Создание электронного архива бухгалтерских документов

Процесс архивирования бухгалтерских документов состоит из нескольких шагов:

В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и
длительного срока хранения;
Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду;
Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку. Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать,
складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т.п.
На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом
в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.
В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись ( в случае, если название самого дела не раскрывает содержания), а также
составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.
Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы.

Стоимость создания электронного архива для каждой компании индивидуальная и зависит от:

объема и качества исходных документов;
параметров сканирования (цветность, разрешение) и индексирование (количество поисковых полей);
наличия оборудования (сервера и т.п.) в компании для установки системы электронного архива;
стоимости самой программы электронного архива;
стоимости технической поддержки и администрирования программы;
стоимости дополнительных настроек программы под ваши личные требования;
выбора конечного исполнителя (своими силами или специализированной компании).

Пожалуйста, подробности уточняйте по телефону 8-495-921-45-72, по электронной почтеinfo@archivarius.ru или через форму предварительного заказа.

Галерея

создание электронного архива бухгалтерских документов

Преимущества перехода на электронный архив технической документации:

Повышение производительности процессов за счет ускорения поиска необходимых документов;
Быстрая передача и распространение информации;
Хранение не только текущей информации, но и архивной. Если, например, отделу внезапно понадобится план, сделанный 10 лет назад, его найдут за несколько минут; Более того, благодаря проведению уничтожения бумажных документов , вы сохраните много свободного места, которое бы заняло их хранение.
Огромные стопки бумаг превратятся в аккуратные, занимающие немного места сервера. После проведения экспертизы ценности документы с истекшими сроками хранения можно будет уничтожить, а оставшиеся устроить в специально оборудованном месте. Дорогое рабочее пространство при этом будет сэкономлено;
Переход на электронный архив технической документации оцените не только вы, но и ваши клиенты, которые увидят, что скорость вашей работы резко возросла.

Стоимость варьируется в зависимости от количества дел и состояния архива.

Большие объемы — большие скидки!

Галерея

создание электронного архива технической документации

Суть создания такого архива довольно проста:

Сначала осуществляется сканирование договоров,
затем из полученных файлов формируется база данных, которая и представляет собой электронный архив.

К преимуществам сканирования договорови вообще всей документации можно отнести следующие:

быстрота и доступность архивных документов в любое время, в том числе и вдали от офиса;
возможность одновременной работы с одним и тем же документом несколькими сотрудниками сразу или же, наоборот, ограничение доступа к конфиденциальной информации;
значительное увеличение работоспособности путем ускорения поиска нужного документа;
освобождение «жизненного пространства» для работы, которое ранее было занято бумажными документами.

Стоимость варьируется в зависимости от количества дел и состояния архива.

Большие объемы — большие скидки!

Галерея

Преимущества программ электронного архива:

Безопасность (ограничение доступа пользователей.)
Функциональность
- благодаря электронному архиву можно сэкономить массу времени на поиске необходимой информации,
- доступ к информации не ограничен физическим положением трудящегося
Универсальный поиск и система навигации
- Поиск по любым атрибутам электронного документа
- Поиск по ключевым словам
- Формирование любых комбинаций условий поиска.
- Иерархическая структура электронного архива обеспечивает оперативный поиск документов с учетом контекста каждого документа)

Основными этапами создания электронного архива документов являются:

подготовка к сканированию и перевод в электронный вид на профессиональном оборудовании;
настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
интеграция электронного архива и ввод отсканированной документации.