Архивирование документов постоянного срока хранения

Заказать

Заказать

Существует целый ряд организаций, в делопроизводстве которых откладываются документы постоянного срока хранения. Кроме документов, относящихся к материалам по личному составу компании, о которых читайте в соответствующем разделе этой страницы, есть ряд документов, в основном, государственной и муниципальной службы, срок хранения которых неограничен. Это может также относиться и к некоторым комплексам, откладывающимся в деятельности коммерческих организаций определенного рода, например пенсионные фонды и пр.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

Наша компания имеет широкий опыт сотрудничества с государственными и муниципальными организациями, такими как районные управы г. Москвы, так что мы сможем профессионально обеспечить ваши потребности по формированию и оформлению постоянно хранящихся документов.

Этапы архивирования документов

На сегодняшний день выполняется архивирование документов следующих типов: бумаг временного хранения с неистекшим сроком давности, дел по личному составу и документации, предназначенной для постоянного хранения. Если же бумаги не подлежат дальнейшему содержанию, выполняется их уничтожение.

Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:

• Подготовительные мероприятия;
• Сортировка;
• Систематизация;
• Опись;
• Каталогизация.

Почему нужно проводить архивную обработку документов:

• Обеспечение сохранности и учета особо ценных документов;
• Подготовка дел к передаче на государственное и ведомственное хранение;
• Экспертиза и восстановление утраченных документов;
• Без предварительной обработки документов, законодательно запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения;

Плюсы архивной обработки документов:

• Дальнейшее хранение документов соответствует требованиям законодательства;
• Обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи;
• Экономия занимаемого документами места;
• Экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера;
• Документы подготовлены к передаче на государственное хранение;
• По результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения;