Прошивка документов. Технология архивного переплета

В процессе деятельности в каждой организации образуется огромное количество бумажных документов, которые постепенно перенаправляются в архив на хранение. Для отправки на архивное хранение документацию нужно разделить на группы, систематизировать и прошить, что облегчит сохранение порядка в архиве и поиск нужного дела.

Требования стандарта

Требования к сшивке документов регламентируются ГОСТ Р 7.0.8-2013, отраслевым законодательством (Приказ Минкультуры №536 от 2005 года, Приказ ЦБ РФ №02-213 от 7.12.1992 года, Приказ МНС №БГ-3-09/198 от 18.04.2003 года) и Приказом Росархива №76 от 23.12.2009 года.

Зачем сшивать документы

  • Сгруппированные и сшитые дела более компактные, что позволяет рационально использовать полезную площадь.
  • Переплетенная документация в обложке лучше защищена от механических воздействий.
  • Такими документами удобнее пользоваться.
  • В пронумерованных и сшитых делах сложно заменить отдельные листы, что повышает уровень защиты от мошенников и упрощает процедуру проверки контролирующими службами.
  • Повышает уровень доверия партнеров.

Не подлежит подшивке документация, которая может быть затребована для проверки государственными или надзорными органами, организациями – партнерами.

Требования к документам для переплета

Сшивке подлежат листы, у которых с левой стороны имеется свободное поле шириной не менее 20 мм. Иначе после переплета текст на страницах дела может быть не читаемый, а такой документ не принимается сотрудниками архива на хранение.

Как происходит сшивка документов: этапы

Выбор обложки для дела

Для сшивки листов формата А4 существуют стандартные папки 229х324 мм. Если документы подлежат длительному хранению, то выбирается обложка из картона наиболее доступной толщины. Для сдачи в государственный архив дела должны быть переплетены в папку из специального консервирующего (бескислотного, антикоррозийного) картона.

Подготовка материалов

Листы освобождаются от скрепок и складываются в стопку. Стандартно в архив сдаются документы на листах А4. Если в бумажной массе имеются листы большего размера, то такие материалы нужно сложить, оставив свободное поле с левой стороны.

Листы складываются в хронологической или смысловой последовательности. Первый лист в папке – опись документов, из которых состоит дело. Затем стопка укладывается в обложку или с верхней и нижней стороны прокладывается плотной бумагой либо картоном. В правом верхнем углу каждого листа стопки проставляются цифры в правильной последовательности.

Правила нумерации листов:

  • нумеруются листы, но не страницы;
  • лист описи не подлежит нумерации;
  • листы большой ширины обозначаются цифрами в правом верхнем углу, затем сворачиваются и прошиваются за один край;
  • если крупное изображение (фото, чертеж, график) занимает весь лист, то номер ставиться на его обратной стороне в левом верхнем углу;
  • при сшивке писем переплету поддается только конверт, но пронумеровывается сам конверт и бумага (-и), которую он содержит;
  • если в дело подшивается крупное изображение, состоящее из склеенных частей, то такому листу присваивается общий номер, но в примечаниях указывается количество склеенных элементов;
  • если в деле содержится более 250 листов, то документы нужно разделить на тома.

Если в процессе нумерации листов случилась ошибка, но неверный номер нужно зачеркнуть. Если же было пропущено несколько страниц, то допускается обозначение их буквами.

Составление описи

Тип листа с описью зависит от того, в какой орган будут передаваться дела на хранение. Стандартно в такой бумаге указываются следующие сведения:

  • данные о передающей и принимающей организации;
  • аннотация – название дела, сшивки;
  • таблица с перечнем документов, которые находятся в папке;
  • дата составления описи;
  • количество листов в деле.

Лист с описью подписывается составителем, указывается расшифровка подписи.

Переплет листов

Сшивка страница осуществляется с помощью специального станка или вручную, что требует больших затрат времени и труда сотрудников, а также наличия навыков.

Для ручной сшивки стопку бумаг помещают под пресс, оставляя свободным лишь левый край. С помощью шила или сверла дрели выполняется несколько сквозных проколов стопки. Затем документы скрепляются прочной нитью (сшивной или хлопчатобумажной, банковским шпагатом). В процессе работы нитка хорошо натягивается, чтобы обеспечить высокую плотность соединения, но не настолько сильно, чтобы смять или повредить бумагу.

Способы сшивки

На уголок

Способ скрепления отчетной документации по какому-либо мероприятию, проводимому на предприятии, или устава организации.

Перед сшивкой в каждом листе стопки загибается левый край для образования угла. Проколы в количестве двух штук осуществляются именно в углу, затем нить протягивается через образовавшиеся отверстия.

Прошивка документов. Технология архивного переплета

Как вариант – в уголке можно проделать всего одно отверстие, сквозь которое протянуть банковский шпагат, сложенный вдвое, и продеть его концы в образованную им же петлю. Концы зафиксировать.

В два отверстия

От верхнего и нижнего края листа нужно отступить одинаковое расстояние и проделать два отверстия, сквозь которые нить продевается таким образом, чтобы образовалась петля, а концы нити остались с тыльной стороны листа.

В три отверстия

Прошивка документов. Технология архивного переплета

Первый прокол осуществляется в центральной точке левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края. Для второго и третьего прокола нужно отступить от первого отверстия на 3 см в нужную сторону. Сшивка начинается с центрального отверстия, иголка вводится с тыльной стороны, далее нужно следовать схеме, представленной на рисунке.

В четыре отверстия

Прошивка документов. Технология архивного переплета

Метод применяется для сшивки толстой пачки бумаг, обеспечивает надежное удержание листов по всей высоте подобно книге. Для сшивки игла с нитью сначала входит с тыльной стороны во второе отверстие, затем в первое и снова второе, третье, четвертое и в завершение – выходит через третье отверстие.

Самые толстые стопки и наиболее важные документы можно сшивать в пять проколов.

Опечатка (заверение) дел

Это завершающий этап по прошивке архивной документации. Процесс заверения заключается в запечатывании концов нитей сургучной печатью или «заплаткой» (квадрат 4х4 см из бумаги), которая наклеивается на нити при использовании канцелярского клея. На заплатке указывается количество прошитых листов, дата и подпись ответственного лица, при необходимости ставиться печать организации.

Заключение

Сшивка – обеспечивает удобство хранения и использования документов. Однако, сам процесс переплета – процедура не быстрая, требующая опыта, внимания, терпения и аккуратности. Привлечение специализированной компании к подготовке документов для передачи на архивное хранение позволит избежать ошибок при сшивке бумаг и придирок со стороны контролирующих органов.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Лаборатория Касперского
Ланта-Банк
АО КБ «Соколовский»
Holiday Inn
Metabo
Hilton
ОАО Российские железные дороги
ЛУКОЙЛ
Газпром
Mail
Большой театр
Кинö
Salamander
Otis

Отзывы

ООО «СТ групп»
ООО «Джилли-Моторс»
ООО «СимКоннект»
ООО «ПМ Адвертайзинг»
ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой
Министерство Приморского края
ООО «Русский Розничный Холдинг»