Функциональные возможности электронного архива

Электронный архив (далее — ЭА) — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

• структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов;
• ведение атрибутивных карточек документов;
• поиск документов, включая атрибутивный (по полям карточек с возможностью сочетания условий), полнотекстовый, по штрихкоду;

• поливариантное представление информации, в том числе в виде настраиваемых пользователями представлений (сортировки, фильтры, группировки, итоги и т. п.);
• добавление, а в ряде случаев и удаление документов;
• хранение всех версий документов (поддержка версионности);
• формирование выборок и массовые выгрузки документов на локальные компьютеры пользователей.

Просмотр документов осуществляется ассоциированными программами, например Adobe Reader.

К числу сервисных функций электронного архива относятся:

• разграничение прав доступа пользователей к документам, разделам;
• автоматическое выполнение резервного копирования данных;
• ведение журналов действий пользователей.

Создание электронного архива документов может рассматриваться как в качестве самостоятельного решения, так и в качестве первого шага по формированию единого информационного пространства организации. Последнее станет фундаментом для эффективного взаимодействия всех подразделений в рамках внутренних рабочих процессов, а также предприятия с внешним миром (органами экспертизы, контролирующими инстанциями, подрядными организациями).

Выбор варианта программно-аппаратной реализации электронного архива (а фактически плана инсталляции ПО) зависит от требований к быстродействию, надежности и отказоустойчивости. Стоимость создания вариантов существенно отличается по нескольким причинам:

• разное количество задействованных серверов;
• разное количество лицензий системного ПО;
• разная сложность и продолжительность работ по инсталляции и настройке ПО.

Наши специалисты предлагают несколько вариантов программно-аппаратной архитектуры ЭА:

• на основе Microsoft SharePoint (редакции Foundation, Server Standard, Server Enterprise);
• на базе «1С:Предприятие» (версии 8 либо другие совместимые с инфраструктурой клиента);
• на базе бесплатной операционной системы FreeBSD или Linux, бесплатных библиотек управления интерфейсами и связями с БД, бесплатной СУБД.

В настоящий момент данные решения являются лучшими по соотношению качества, функциональности и цены. Все три варианта электронного архива часто используются для автоматизации делопроизводства.