Создание электронного архива документов

Создание электронного архива документов
Создание электронного архива документов

В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы разложены в папках. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но является ее эффективным дополнением.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник работает не с оригинальными материалами, а их копиями. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

  • Возможность управления системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней допуска к данным.
  • Удобная классификация.
  • Быстрый поиск и печать документов.
  • Возможность расширенного поиска материалов по реквизитам.
  • Быстрое копирование нужных файлов.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Создание электронного архива документов

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

  1. Подготовка материалов. Сюда входит расшивка всех листов, если это возможно, удаление скрепок и скоб, систематизация по папкам.
  2. Сканирование документов. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
  3. Классификация – создание каталога по определенным параметрам, облегчающим поиск. Сюда также входит реставрация текстовых и графических материалов, удаление ошибок, дефектов и т. д.
  4. Создание системы поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного архива учитывается также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

Обзор электронного архива

Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов.

Создание электронного архива документов

Любой помещенный в каталог документ можно открыть и посмотреть.

Электронный архив

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.

Электронный архив документов

2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.

Изображение 1

Кроме того, поиск может осуществляться инструментами «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».

Изображение 2

3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и правила группировки документов (по периодам, видам, исполнителям и т. д.).

Изображение 3

4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.

Изображение 5

Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:

  • доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц);
  • автоматическое резервное копирование документов для предотвращения их случайной утери из-за краха оборудования или программного обеспечения;
  • доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих защиту передаваемой информации;
  • автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.

Электронный архив следует создавать на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными типами документов, в том числе юридическими, бухгалтерскими, техническими и кадровыми. Стоимость услуг каждый раз определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Работаем на портале поставщиков госуслуг
Акция на переплет документов!
Архивный переплет от 120 рублей за книгу! Заказать
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно! Заказать
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество. Заказать
Скидка на услугу хранения документов!
Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ. Заказать
Электронный архив в подарок!
Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение "Электронный архив" в подарок. Заказать
Срочное уничтожение документов
Уничтожим Ваши документы в день обращения! Заказать

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Свидетельства об аккредитации
Свидетельства об аккредитации 1
Свидетельства об аккредитации 2

Отзывы

ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой