Среда | 14.11.2018
Сканирование договоров

Договора являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним.
Архивация документов

Обработка и систематизация управленческих документов. Создание «эффективного» архива.
Сканирование документов

Оцифровка документов. Создание и ведение электронных архивов.
Услуги для арбитражных управляющих

Услуги по передаче документов на государственное хранение в связи с банкротством организации.
Копирование документов

Профессиональные услуги по оперативному копированию больших объемов документов.
Опись документов

Опись документов (дел) - справочник, который раскрывает состав и содержание документов, закрепляет их систематизацию внутри всего комплекса документов и учитывает их.
Создание электронного архива

Электронный архив документов-система хранения документов в электронном виде, обеспечивающая безопасность, удобство и скорость поиска документов.
Переплет документов

Переплет любых документов: бухгалтерских, кадровых, проектных и др.
Уничтожение документов

Полный цикл услуг от экспертизы ценности документов до их физического уничтожения.
Хранение документов

Депозитарное хранение документов, ведение архива организации.

Архивация документов

Архивация документов

Архивация документов — это обязательный процесс, без которого невозможно представить деятельность абсолютно любой организации. Согласно действующему законодательству РФ, все дела и документы должны храниться вне зависимости от принятой в компании формы собственности. Сроки хранения таких бумаг определяются их видом и могут длиться от 5-10 лет (бухгалтерские документы) до 75 лет (кадровые документы, например, по личному составу). Уничтожение документов также производится согласно установленной процедуре. При несоблюдении правил работы с архивными документами и в связи с недостаточной их сохранностью к директору компании могут быть применены меры гражданско-правового, административного и уголовного законодательства.

Как хранить, обрабатывать и систематизировать документы

Архивирование документов в организации должно проводиться согласно следующим требованиям:

  • соответствие действующей нормативно-законодательной базе;
  • итоги архивации в обязательном порядке фиксируются на бумаге в виде описей и актов.

Кроме того, архивирование документов производится ответственным за этот процесс лицом, имеющим соответствующую квалификацию. Возможно и привлечение уполномоченной сторонней компании, предоставляющей услуги по архивированию документов. В последнем случае собственник решает сразу несколько задач:

  • избавляет себя и сотрудников от необходимости тратить столь нужное время на «бумажную» работу;
  • исключает вероятность ошибки, связанной с недостаточной квалификацией специалиста.

Архивация документов нужна и для последующей передачи сведений по запросу Государственной архивной службы, а также Архивного фонда РФ (штатные расписания, годовая бухгалтерская отчетность и пр.).

Подробнее об архивации документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
- в Москве +7 (495) 921-45-72
- в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.
Заказать

Этапы архивной обработки документов

  1. Подготовка
    На данном этапе необходимо проанализировать имеющиеся бумаги, чтобы оценить их содержание и особенности, то есть происходит изучение и обработка номенклатуры дел компании. Временному хранению подлежат документы, к которым относятся дублирующие экземпляры, копии и черновики. Кроме того, формируется основной пакет бумаг, которые необходимо хранить в архиве на протяжении 5 или 10 лет.
  2. Сортировка и систематизация
    В процессе отбора из общего пакета удаляются документы с неподтвержденной ценностью, а также бумаги, хранить которые необязательно. Оставшиеся документы сортируются по дате создания, виду, принадлежности к определенному подразделению организации. Каждая из сформированных стопок бумаг подшивается в соответствующее дело и дополняется печатью компании.
  3. Опись
    На предпоследнем этапе архивации документов к каждому делу подшивается титульный лист, в котором фиксируются сведения о дате его формирования, перечне и содержании бумаг, а также о сроке их хранения. Кроме того, делу присваивается архивный код.
  4. Каталогизация
    Данный этап подразумевает передачу сформированных папок в места будущего хранения документов, то есть в архив. Это помещение должно быть сухим и хорошо проветриваемым, чтобы избежать порчи документов из-за появления грибка, нередко возникающего вследствие повышенной влажности. Каждая отдельная полка отводится для определенного типа дел, чтобы избежать путаницы.
Архивация документов

При архивировании документов рекомендуется проводить переплет бумаг. Нередко этим правилом руководители организаций пренебрегают, скрепляя дела нитью и проклеивая место сшивания листком бумаги с печатью. Это допускается установленным порядком хранения документов. Тем не менее тщательный переплет помогает избежать потери бумаг во время работы с делом, а также их преднамеренного изъятия. При заказе комплексной услуги архивации документов в уполномоченной компании переплет является обязательным этапом.

Воспользуйтесь услугами по архивированию документов

Самое сложное — сделать первый шаг. Чтобы не переживать по поводу напрасно потраченных средств, нужно лишь вызвать специалиста организации, уполномоченной на проведение архивации документов. Стоимость вызова консультанта — 0 рублей, поэтому безо всяких затрат вы сможете получить подробнейшее описание характера работ с указанием всех тонкостей, оценить состояние документного фонда вашей компании и узнать о методах его возможного улучшения. Кроме того, можно заказать электронное архивирование бумаг, которое поможет продублировать весь архив в виде нескольких компьютерных файлов. После такой бесплатной и исчерпывающей консультации останется лишь принять решение о дальнейшем сотрудничестве.

Подробнее об архивации документов вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
- в Москве +7 (495) 921-45-72
- в Краснодаре +7 (918) 166-61-29
или отправить запрос из формы обратной связи.
Заказать
Похожие услуги
2004-2018 АРХИВАРИУСЪ

Москва
123001, г.Москва, ул. Прянишникова, д.19 А, стр 1
тел.  8-495-921.45.72 многоканальный

Rambler's Top100

Карта сайта