Что такое электронный архив и для чего он нужен?

Любая организация формирует много документов, которые чаще всего хранятся в бумажном виде. Проблема в том, что с каждым годом их количество увеличивается: сначала шкаф в углу, потом офис, затем целый этаж. А найти среди этих документов один договор или накладную не представляется возможным.

Электронный архив решает эту проблемы. Это система хранения документов в цифровом виде, с помощью которой можно в любой момент найти нужный файл буквально за пару кликов мышкой. Кроме того, работать с электронными документами становится в разы удобнее: в любой момент можно их открыть, отправить или распечатать.

Как это работает?

Чтобы перевести информацию в электронный архив, с каждого документа снимается цифровая копия. Оригиналы компания может использовать на свое усмотрение, чаще всего они хранятся вдали от офиса. Это позволяет экономить место и значительные суммы за содержание бумаг.

Из полученных электронных копий формируется база, которая размещается:

  • в облачном хранилище;
  • на съемных дисках;
  • в памяти компьютера;
  • на серверах.

Чтобы предотвратить даже минимальный риск потери данных, создаются резервные копии архива.

Для быстрого поиска и просмотра электронных документов, на компьютер устанавливается специальное ПО. С его помощью можно управлять файловой системой и просматривать нужную информацию.

Почему это удобно?

  • Быстрый поиск. Цифровые документы хранятся в электронном архиве в структурированном виде. Поэтому в базе можно легко найти и посмотреть нужный файл за считанные минуты.
  • Защита данных. В бумажном виде можно потерять данные из-за транспортировки или выцветания чернил. При создании электронного архива это больше не проблема — резервное копирование защитит всю документацию.
  • Конфиденциальность. Крупным компаниям необходимо защитить свою информацию от посторонних лиц. Электронный архив справляется с этой задачей с помощью ограничения прав доступа и протоколов безопасности.
  • Свободное место. Офис освобождается от склада с бумажными документами, которые собирают на себя пыль и портятся от влажного воздуха. А в электронном архиве вся информация будет бережно храниться столько, сколько нужно.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Отзывы

ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой