После завершения срока хранения документы могут быть изъяты из архива или подразделения организации и уничтожены. Утилизация документации – важная и ответственная процедура, которая требует тщательной подготовки, соблюдения всех правил. За нарушение требований стандарта организация, которой принадлежат документы, несет административную, а в некоторых случаях и уголовную ответственность.
В каких случаях документы подлежат уничтожению
- После истечения срока хранения.
- Если документ утратил актуальность и практическое значение.
- Если документ испорчен. Например, при неправильном хранении изображения могут выцветать, бумага покрывается расплывшимися пятнами, что не позволяет прочесть текст или рассмотреть чертеж.
Своевременное уничтожение документации высвобождает полезную площадь в офисных помещениях, позволяет избежать трат на хранение ненужной бумажной массы, облегчает поиск документов, так как количество бумаг в организации возрастает с каждым днем.
Этапы подготовки документов к утилизации
Экспертиза документации
Законодательство запрещает уничтожать документы без предварительного установления их ценности. Для этого проводится экспертиза бумаг, цель которой – всестороннее изучение бумаг для дальнейшей передачи их в архив или извлечения из него, анализ описания и номенклатуры дел для выявления документации для отправки на утилизацию.
Во время экспертизы определяется ценность и срок хранения каждой бумаги. Членам комиссии разрешается продлить срок хранения какого-либо документа, если он по сей день имеет практическое значение или представляет научно-историческую ценность.
Законодательство позволяет продлевать сроки хранения бумажной документации, но запрещает их сокращать. За нарушение закона предусмотрена административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность.
По результатам экспертизы составляется протокол заседания, форму которого и необходимые для внесения в него сведения, определяет руководство организации.
Составление акта
По результатам экспертизы составляется акт, в котором указывается перечень документов (с номером и датой создания), выделенных для уничтожения, количество дел, основания для утилизации. Информация в акте подтверждается подписями членов комиссии.
Уничтожение документов
Какой бы способ ни был использован для утилизации бумажных документов, процесс сопровождается членами комиссии, которые в завершение составляют соответствующий акт.
Способы уничтожения бумажных документов
Существует высокий риск восстановления мошенниками смятых или разорванных документов для дальнейшего использования конфиденциальной информации. Поэтому документацию, которая подлежит уничтожению, запрещено выбрасывать как бытовой мусор, сдавать в макулатуру или расшивать дела для применения листов в качестве черновиков.
Имеется несколько способов утилизации документов, позволяющих полностью уничтожить информацию, представленную на них.
- Шредирование – нарезание бумаг на полоски или измельчение на мельчайшие частицы. Выбор размера элементов зависит от секретности документов.
- Сжигание – надежный метод уничтожения информации, но для его реализации понадобится производственная печь.
- Химический способ – в результате воздействия агрессивных веществ бумага превращается в однородную массу.
В любом случае организациям не рекомендуется самостоятельно проводить утилизацию бумажных документов, так как уничтожение химическими веществами и сжиганием является небезопасным, а обрезки после шредирования все равно нужно отправлять на мусорный полигон или перерабатывающее предприятие.
Лучший вариант – доверить эту работу специализированной компании, которая предоставляет услуги под ключ, то есть подготавливает документы к утилизации и обеспечивает сам факт полного уничтожения бумаг.
