Утрата или неправильное хранение документов, которое привело к утрате — это административное правонарушение. Нарушение требований действующего законодательства о хранении документации влечет наложение административного штрафа. Для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб. (ст. 13.25 КоАП).
Документы запрашивает проверяющий орган.
Ответственность за отказ от представления документов в отношении деятельности или их непредставление в установленные сроки предусмотрена ст. 126 НК РФ. Ответственность – штраф в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
За неправомерный отказ либо несвоевременное сообщение запрашиваемой информации ответственность наступает в соответствии со ст. 129.1 НК РФ. При первом правонарушении это влечет за собой штрафа в размере 5 тысяч рублей. Повторное правонарушение в течение календарного года — штраф в сумме 20 тыс. рублей.
Если организация не сохранила документы, проверяющие органы доначисляют налоги и сборы на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике
Получения справок от МВД и МЧС недостаточно для обоснования объективного характера безвозвратной утраты документации. Важным фактором являются и активные действия со стороны компании — попытки восстановления документов.
Нередки случаи, когда у организации нет никаких доказательств того, что она пыталась восстановить утраченные документы. В любом случае, ФНС будет применять расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды в РФ очень критично оценивают отсутствие попыток восстановления документов.
Ликвидатором или, если компания ликвидируется через процедуру банкротства, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов даже после исключения компании из ЕГРЮЛ.
Документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и с истекшим сроком хранения, могут быть уничтожены на основании акта о выделении документов к уничтожению. Этот акт составляется на основании На основании Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
