведение экспертизы ценности, определение сроков хранения документации, формирование дел, нумерацию листов, оформление листов-заверителей. После чего документы брошюруются архивным переплетом, оформляются обложки дел с проставлением штампов.

Какие кадровые документы необходимо архивировать

• приказы по личному составу;
• личные карточки (форма Т2);
• трудовые договоры;
• договоры ГПХ с физическими лицами;
• личные дела;
• штатные расписания;
• и др. документы.

После ликвидации или банкротства организации эти документы обязательно должны быть переданы на государственное хранение.

Этапы архивирования кадровых документов

1. Проведение экспертизы ценности
   На данном этапе производится отбор документов по личному составу, поскольку именно эти бумаги предназначены для длительного хранения (от 75 лет и более). Остальные дела хранятся в течение меньшего срока (от 1 года до 10 лет).
2. Формирование архивных дел
   Теперь необходимо удостовериться в том, что все предназначенные для сдачи в архив документы исполнены и корректно оформлены (каждый в единственном экземпляре). Кроме того, на этом этапе производится отсев тех дел, которые не подлежат хранению, с целью их дальнейшего уничтожения. Порядок уничтожения кадровых документов также подчиняется строгому своду правил.
3. Техническая подготовка документов
   К данной процедуре предъявляется несколько жестких требований. При их выполнении нельзя ошибаться, иначе архивирование кадровых документов, которые оформлены некорректно, будет невозможно:
   • процесс составления дел регламентируется в соответствии с номенклатурой компании;
   • как только к делу подшивается хотя бы один кадровый документ, оно считается заведенным;
   • в дела подшиваются только подлинники (исключение — копии переписок);
   • документы, подлежащие возврату, а также проекты и дублетные экземпляры не нужно подшивать в дела;
   • каждое дело содержит отчетность по кадровой службе за один календарный год;
   • объем каждого дела не должен превышать 250 листов;
   • если есть необходимость в превышении объема дела, нужно формировать тома;
   • содержание кадровых документов внутри каждого дела должно подчиняться строгому порядку (сортировка по алфавиту, по дате формирования, по сроку хранения и пр.).
4. Оформление обложек и простановка архивных штампов
   Обложка, или титульный лист, формируется одновременно с подшиванием бумаг отдела кадров в дело. На ней указывается информация о названии организации и ее структурном подразделении, ставится номер или индекс дела, заголовок, а также прописываются сроки хранения документов.
5. Составление описи
   Опись позволяет вести учет хранения и облегчается последующее использование хранящихся в архиве бумаг отдела кадров, поскольку в нем есть информация касательно номера, индекса, даты создания документа, его заголовка и обязательной нумерации. Опись составляется на унифицированном бланке и вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.
6. Архивный переплет
   Эта процедура помогает избежать порчи или потери документов, а также упрощает их хранение.
7. Передача кадровых документов в архив.
   Очевидно, что процедура архивации кадровых документов достаточно сложна. Кроме того, она требует решения множества организационных вопросов, например:
   • выделение под архив отдельного помещения, к которому предъявляются повышенные требования;
   • введение в штатное расписание архивариуса;
   • оборудование рабочего места архивариуса;
   • закупка стеллажной системы и расходных материалов для правильного хранения документов и пр.

Эта процедура может потребовать больших финансовых вложений, а также значительного количества времени, ради которого придется пожертвовать рабочим процессом. Поэтому сегодня экономные руководители организаций стремятся снизить издержки и передают архивирование кадровых документов в ведение профессионалов, которые берут все сложности на себя.