Сроки хранения и условия уничтожения документов

Составление документов по хозяйственным операциям, совершаемым сделкам или производимым расходам сопровождает любую деятельность. Организация их хранения является обязательной процедурой, поскольку налоговые и иные контролирующие органы могут истребовать сведения не только при проверке непосредственно организации, но и ее партнеров.

Сроки хранения и условия уничтожения документов

Классификация документов в компании

В соответствии со ст. 29 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» руководитель несет ответственность за хранение всей документации. По приказу он может делегировать эту задачу другому сотруднику, обычно бухгалтеру.

Все документы можно разделить на следующие группы:

  1. Текущие. Это перечень документов, с которыми компания сейчас работает, а именно: первичная документация, платежные поручения, акты приема-передачи, дополнительные соглашения, договора на поставку продукции или оказание работ и т.д. На законодательном уровне отсутствуют единые правила хранения данной группы документов, за исключением конфиденциальных. Обычно для них используются стеллажи, отдельные шкафы, тумбочки, сейфы.
  2. Архивные. Это документы с оконченным делопроизводством или сроком хранения, превышающим 10 лет. Для этой группы предусмотрено отдельное помещение или специально отведенное место. Перед их передачей проводится ряд подготовительных мероприятий (оцифровка, структурирование, формирование описей и т.д.).
  3. Конфиденциальные. Перечень документов из этой группы определен в локальных актах компании, включая способы получения доступа к ним. Для хранения предусмотрено отдельное помещение.

Требования по хранению электронных документов на законодательном уровне не установлены. Рекомендации предоставлены в Приказе Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 года. В соответствии с этим нормативным актом содержимое физических носителей необходимо проверять минимум 1 раз в 5 лет (при повреждении нужно переписать сведения на другой источник с учетом принципов полноты, неизменности, достоверности).

За сохранность электронного архива отвечает конкретное должностное лицо, например, руководитель IT-отдела (в случае его отсутствия полномочия делегируются руководителю).

Внимание! Несмотря на применение электронного документооборота, запрещается уничтожение оцифрованных бумажных версий. Бумажные документы должны быть сохранены в своем первозданном виде весь отведенный срок.

Сроки хранения и условия уничтожения документов

Особенности хранения бухгалтерской документации

При организации процесса хранения документов необходимо руководствоваться требованиями ФСБУ 27/2021, предусматривающими следующие моменты:

  • хранению подлежат лишь подлинники документов (копии можно уничтожить, если иное не отражено в локальных актах);
  • запрещается располагать архив с документами за пределами РФ;
  • документ должен быть передан в архив в том виде, в котором он изначально был составлен (на бумажном или электронном носителе);
  • механизм доступа к архивным документам устанавливается непосредственно организацией (через приказ);
  • в случае утраты первичной документации необходимо принять меры по ее оперативному восстановлению.

Особенности хранения кадровых документов

Ответственность за хранение данной категории документов несет отдел кадров. Помимо документации по личному составу, в эту группу включаются документы по охране труда, оплате труда, поощрительным, стимулирующим выплатам, материальной помощи, кадровые приказы, табели учета рабочего времени, анкетные сведения, согласия на обработку персональных данных и другие.

Срок хранения зависит от даты создания и типа документа. Некоторые кадровые документы должны находиться в архиве 50 и даже 75 лет. В частности, документы по личному составу, законченные до 1 января 2023 года, должны быть сохранены в течение 75 лет, а после этой даты — 50 лет (ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года).

Как рассчитать срок хранения

В соответствии со ст. 29 ФЗ № 402 бухгалтерские и финансовые документы необходимо хранить в течение 5 лет. В эту категорию также включаются регистры налогового учета и документы, выступающие основой для исчисления налогов. Такие сроки установлены, если содержание документа не оспаривается. При наличии спора исчисление начинается после его разрешения.

В качестве примера рассмотрим сроки хранения отдельных видов документов:

  • по недостачам и растратам — в течение 10 лет;
  • по страховым взносам — в течение 6 лет;
  • по убыткам, переносимым на будущие периоды — в течение 10 лет.
  • по кредитам и займам — в течение 5 лет с даты окончания (при залоге — в течение 10 лет);
  • годовая или сводная бухгалтерская отчетность — постоянно;
  • по дебиторской или кредиторской задолженности — 5 лет после погашения;
  • по дисциплинарным взысканиям — 3 года;
  • по направлению в командировку — 5 лет;
  • графиков отпусков — 3 года.

