В процессе деятельности в каждой организации образуется огромное количество бумажных документов, которые постепенно перенаправляются в архив на хранение. Для отправки на архивное хранение документацию нужно разделить на группы, систематизировать и прошить, что облегчит сохранение порядка в архиве и поиск нужного дела.
Требования стандарта
Требования к сшивке документов регламентируются ГОСТ Р 7.0.8-2013, отраслевым законодательством (Приказ Минкультуры №536 от 2005 года, Приказ ЦБ РФ №02-213 от 7.12.1992 года, Приказ МНС №БГ-3-09/198 от 18.04.2003 года) и Приказом Росархива №76 от 23.12.2009 года.
Зачем сшивать документы
- Сгруппированные и сшитые дела более компактные, что позволяет рационально использовать полезную площадь.
- Переплетенная документация в обложке лучше защищена от механических воздействий.
- Такими документами удобнее пользоваться.
- В пронумерованных и сшитых делах сложно заменить отдельные листы, что повышает уровень защиты от мошенников и упрощает процедуру проверки контролирующими службами.
- Повышает уровень доверия партнеров.
Не подлежит подшивке документация, которая может быть затребована для проверки государственными или надзорными органами, организациями – партнерами.
Требования к документам для переплета
Сшивке подлежат листы, у которых с левой стороны имеется свободное поле шириной не менее 20 мм. Иначе после переплета текст на страницах дела может быть не читаемый, а такой документ не принимается сотрудниками архива на хранение.
Как происходит сшивка документов: этапы
Выбор обложки для дела
Для сшивки листов формата А4 существуют стандартные папки 229х324 мм. Если документы подлежат длительному хранению, то выбирается обложка из картона наиболее доступной толщины. Для сдачи в государственный архив дела должны быть переплетены в папку из специального консервирующего (бескислотного, антикоррозийного) картона.
Подготовка материалов
Листы освобождаются от скрепок и складываются в стопку. Стандартно в архив сдаются документы на листах А4. Если в бумажной массе имеются листы большего размера, то такие материалы нужно сложить, оставив свободное поле с левой стороны.
Листы складываются в хронологической или смысловой последовательности. Первый лист в папке – опись документов, из которых состоит дело. Затем стопка укладывается в обложку или с верхней и нижней стороны прокладывается плотной бумагой либо картоном. В правом верхнем углу каждого листа стопки проставляются цифры в правильной последовательности.
Правила нумерации листов:
- нумеруются листы, но не страницы;
- лист описи не подлежит нумерации;
- листы большой ширины обозначаются цифрами в правом верхнем углу, затем сворачиваются и прошиваются за один край;
- если крупное изображение (фото, чертеж, график) занимает весь лист, то номер ставиться на его обратной стороне в левом верхнем углу;
- при сшивке писем переплету поддается только конверт, но пронумеровывается сам конверт и бумага (-и), которую он содержит;
- если в дело подшивается крупное изображение, состоящее из склеенных частей, то такому листу присваивается общий номер, но в примечаниях указывается количество склеенных элементов;
- если в деле содержится более 250 листов, то документы нужно разделить на тома.
Если в процессе нумерации листов случилась ошибка, но неверный номер нужно зачеркнуть. Если же было пропущено несколько страниц, то допускается обозначение их буквами.
Составление описи
Тип листа с описью зависит от того, в какой орган будут передаваться дела на хранение. Стандартно в такой бумаге указываются следующие сведения:
- данные о передающей и принимающей организации;
- аннотация – название дела, сшивки;
- таблица с перечнем документов, которые находятся в папке;
- дата составления описи;
- количество листов в деле.
Лист с описью подписывается составителем, указывается расшифровка подписи.
Переплет листов
Сшивка страница осуществляется с помощью специального станка или вручную, что требует больших затрат времени и труда сотрудников, а также наличия навыков.
Для ручной сшивки стопку бумаг помещают под пресс, оставляя свободным лишь левый край. С помощью шила или сверла дрели выполняется несколько сквозных проколов стопки. Затем документы скрепляются прочной нитью (сшивной или хлопчатобумажной, банковским шпагатом). В процессе работы нитка хорошо натягивается, чтобы обеспечить высокую плотность соединения, но не настолько сильно, чтобы смять или повредить бумагу.
Способы сшивки
На уголок
Способ скрепления отчетной документации по какому-либо мероприятию, проводимому на предприятии, или устава организации.
Перед сшивкой в каждом листе стопки загибается левый край для образования угла. Проколы в количестве двух штук осуществляются именно в углу, затем нить протягивается через образовавшиеся отверстия.
Как вариант – в уголке можно проделать всего одно отверстие, сквозь которое протянуть банковский шпагат, сложенный вдвое, и продеть его концы в образованную им же петлю. Концы зафиксировать.
В два отверстия
От верхнего и нижнего края листа нужно отступить одинаковое расстояние и проделать два отверстия, сквозь которые нить продевается таким образом, чтобы образовалась петля, а концы нити остались с тыльной стороны листа.
В три отверстия
Первый прокол осуществляется в центральной точке левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края. Для второго и третьего прокола нужно отступить от первого отверстия на 3 см в нужную сторону. Сшивка начинается с центрального отверстия, иголка вводится с тыльной стороны, далее нужно следовать схеме, представленной на рисунке.
В четыре отверстия
Метод применяется для сшивки толстой пачки бумаг, обеспечивает надежное удержание листов по всей высоте подобно книге. Для сшивки игла с нитью сначала входит с тыльной стороны во второе отверстие, затем в первое и снова второе, третье, четвертое и в завершение – выходит через третье отверстие.
Самые толстые стопки и наиболее важные документы можно сшивать в пять проколов.
Опечатка (заверение) дел
Это завершающий этап по прошивке архивной документации. Процесс заверения заключается в запечатывании концов нитей сургучной печатью или «заплаткой» (квадрат 4х4 см из бумаги), которая наклеивается на нити при использовании канцелярского клея. На заплатке указывается количество прошитых листов, дата и подпись ответственного лица, при необходимости ставиться печать организации.
Заключение
Сшивка – обеспечивает удобство хранения и использования документов. Однако, сам процесс переплета – процедура не быстрая, требующая опыта, внимания, терпения и аккуратности. Привлечение специализированной компании к подготовке документов для передачи на архивное хранение позволит избежать ошибок при сшивке бумаг и придирок со стороны контролирующих органов.
