Любая организация формирует много документов, которые чаще всего хранятся в бумажном виде. Проблема в том, что с каждым годом их количество увеличивается: сначала шкаф в углу, потом офис, затем целый этаж. А найти среди этих документов один договор или накладную не представляется возможным.
Электронный архив решает эту проблемы. Это система хранения документов в цифровом виде, с помощью которой можно в любой момент найти нужный файл буквально за пару кликов мышкой. Кроме того, работать с электронными документами становится в разы удобнее: в любой момент можно их открыть, отправить или распечатать.
Как это работает?
Чтобы перевести информацию в электронный архив, с каждого документа снимается цифровая копия. Оригиналы компания может использовать на свое усмотрение, чаще всего они хранятся вдали от офиса. Это позволяет экономить место и значительные суммы за содержание бумаг.
Из полученных электронных копий формируется база, которая размещается:
- в облачном хранилище;
- на съемных дисках;
- в памяти компьютера;
- на серверах.
Чтобы предотвратить даже минимальный риск потери данных, создаются резервные копии архива.
Для быстрого поиска и просмотра электронных документов, на компьютер устанавливается специальное ПО. С его помощью можно управлять файловой системой и просматривать нужную информацию.
Почему это удобно?
- Быстрый поиск. Цифровые документы хранятся в электронном архиве в структурированном виде. Поэтому в базе можно легко найти и посмотреть нужный файл за считанные минуты.
- Защита данных. В бумажном виде можно потерять данные из-за транспортировки или выцветания чернил. При создании электронного архива это больше не проблема — резервное копирование защитит всю документацию.
- Конфиденциальность. Крупным компаниям необходимо защитить свою информацию от посторонних лиц. Электронный архив справляется с этой задачей с помощью ограничения прав доступа и протоколов безопасности.
- Свободное место. Офис освобождается от склада с бумажными документами, которые собирают на себя пыль и портятся от влажного воздуха. А в электронном архиве вся информация будет бережно храниться столько, сколько нужно.