Точкой отчета для хранения документов выступает 1 января года, следующего за периодом окончания делопроизводства, но по ряду документов он уточнен. В частности, годом окончания по счет-фактурам является год, в котором последний раз использовались эти документы для формирования отчетности или исчисления НДС (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ (на организацию ― до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 3тысяч рублей). При неправильном хранении учредительных документов и по крупным сделкам его величина может достигать 300 тысяч рублей.

ФНС вправе запрашивать документы и налагать штрафы при их отсутствии (за каждый обязательный документ, которого нет, придется заплатить 200 рублей).

Сроки хранения и условия уничтожения документов

Архивное хранение бумажных документов

Для организации хранения может быть выделено специальное архивное помещение. Требование к нему представлены в правилах, утвержденных Приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 года. Следует обратить внимание на его ряд положений:

  • удаленность архива от других производственных, административных, офисных помещений;
  • поддержание температурно-влажностного режима;
  • обеспечение свободной циркуляции воздуха.

Бумажные и электронные дела на архивное хранение передаются по описи. Документ составляется по каждому типу документов отдельно (по личному составу, по налоговым регистрам и т.д.). Дополнительно необходимо сформировать акт приема-передачи (подписывается ответственным лицами: отправителем и получателем, ответственным за архивное хранение).

Особенности уничтожения документов

При истечении срока документы подлежат уничтожению. Для этого мероприятия создается экспертная комиссия. В ее функционал входят следующие задачи:

  • выбор дел, не подлежащих хранению;
  • утверждение перечня у руководителя;
  • подготовка документа-основания (акта об уничтожении документов);
  • непосредственное уничтожение.

Уничтожение документов осуществляется путем сжигания или измельчения (при условии, что их невозможности восстановления). Запрещается отправка документации на мусорную свалку. Организация может провести утилизацию собственными силами или обратиться к подрядчику (во втором случае заключается договор на оказание услуг и соглашение на неразглашение конфиденциальной информации).

Весь процесс уничтожения с момента отбора до непосредственной утилизации оформляется с помощью одного документа — акта. Это унифицированная форма, установленная в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года). Ее структура представлена 2 частями. В первой отражен перечень дел и документов для уничтожения, а во второй — выбранный способ.

Акт включает в себя следующие реквизиты:

  • полное и сокращенное наименование организации;
  • регистрационный номер;
  • сведения об уничтожаемых документах (сводятся в таблицу);
  • год;
  • количество единиц к утилизации;
  • срок хранения каждого документа;
  • общее число утилизируемых единиц, включая бумажные и электронные носители;
  • основания для уничтожения документов;
  • подпись руководителя.

Внимание! При самостоятельной утилизации документов необходимо привлечь к процессу экспертную комиссию. При отсутствии этого надзорного органа в акте об уничтожении необходимо указать всех ответственных лиц, с которыми была согласована процедура. Например, утилизация документов может быть поручена секретарю, который должен ее согласовать с руководителями отделов.

Архивные услуги

Наши клиенты — наше имя

Hilton
Большой театр
Holiday Inn
Кинö
АО КБ «Соколовский»
Mail
Ланта-Банк
Лаборатория Касперского
ЛУКОЙЛ
Otis
ОАО Российские железные дороги
Metabo
Salamander
Газпром

Отзывы

ООО «СТ групп»
ООО «Джилли-Моторс»
ООО «СимКоннект»
ООО «ПМ Адвертайзинг»
ООО «Техкорм»
ООО «П.К. Формула кино»
«ПАУ ЦФО»
ООО «Бэбилис Восток»
ООО «Большая Российская энциклопедия»
ООО УК «Альфа-Капитал»
ООО «Инфоброкер»
ООО «Юстимак»
«Музеон»
«Диодан»
ГУП «Московское областное бюро технической инвентаризации»
ООО «Лукойл»
Рэд Сквеа Девелопмент Компани
ФГБОУ ВО МГУТУ им. К.Г. Разумовского (ПКУ)
ТелиаСанера
РусЕвроКапитал
Лайф Финансовая группа
Mercedes-Benz
Реутовский детский дом
Нокиан
ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ»
Фонд поддержки детей
Рекомендательное письмо от Бокаревой
Рекомендательное письмо Бурзилов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо от Копытова
Рекомендательное письмо Назаренко
Рекомендательное письмо Осипов
Рекомендательное письмо
Рекомендательное письмо Внукова
Рекомендательное письмо от Завьяловой
Министерство Приморского края
ООО «Русский Розничный Холдинг»