Составление документов по хозяйственным операциям, совершаемым сделкам или производимым расходам сопровождает любую деятельность. Организация их хранения является обязательной процедурой, поскольку налоговые и иные контролирующие органы могут истребовать сведения не только при проверке непосредственно организации, но и ее партнеров.
Классификация документов в компании
В соответствии со ст. 29 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» руководитель несет ответственность за хранение всей документации. По приказу он может делегировать эту задачу другому сотруднику, обычно бухгалтеру.
Все документы можно разделить на следующие группы:
- Текущие. Это перечень документов, с которыми компания сейчас работает, а именно: первичная документация, платежные поручения, акты приема-передачи, дополнительные соглашения, договора на поставку продукции или оказание работ и т.д. На законодательном уровне отсутствуют единые правила хранения данной группы документов, за исключением конфиденциальных. Обычно для них используются стеллажи, отдельные шкафы, тумбочки, сейфы.
- Архивные. Это документы с оконченным делопроизводством или сроком хранения, превышающим 10 лет. Для этой группы предусмотрено отдельное помещение или специально отведенное место. Перед их передачей проводится ряд подготовительных мероприятий (оцифровка, структурирование, формирование описей и т.д.).
- Конфиденциальные. Перечень документов из этой группы определен в локальных актах компании, включая способы получения доступа к ним. Для хранения предусмотрено отдельное помещение.
Требования по хранению электронных документов на законодательном уровне не установлены. Рекомендации предоставлены в Приказе Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 года. В соответствии с этим нормативным актом содержимое физических носителей необходимо проверять минимум 1 раз в 5 лет (при повреждении нужно переписать сведения на другой источник с учетом принципов полноты, неизменности, достоверности).
За сохранность электронного архива отвечает конкретное должностное лицо, например, руководитель IT-отдела (в случае его отсутствия полномочия делегируются руководителю).
Внимание! Несмотря на применение электронного документооборота, запрещается уничтожение оцифрованных бумажных версий. Бумажные документы должны быть сохранены в своем первозданном виде весь отведенный срок.
Особенности хранения бухгалтерской документации
При организации процесса хранения документов необходимо руководствоваться требованиями ФСБУ 27/2021, предусматривающими следующие моменты:
- хранению подлежат лишь подлинники документов (копии можно уничтожить, если иное не отражено в локальных актах);
- запрещается располагать архив с документами за пределами РФ;
- документ должен быть передан в архив в том виде, в котором он изначально был составлен (на бумажном или электронном носителе);
- механизм доступа к архивным документам устанавливается непосредственно организацией (через приказ);
- в случае утраты первичной документации необходимо принять меры по ее оперативному восстановлению.
Особенности хранения кадровых документов
Ответственность за хранение данной категории документов несет отдел кадров. Помимо документации по личному составу, в эту группу включаются документы по охране труда, оплате труда, поощрительным, стимулирующим выплатам, материальной помощи, кадровые приказы, табели учета рабочего времени, анкетные сведения, согласия на обработку персональных данных и другие.
Срок хранения зависит от даты создания и типа документа. Некоторые кадровые документы должны находиться в архиве 50 и даже 75 лет. В частности, документы по личному составу, законченные до 1 января 2023 года, должны быть сохранены в течение 75 лет, а после этой даты — 50 лет (ст. 22.1 ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года).
Как рассчитать срок хранения
В соответствии со ст. 29 ФЗ № 402 бухгалтерские и финансовые документы необходимо хранить в течение 5 лет. В эту категорию также включаются регистры налогового учета и документы, выступающие основой для исчисления налогов. Такие сроки установлены, если содержание документа не оспаривается. При наличии спора исчисление начинается после его разрешения.
В качестве примера рассмотрим сроки хранения отдельных видов документов:
- по недостачам и растратам — в течение 10 лет;
- по страховым взносам — в течение 6 лет;
- по убыткам, переносимым на будущие периоды — в течение 10 лет.
- по кредитам и займам — в течение 5 лет с даты окончания (при залоге — в течение 10 лет);
- годовая или сводная бухгалтерская отчетность — постоянно;
- по дебиторской или кредиторской задолженности — 5 лет после погашения;
- по дисциплинарным взысканиям — 3 года;
- по направлению в командировку — 5 лет;
- графиков отпусков — 3 года.
Точкой отчета для хранения документов выступает 1 января года, следующего за периодом окончания делопроизводства, но по ряду документов он уточнен. В частности, годом окончания по счет-фактурам является год, в котором последний раз использовались эти документы для формирования отчетности или исчисления НДС (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ (на организацию ― до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 3тысяч рублей). При неправильном хранении учредительных документов и по крупным сделкам его величина может достигать 300 тысяч рублей.
ФНС вправе запрашивать документы и налагать штрафы при их отсутствии (за каждый обязательный документ, которого нет, придется заплатить 200 рублей).
Архивное хранение бумажных документов
Для организации хранения может быть выделено специальное архивное помещение. Требование к нему представлены в правилах, утвержденных Приказом Минкультуры № 526 от 31 марта 2015 года. Следует обратить внимание на его ряд положений:
- удаленность архива от других производственных, административных, офисных помещений;
- поддержание температурно-влажностного режима;
- обеспечение свободной циркуляции воздуха.
Бумажные и электронные дела на архивное хранение передаются по описи. Документ составляется по каждому типу документов отдельно (по личному составу, по налоговым регистрам и т.д.). Дополнительно необходимо сформировать акт приема-передачи (подписывается ответственным лицами: отправителем и получателем, ответственным за архивное хранение).
Особенности уничтожения документов
При истечении срока документы подлежат уничтожению. Для этого мероприятия создается экспертная комиссия. В ее функционал входят следующие задачи:
- выбор дел, не подлежащих хранению;
- утверждение перечня у руководителя;
- подготовка документа-основания (акта об уничтожении документов);
- непосредственное уничтожение.
Уничтожение документов осуществляется путем сжигания или измельчения (при условии, что их невозможности восстановления). Запрещается отправка документации на мусорную свалку. Организация может провести утилизацию собственными силами или обратиться к подрядчику (во втором случае заключается договор на оказание услуг и соглашение на неразглашение конфиденциальной информации).
Весь процесс уничтожения с момента отбора до непосредственной утилизации оформляется с помощью одного документа — акта. Это унифицированная форма, установленная в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года). Ее структура представлена 2 частями. В первой отражен перечень дел и документов для уничтожения, а во второй — выбранный способ.
Акт включает в себя следующие реквизиты:
- полное и сокращенное наименование организации;
- регистрационный номер;
- сведения об уничтожаемых документах (сводятся в таблицу);
- год;
- количество единиц к утилизации;
- срок хранения каждого документа;
- общее число утилизируемых единиц, включая бумажные и электронные носители;
- основания для уничтожения документов;
- подпись руководителя.
Внимание! При самостоятельной утилизации документов необходимо привлечь к процессу экспертную комиссию. При отсутствии этого надзорного органа в акте об уничтожении необходимо указать всех ответственных лиц, с которыми была согласована процедура. Например, утилизация документов может быть поручена секретарю, который должен ее согласовать с руководителями отделов.
