Систематизация документов

Систематизация документов — важное мероприятие по документационному обеспечению любой компании. Обычно систематизируются документы, которые чаще всего используются в организации либо документы долговременного срока хранения:

Цель — оптимизировать доступ к информации, которая содержится в документах. При правильной систематизации архива сотрудники организации смогут без проблем осуществлять поиск документов, к тому же это позволит вести учет документов, находящихся в офисе организации и обеспечить их физическую сохранность.

На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам и др. Так же при систематизации, документы расставляются на стеллажи либо упаковываются в короба, составляются описи документов, корешки папок приводятся к единообразию.

Процесс очень трудоемкий, требует немалых затрат времени и  привлечения персонала. Однако качественная систематизация и хранение документов позволят облегчить работу с ними.

В процессе происходит сортировка и систематизация документов по видам, группам, годам.составляются описи документов, производится экспертиза ценности документов. При наличие в организации документов с истекшими сроками хранения, составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Систематизация архивных документов должна учитывать ряд признаков, самым востребованным из которых является номинальный признак, когда они соединяются в одно дело. Сюда можно отнести «Договоры», «Счета-фактуры», «Протоколы заседания комиссии» и т.д. Вы сможете быстро найти необходимый источник документ за конкретный период. Качественно с этим справиться поможет только профессионал.

Систематизация и учет документов

Критерии для качественной профессиональной обработки:

Основные этапы систематизации и учета документов:

• детально изучается архив, проводится экспертиза ценности документов;
• документы, которым требуется архивная обработка, систематизируются;
• при необходимости документы переплетаются в твердую картонную обложку (архивный переплет), что позволяет значительно уменьшить объем документов и обеспечивает их сохранность;
• документы по личному составу и долговременного срока хранения требуют архивной обработки: систематизируются нумеруются листы, наносятся архивные шрифты, оформляется лист-заверитель дел и т. д.;
• составляются описи документов долговременного и временного сроков хранения.

К сожалению, не все руководители понимают значение систематизации и хранения бумаг. Тем не менее это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов организации. Она должна проводиться абсолютно в любой компании вне зависимости от формы собственности. За правильную сохранность архива отвечает руководитель.

Систематизация — это организационно-технологическая процедура документационного обеспечения. Ограничений по видам документов нет — это могут быть любые кадровые, бухгалтерские или отдельно сформированные договоры с контрагентами.

Как мы работаем при систематизации документов?

Качественно выполнить весь объем мероприятий поможет наша организация. Мы на протяжении длительного периода работаем в профильной сфере. За время работы удалось сформировать полный комплекс услуг, востребованных на рынке.

Мы выявили критерии объективного формирования стоимости обработки документов.

Основные критерии:

• объем документооборота организации;
• период выполнения работ (то есть срочность их проведения);
• регулярное сотрудничество (скидки для постоянных клиентов).

Наши специалисты со всей внимательностью и ответственностью относятся к обработке и систематизации документов организации, грамотно и своевременно выполняют возложенные на них обязанности.