Архивация документов

Архивация документов
Архивация документов

Архивация документов- это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами.

Аудит документов-бесплатная услуга по оценке состояния архива в организации. В результате аудита вы получите:

  • оценку текущего состояния документов и проверку соответствия архива требованиям законодательства;
  • оценку объёма документации в архиве с разбивкой по видам, группам и срокам хранения;
  • выявление основных потребностей Заказчика, пути оптимизации работ с документацией;
  • определение объемов документов, которые можно уничтожить;
  • эффективность использования офисного пространства, выделенных под хранение документов.

Экспертиза ценности документов- процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение.

Необходимость такой экспертизы возникает в следующих случаях:

  • систематизация и дальнейшее хранение документации в архиве организации;
  • составление номенклатуры дел;
  • проверка сроков хранения документов;
  • списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
  • отбор документов для передачи на государственное хранение в связи с ликвидацией или банкротством организации;

Архивная обработка документов (архивация, архивирование) -это процесс связанный с систематизацией и упорядочением документов и направленный на обеспечение максимальной сохранности документации и своевременного и законного уничтожения. При правильной архивации сотрудники организации смогут без проблем осуществлять поиск документов, к тому же это позволит вести учет документов, имеющихся в организации.

На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам, переплет документов, нумерацию листов, составление описей и др. Так же при систематизации, документы расставляются на стеллажи либо упаковываются в короба, составляются описи документов, корешки папок приводятся к единообразию.

Особенности архивной обработки в Компании Архивариусъ:

  • архивная обработка документации может осуществляться как на территории Заказчика, так и в наших специально оборудованных хранилищах;
  • наши сотрудники-профессиональные архивисты;
  • благодаря большому штату архивистов и технических специалистов, мы готовы в сжатые сроки обработать большие объемы документов;
  • предоставляется бессрочная гарантия на оказанные услуги.

Варианты хранения документов:

  • хранение документов в вашем офисе;
  • депозитарное хранение документов (передача документов в частный архив);
  • государственный архив (передача возможна только при условии ликвидации организации);
  • ведомственный архив;
  • электронный архив.

Внеофисное (депозитарное хранение) позволит сократить расходы на аренду офисных площадей, оптимизирует работу с документами и обеспечит их максимальную сохранность.

Подробная информация о данной услуге представлена на странице Хранение документов

Подробная информация о данной услуге представлена на странице Передача документов на хранение в связи с ликвидацией или банкротством

Услуга

Стоимость

Аудит документов

Бесплатно (при вызове менеджера)

Проведение экспертизы ценности документов, списание документов с истекшими сроками хранения)

65 рублей

Архивная обработка документов долговременного срока хранения и документов по личному составу

700 рублей

Архивная обработка документов временного хранения

180 рублей

Внеофисное хранение документов

от 19 руб в месяц

Согласно российскому законодательству в области архивного дела, документы предприятий хранятся на протяжении от 1-10 лет (первичные бухгалтерские документы) до 75 лет (отдельные виды кадровых документов). Также в организациях присутствуют документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего срока ее существования. Архивация и уничтожение документов производятся в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Несоблюдение правил в ряде случаев приводит к административным, гражданско-правовым или уголовным мерам наказания.

Этапы архивации документов

 

Аудит документов

Бесплатная услуга по анализу состояния документов в организации, оценка объема документации, выявление потребностей Заказчика с целью повышения эффективности работы

 

Экспертиза ценности документов

Все начинается с анализа (экспертизы ценности) документов. Услуга включает оценку содержания документов и их особенностей, а также изучение номенклатуры дел организации при ее наличии. Документы с истекшим сроком хранения, копии, дублирующие экземпляры, и черновики подлежат изъятию и уничтожению, а оригиналы оформляются для дальнейшего хранения. По результатам экспертизы составляется акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению.

 

Архивная обработка документов

Услуга направлена на повышение эффективности работы с документами. Включает в себя: систематизацию документов постоянного и временного срока хранения, а так же документов по личному составу, подготовку документов к переплету и сдаче на хранение, составление и внедрение номенклатуры дел, автоматизацию процессов учета и перемещения документов, создание «эффективного» архива в организации.

 

Хранение документов

Компания «Архивариус» имеет большой опыт в передаче документов на государственное хранение, что позволяет быстро, качественно осуществить передачу документов на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Требования к архивной обработке документов

  • Согласованность действий с действующей нормативно-законодательной базой.
  • Фиксация итогов работы на бумаге в форме описей и актов.
  • Наличие ответственного лица соответствующей квалификации, контролирующего процесс (это может быть как сотрудник компании, так и приглашенный специалист — архивариус).

Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание сотрудников в штате. В этом случае не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная услуга по обработке архива защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Самое сложное в архивной обработке — найти профессионалов. Убедитесь в компетентности наших сотрудников! Выезд консультанта бесплатен. Особые условия, акции и цены уточняйте у менеджеров.

Акция на переплет документов!
Архивный переплет от 120 рублей за книгу!
Изменения условий перевозки документов.
При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!
Бесплатно вызовите нашего специалиста
Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.
Скидка на услугу хранения документов!
Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.
Электронный архив в подарок!
Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение "Электронный архив" в подарок.
Срочное уничтожение документов
Уничтожим Ваши документы в день обращения!
Работаем на портале поставщиков госуслуг

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Отзывы

ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой