Архив договоров

Оставить заявку

Оставить заявку

Архивная обработка — это, прежде всего, услуга, польза которой никак не зависит от поля деятельности компании. Архивы организаций призваны хранить документы в течение определенного времени, затем они отдаются на государственное хранение. Любая организация, функционирующая не первый год, успела приобрести архив документов, сюда же относятся и договоры.

Чем компания дольше предоставляет свои услуги, чем более востребованной является ее деятельность, чем больше постоянных клиентов, тем больше различных бумаг и документов в архиве договоров.

Сроки хранения отдельных видов договоров:

• Договоры аренды недвижимого имущества-10 лет;
• Договоры лизинга-5 лет;
• Договоры купли-продажи ценных бумаг-постоянно;
• Трудовые договоры-50/75 лет;
• Договоры поставки/покупки товара и услуг-5 лет;

Необходимо учитывать, что договоры хранятся в течении установленного срока только после окончания срока его действия и полного исполнения обязательств.

В данном случае порядок — это не самоцель, а самая настоящая необходимость, организационная и социально-правовая. Архивная обработка имеет установленный законом порядок проведения мероприятий, которому необходимо следовать.

Организацию архива договоров можно представить в виде двух типов работ:

• обрабатывается ранее созданный архив договоров;
• обрабатываются вновь поступившие договоры.

В зависимости от типа договоров они обрабатываются одним из двух способов.

На сегодняшний день существует возможность составления электронного архива договоров или обработки документации вручную. Данные способы имеют существенные отличия друг от друга.

Электронная обработка (оцифровка) представляет собой сканирование бумаг, которые впоследствии заносятся в уже имеющуюся базу или во вновь созданную систему электронного архива. Под ручной обработкой договоров предполагается систематизация договоров по ключевым признакам (дата, вид, контрагент, предмет) вместе с описью документов. Эти услуги дополняют друг друга.

Организация архива договоров

Организация архива договоров проходит в несколько этапов:

1. Документы формируются в дела за счет слияния с соответствующими договорами, одновременно выделяются договоры постоянного и временного сроков хранения, действующие и закрытые.
2. Требуется систематизация договоров по годам, контрагентам, датам.
3. Оформляются дела. Оформляются реквизиты обложки дела, заголовков; составляется лист-заверитель, нумеруются листы, составляется внутренняя опись (дела постоянного хранения), документы систематизируются внутри дела.
4. Подготавливается реестр договоров для бухгалтерии и юридического департамента, чтобы выделить закрытые дела.
5. Составляются описи дел.
6. Что касается закрытых дел, выделяются документы с вышедшим сроком хранения, — их требуется уничтожить; подготавливается акт на ликвидацию документов.
7. Составляется аналитическая справка о недостаче документов к договорам.
8. Оформляется топографический указатель по стеллажам.

Частично оформляются дела, у которых срок хранения до 10 лет (временный).

Допускается:

• не заниматься систематизацией документов;
• не пронумеровывать страницы дела;
• не прошивать (иначе — не брошюровать).

Сдача договоров в архив

Сдача договоров в архив считается завершающим этапом делопроизводства. Сначала оценивается ценность документов, затем оформляются дела и составляются списки.

Экспертиза выявления ценности документов заключается в их разграничении по трем основаниям:

• дела, которые хранятся постоянно или временно более 10 лет, а также что касается личного состава — подлежат для передачи в архив;
• документы с временным сроком хранения (менее 10 лет) — предназначены для сохранения в структурных подразделениях;
• отдельно выделяются документы для уничтожения.

Согласно тому, к какой категории принадлежит дело, требуется упрощенное или полное оформление для его дальнейшей передачи в архив.

Договоры постоянного и временного, свыше 10 лет, хранения требуют обязательного составления описи. Составляется опись для обеспечения учета, сохранности и систематизации всех единиц, которые передаются в архиве.

Существует установленная форма для данного документа, в данной форме присутствует развернутая информация по каждому делу (номер, индекс, заголовок, количество листов, дата). Такие сведения принято называть описательными статьями.

Специалисты нашей организации имеют весомый опыт работы в сфере архивного дела. Мы применяем современную материально-техническую базу и гарантируем Вам то, что вся работа будет выполнена качественно и вовремя, без задержек. Архивной обработкой документов занимается команда настоящих профессионалов.

Хранение документов имеет свои сроки, которые должны быть соблюдены в соответствии с законодательством Российской Федерации, а значит, эту работу должен выполнять человек, хорошо разбирающийся в нормативах, знающий правила оформления, хранения, учета и составления соответствующих актов передачи. Хранение документов в архиве может быть хлопотным процессом, особенно, если нет подходящего места для размещения большого количества дел в том числе договоров, объем которых неустанно увеличивается при успешной работе компании. 

Мы предлагаем создание архивов, следим за качеством хранения документов любого типа, составляем грамотные описи, составляем акты федерального образца, следим за сроками и правилами оформления. При необходимости обеспечиваем уничтожение документов, сроки хранения, которых истекли и ведем учет всех выполняемых дел, связанных с документами. 

Разобрать уже существующий архив, классифицировать его, дополнить или создать абсолютно новый – работа, которой должен заниматься подготовленный сотрудник. Акт приема передачи и составление описи при организации архива являются одними из главных пунктов в обеспечении качественной работы. В нашей компании работает квалифицированный персонал с многолетним опытом, мы предлагаем наиболее оптимальные условия хранения документов, включая договора. Работа может выполняться под наблюдением сотрудника компании, при оформлении актов, учитываются законы Российской Федерации, вся документация классифицируется в выбранном формате, включая электронный архив, для предоставления быстрого доступа к любому типу документов. 

Мы выполняем все виды работ по созданию архива, хранению и уничтожению документов, которые потеряли свою ценность и актуальность. Все документы, подлежащие уничтожению, предварительно оцениваются опытным сотрудником, составляющим в обязательном порядке акт, на основании которого осуществляется утилизация.