Что такое электронный архив и для чего он нужен?

Любая организация формирует много документов, которые чаще всего хранятся в бумажном виде. Проблема в том, что с каждым годом их количество увеличивается: сначала шкаф в углу, потом офис, затем целый этаж. А найти среди этих документов один договор или накладную не представляется возможным.

Электронный архив решает эту проблемы. Это система хранения документов в цифровом виде, с помощью которой можно в любой момент найти нужный файл буквально за пару кликов мышкой. Кроме того, работать с электронными документами становится в разы удобнее: в любой момент можно их открыть, отправить или распечатать.

Как это работает?

Чтобы перевести информацию в электронный архив, с каждого документа снимается цифровая копия. Оригиналы компания может использовать на свое усмотрение, чаще всего они хранятся вдали от офиса. Это позволяет экономить место и значительные суммы за содержание бумаг.

Из полученных электронных копий формируется база, которая размещается:

• в облачном хранилище;
• на съемных дисках;
• в памяти компьютера;
• на серверах.

Чтобы предотвратить даже минимальный риск потери данных, создаются резервные копии архива.

Для быстрого поиска и просмотра электронных документов, на компьютер устанавливается специальное ПО. С его помощью можно управлять файловой системой и просматривать нужную информацию.

Почему это удобно?

• Быстрый поиск. Цифровые документы хранятся в электронном архиве в структурированном виде. Поэтому в базе можно легко найти и посмотреть нужный файл за считанные минуты.
• Защита данных. В бумажном виде можно потерять данные из-за транспортировки или выцветания чернил. При создании электронного архива это больше не проблема — резервное копирование защитит всю документацию.
• Конфиденциальность. Крупным компаниям необходимо защитить свою информацию от посторонних лиц. Электронный архив справляется с этой задачей с помощью ограничения прав доступа и протоколов безопасности.
• Свободное место. Офис освобождается от склада с бумажными документами, которые собирают на себя пыль и портятся от влажного воздуха. А в электронном архиве вся информация будет бережно храниться столько, сколько нужно.