Внедрение системы электронного документооборота

Оставить заявку

Оставить заявку

В Письме Министерства финансов Российской Федерации от 1 февраля 2006г. N 02-14-10а/187 перечислены учетные регистры, которые необходимо хранить в бумажном виде, остальные, следовательно, можно не распечатывать. Это первый шаг в создании электронных архивов бюджетных учреждений.

Процедуры создания электронного архива:

• Сканирование и ввода информации — комплекс программно-аппаратных средств для преобразования бумажной документации в электронный вид;
• Система оперативного электронного архива- для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на долговременное хранение;
• Система долгосрочного хранения — для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;
• Уничтожение документов ненужных более, с истекшими сроками хранения, которое поможет сэкономить на объемах хранимой информации.

Порядок внедрения системы электронного документооборота включает несколько этапов:

• Создание рабочей группы по ведению проекта автоматизации
• Передача прав на использование программы электронного документооборота
• Информационное обследование (анализ документооборота заказчика, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации, в том числе организации электронного документооборота)
• Конфигурирование системы автоматизации документооборота и делопроизводства (заполнение настроечных таблиц)
• Установка и настройка серверов и рабочих станций
• Установка и настройка электронного документооборота на сервер и рабочие места пользователей
• Обучение технических специалистов и пользователей работе с СЭД
• Передача системы в опытную эксплуатацию
• Передача системы в промышленную эксплуатацию
• Техническое сопровождение эксплуатируемой системы.

Плюсы системы электронного документооборота:

• Поиск. Благодаря электронному архиву можно сэкономить массу времени на поиске необходимой информации.
• Доступность. Доступ к информации не ограничен физическим положением трудящегося, он может работать, находясь даже в Антарктиде. Главное, чтобы у него был компьютер, интернет и доступ в систему.
• Поиск. Поиск по любым атрибутам электронного документа, по ключевым словам. Формирование любых комбинаций условий поиска.

Стоимость услуги

Стоимость внедрения СЭД зависит от объёма работ (от количества и глубины автоматизации процессов).Ориентировочно стоимость внедрения СЭД примерно равна стоимости лицензий.