Архивация документов

Оставить заявку

Оставить заявку

Архивация документов- это комплекс услуг, направленных на повышение эффективности работы с документами.

Аудит документов

 

Аудит документов-бесплатная услуга по оценке состояния архива в организации. В результате аудита вы получите:

• оценку текущего состояния документов и проверку соответствия архива требованиям законодательства;
• оценку объёма документации в архиве с разбивкой по видам, группам и срокам хранения;
• выявление основных потребностей Заказчика, пути оптимизации работ с документацией;
• определение объемов документов, которые можно уничтожить;
• эффективность использования офисного пространства, выделенных под хранение документов.

Экспертиза ценности документов

 

Экспертиза ценности документов- процесс изучения документов на основании критериев их ценности для выяснения длительности хранения и отбора для дальнейшего хранения в организации, утилизации или передачи на государственное хранение.

Необходимость такой экспертизы возникает в следующих случаях:

• систематизация и дальнейшее хранение документации в архиве организации;
• составление номенклатуры дел;
• проверка сроков хранения документов;
• списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• отбор документов для передачи на государственное хранение в связи с ликвидацией или банкротством организации;

Архивная обработка документов

 

Архивная обработка документов (архивация, архивирование) -это процесс связанный с систематизацией и упорядочением документов и направленный на обеспечение максимальной сохранности документации и своевременного и законного уничтожения. При правильной архивации сотрудники организации смогут без проблем осуществлять поиск документов, к тому же это позволит вести учет документов, имеющихся в организации.

На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам, переплет документов, нумерацию листов, составление описей и др. Так же при систематизации, документы расставляются на стеллажи либо упаковываются в короба, составляются описи документов, корешки папок приводятся к единообразию.

Особенности архивной обработки в Компании Архивариусъ:

• архивная обработка документации может осуществляться как на территории Заказчика, так и в наших специально оборудованных хранилищах;
• наши сотрудники-профессиональные архивисты;
• благодаря большому штату архивистов и технических специалистов, мы готовы в сжатые сроки обработать большие объемы документов;
• предоставляется бессрочная гарантия на оказанные услуги.

Передача документов на хранение

 

Варианты хранения документов:

• хранение документов в вашем офисе;
• депозитарное хранение документов (передача документов в частный архив);
• государственный архив (передача возможна только при условии ликвидации организации);
• ведомственный архив;
• электронный архив.

Внеофисное (депозитарное хранение) позволит сократить расходы на аренду офисных площадей, оптимизирует работу с документами и обеспечит их максимальную сохранность.

Депозитарное хранение

 

Подробная информация о данной услуге представлена на странице Хранение документов

Государственное хранение

 

Подробная информация о данной услуге представлена на странице Передача документов на хранение в связи с ликвидацией или банкротством

Согласно российскому законодательству в области архивного дела, документы предприятий хранятся на протяжении от 1-10 лет (первичные бухгалтерские документы) до 75 лет (отдельные виды кадровых документов). Также в организациях присутствуют документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего срока ее существования. Архивация и уничтожение документов производятся в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела. Несоблюдение правил в ряде случаев приводит к административным, гражданско-правовым или уголовным мерам наказания.

Этапы архивации документов

Архивация документов. Процесс обработки документов.

• Требования к архивной обработке документов
• Согласованность действий с действующей нормативно-законодательной базой.
• Фиксация итогов работы на бумаге в форме описей и актов.

Наличие ответственного лица соответствующей квалификации, контролирующего процесс (это может быть как сотрудник компании, так и приглашенный специалист — архивариус).
Приглашение сторонних экспертов по архивированию документов, как правило, оказывается более выгодным. Стоимость услуги будет меньше затрат на содержание сотрудников в штате. В этом случае не нужно тратить время на длительную «бумажную» работу. Кроме того, профессиональная услуга по обработке архива защищает от риска ошибок из-за низкой квалификации архивариуса.

Архивная обработка и хранение документации в соответствии с нормами законодательства РФ – задача каждой компании. К сожалению, не всегда есть возможность выделить достаточно просторное и советующее помещение для хранения большого количества бумаг, да и увеличение штата сотрудников для обеспечения контроля за соблюдением правильности хранения дел, может быть затратным.

Оптимальным решением для создания архивных дел станет выбор в пользу сторонней организации, обеспечивающей весь спектр работ по классификации, экспертной оценке и хранению документов, а также их уничтожение в случае необходимости.
Порядок оформления и составление архивных данных строго определен регламентом.

У нас квалифицированные сотрудники, выполняющие весь комплекс работ обработки архивных дел, с составлением и формированием описи на все виды документов, включая все виды бухгалтерских и кадровых бумаг. Порядок оформления и техническая сторона исполнения гарантирует конфиденциальность, безопасность и правильность. Перечень наших работ довольно обширен, для консультации можно обратиться онлайн или в телефонном режиме к менеджеру.

Грамотно и своевременно составленные описи, акт об уничтожении документации с истекшим сроком, архивация договора, а также ручная и электронная обработка архивных файлов даст возможность упорядочить работу в офисе, получать доступ к необходимым документам в удобном формате.

Самое сложное в архивной обработке — найти профессионалов. Убедитесь в компетентности наших сотрудников! Выезд консультанта бесплатен. Особые условия, акции и цены уточняйте у менеджеров.