Работаем на портале поставщиков госуслуг
Переплет документов за полцены
Внимание! Акция! Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно Бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии ваших документов, а так же сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Создание электронного архива документов

В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы разложены в папках. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но является ее эффективным дополнением.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник работает не с оригинальными материалами, а их копиями. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

  • Возможность управления системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней допуска к данным.
  • Удобная классификация.
  • Быстрый поиск и печать документов.
  • Возможность расширенного поиска материалов по реквизитам.
  • Быстрое копирование нужных файлов.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

  1. Подготовка материалов. Сюда входит расшивка всех листов, если это возможно, удаление скрепок и скоб, систематизация по папкам.
  2. Сканирование документов. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
  3. Классификация – создание каталога по определенным параметрам, облегчающим поиск. Сюда также входит реставрация текстовых и графических материалов, удаление ошибок, дефектов и т. д.
  4. Создание системы поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного архива учитывается также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

 

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными типами документов, в том числе юридическими, бухгалтерскими, техническими и кадровыми. Стоимость услуг каждый раз определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов.

Архивные услуги
Архивация документов
Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов
Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Сканирование договоров
Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Создание электронного архива
Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов
Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов
Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов
Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.
Услуги для арбитражных управляющих
Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Наши клиенты - наше имя
Свидетельства об аккредитации
Отзывы