Создание «эффективного» архива

Заказать

Заказать

Этапы архивирования документов:

1. Обработка. На данной стадии документы сортируются, чтобы устранить черновики, лишние копии, либо документы, которые не представляют собой никакой ценности;

2. Систематизация. Архивация бухгалтерских документов предполагает расположение документации в хронологическом порядке: то есть, снизу располагаются самые поздние бумаги, в то время как сверху — наиболее ранние документы;

3. Прошивка. Отсортированные документы формируют в пачки, которые нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью организации. Перед прошивкой следует убедиться, что все скрепки, скобы степлера были удалены;

4. Составление описи. Архивирование бухгалтерских документов предполагает составление подробной описи к каждой пачке документации — речь идет о титульных листах, на которых указываются наименование организации, даты и сроки хранения документов, структурное подразделение организации, количество листов в деле, а также архивный шифр дела;

5. Составление заверительной надписи. Заверительная надпись включает в себя также число прошитых листов, кроме этого — дату, номер дела, подпись составителя. Также в заверительной записи при архивации бухгалтерских документов отражаются сведения об особенностях документации (если таковые имеются): наклеенные чертежи или изображения, конверты с вложениями, пропущенные номера и так далее. Любые изменения физического состояния дел также необходимо отражать в надписи: замена копий, повреждения, плесень, внесение новых документов и так далее;

6. Каталогизация. Заключительный этап архивирования бухгалтерских документов. На данной стадии дела помещаются архив. Для того, чтобы суметь обеспечить максимально эффективный, рациональный, быстрый поиск документации по архиву, документы должны располагаться в зависимости от своего типа. К примеру, на одном стеллаже будут храниться акты, на другом счета-фактуры и так далее.

Основные условия эффективного архива

• Обеспечение сохранности и учёта архивного фонда,
• Использование архивной информации,
• Комплектование архивного фонда,
• Создание научно-справочного аппарата (НСА),
• Централизованный государственный учёт.

Последовательность создания архива

Создание эффективного архива представляет собой процесс довольно трудоемкий и длительный, необходимо соблюдать определенные этапы работы. Все зависит от того, какой тип первоисточника имеется, какие требования установлены при создании архивов. Чаще всего применяется следующий алгоритм создания электронного архива на предприятии:

• сначала проводится экспертиза всего объема документации, который необходимо архивировать. Сюда входят оценка общего объема, определение приоритета для выбора фонда, а также технологии архивирования, согласование регламента;
• выполнение так называемого пилотного проекта, т.е. пробного архивирования. После этого оценивается качество и результативность, при необходимости вводятся корректировки, технические поправки в процесс архивирования для оставшегося объема;
• осуществляется сканирование бумажной части документации согласно всем установленным требованиям;
• проводится классификация для возможности дальнейшего поиска заархивированной документации;
• на последнем этапе наполняется система электронного архива, которая предназначена для дальнейшего хранения и применения на предприятии.