Архивация документов
Архивация документов — это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами. Мы помогаем упорядочить архив, сократить риски при проверках и обеспечить быстрый доступ к нужным делам без перегрузки офиса и сотрудников.
Смотрите видео как мы работаем
Архивация документов — это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами.
Мы выстраиваем архив так, чтобы документы были безопасны, доступны и полностью соответствовали требованиям законодательства.
Тарифы и цены
Аудит документов
Бесплатная услуга по анализу состояния документов в организации, оценка объема документации.
Проведение экспертизы ценности документов, списание документов с истекшими сроками хранения)
Включает оценку содержания документов, изучение номенклатуры дел организации, уничтожение документов с истекшим скором хранения или копии.
Архивная обработка документов долговременного срока хранения и документов по личному составу
Включает систематизацию документов, подготовку документов к сдаче на хранение, составление и внедрение номенклатуры дел, автоматизацию процессов учета, создание «эффективного» архива в организации.
Архивная обработка документов временного хранения
Включает систематизацию документов, автоматизацию процессов учета, создание «эффективного» архива в организации.
Внеофисное хранение документов
Передача документов на хранение в государственные и муниципальные архивы
Итоговая стоимость рассчитывается после аудита и зависит от объема и состояния документов.
Как мы работаем?
Этапы архивации документов
Почему аутсорсинг архива выгоднее штатного сотрудника?
Согласно российскому законодательству, документы предприятий хранятся от 1 года до 75 лет. Некоторые виды документов (например, по личному составу) требуют постоянного хранения. Содержание собственного архива — это затраты на помещение, стеллажи, сотрудника и его обучение.
Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание штатного сотрудника. Вам не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу, а профессиональная обработка защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.
- Экономия до 40% на содержании архива.
- Юридическая защита: все акты и описи соответствуют нормам.
- Быстрый доступ: заявка на выдачу документов онлайн.
Грамотно составленные описи, акты об уничтожении и электронная обработка дают возможность упорядочить работу офиса и получать доступ к документам в удобном формате.
Сертификаты и лицензии
Собрали свидетельства об аккредитации и другие документы в одно место, чтобы вы знали с кем будете сотрудничать. Можем предоставить оригиналы документов по запросу.
Вопросы и ответы
Что такое архивация документов?
Архивация документов – это комплекс мероприятий, направленных на долгосрочное хранение документов, утративших актуальность для текущей деятельности компании, но требующих сохранения в силу юридических, исторических или иных значимых причин.
Зачем нужно архивировать документы?
Архивация необходима для обеспечения сохранности важных документов, соблюдения законодательства, оптимизации работы с информацией и снижения рисков.
В чем разница между физическим и цифровым архивированием?
Физическое архивирование предполагает хранение бумажных документов в специально оборудованных помещениях (архивах). Цифровое архивирование – хранение электронных документов в цифровых хранилищах, с использованием специализированного программного обеспечения и соблюдением требований информационной безопасности.
Какие документы подлежат архивации?
В архив передаются документы, срок хранения которых превышает установленные законодательством или внутренними правилами организации сроки хранения (например, более 10 лет). Это могут быть финансовые документы, управленческие документы, кадровые документы и другие.
Какие преимущества электронной архивации документов?
- Экономия места. Архивирование позволяет сжимать файлы, уменьшая их размер и освобождая место на диске или других носителях.
- Безопасность данных. Архивированные файлы можно защитить паролем, что предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
- Удобство хранения и передачи. Архивы занимают меньше места, что облегчает их хранение и передачу по сети или на съемных носителях.
- Сохранность документов. Электронные архивы обеспечивают защиту от физического повреждения, утраты или кражи, которые могут произойти с бумажными документами.
- Удобный поиск и доступ. Электронные архивы позволяют быстро находить нужные документы с помощью поиска по ключевым словам или другим параметрам.
- Экономия ресурсов. Электронное хранение документов снижает потребность в бумаге, печати, транспортировке и обслуживании бумажных архивов.
- Оптимизация работы. Электронные архивы упрощают работу с документами, позволяя быстро находить, копировать, отправлять и обрабатывать нужную информацию.
- Резервное копирование. Электронные архивы позволяют создавать резервные копии документов, обеспечивая их сохранность в случае непредвиденных ситуаций.
- Контроль доступа. Электронные архивы позволяют настроить права доступа к документам, обеспечивая безопасность и конфиденциальность.
Что такое экспертиза ценности документов?
Это процесс определения важности документов для дальнейшего хранения или утилизации.
Во сколько мне обойдутся ваши услуги?
Ориентировочную цену вы можете узнать у нашего менеджера во время первой консультации. Итоговую стоимость рассчитает наш консультант, который приедет к вам в удобное для вас время для оценки объема и сложности работы.
На чьей территории осуществляются работы?
Процесс архивации может осуществляться на территории клиента или нашего центра. Во втором случае мы перевозим бумажный массив своим транспортом, гарантируем безопасность, конфиденциальность и сохранность документов.
Архивные услуги
Наши клиенты — наше имя
Отзывы
