Подготовка документов для передачи в архив

В архиве организации документация хранится определенный срок, после чего документы в могут быть утилизированы либо переданы в государственный архив (для коммерческих организаций только в случае ликвидации компании). Порядок подготовки документов к архивному хранению состоит из нескольких обязательных этапов, которые выполняются архивариусом или сотрудниками предприятия.

Порядок подготовки бумаг для сдачи в архив

• Полистная экспертиза. Проводится специалистами с целью определения сроков хранения документов и отбора документов, которые подлежат передаче на государственное хранение
• Архивация или архивирование документов. Этот этап подразумевает систематизацию документов внутри каждого дела по номерам, датам либо фамилиям сотрудников.
• Опись документов для архива и составление научно-справочного аппарата. Для передачи дел в государственный архив организации необходимо составить описи документов, внутренние описи, предисловия к описям и историческую справку
• Переплет дел. Документы долговременного хранения, передаваемые в архив подлежат архивному переплету. Такая подготовка документов в архив необходима для сохранения всех листов в деле. Также обязательно оформляется обложка и корешок, проставляются штампы и оформляется лист-заверитель.

В государственный архив передаются следующие виды документов:

• Приказы по личному составу (о приеме, об увольнении, переводе, премировании и др.)
• Личные карточки (форма Т2)
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
• Договоры ГПХ с физическими лицами
• Документы по заработной плате (лицевые счета или расчетно-платежные ведомости)

Во время прохождения процедуры согласования описей в архиве, сотрудники госархива проверяют не только наименования и количество бумаг, но и количество страниц, правильность брошюровки, опись архивных документов и т.д. После всех согласований и прохождения экспертно-проверочной комиссии, архив выдает акт, который подтверждает передачу дел.

Компания Архивариусъ предлагает услуги подготовки документов к последующей передаче на государственное хранение, а также создание электронных архивов «под ключ» с внедрением современных и безопасных систем хранения данных и быстрого поиска.