Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Документальное сопровождение есть на каждом предприятии, независимо от его рода деятельности. Управленческие, бухгалтерские, кадровые и прочие документы имеют обязательные сроки хранения, по истечению которых можно в законодательном порядке оформить их списание и утилизацию. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения проходит в несколько стадий.

Этапы утилизации документов

• Проведение экспертизы ценности документов с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности проводится с целью установления сроков хранения документов и отбора документов, подлежащих уничтожению. При отборе документов необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (Утвержден Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236)
• Составление актов. Существуют специальная форма, которую необходимо составлять для списания и уничтожения документации с истекшим сроком хранения. В акте указывается краткое название документов, дата формирования, дата окончания срока хранения и количество дел, а также номер статьи, указанной в Перечне.
• Согласование актов. Осуществляется с экспертной комиссией, состоящей из сотрудников организации. Если сроки уничтожения документов совпадают с теми, которые указаны в Перечне, и бумаги действительно могут быть списанными, председатель комиссии подписывает акты.
• Физическое уничтожение документов. После утверждения актов о списании документов с истекшими сроками хранения, документы подлежат уничтожению. Организация сама выбирает способ уничтожения документов, это может быть, как шредирование (измельчение), так и сжигание. Утилизация бумаг подтверждается актом о физическом уничтожении.
• Подшивка актов. Все составленные акты хранятся в архивах предприятия в папках с делами архивного фонда. Номер акта регистрируется в электронной базе или картотеке для удобного поиска.

Если порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения был нарушен, подразумевается наложение финансовых санкций на организацию. Это могут быть не только штрафы, но и ограничение (лишение) свободы сроком до 3-х лет в зависимости от тяжести нарушения (часть 1 статьи 199 УК РФ).

Компания Архивариусъ предлагает организацию уничтожения документов с истекшим сроком хранения «под ключ». Специалисты проведут экспертизу ценности и составят акт федерального образца.