В процессе деятельности любой компании всегда образуется большой объем документации различного назначения. Каждая бумага имеет свой срок годности, установленный законом. Некоторые документы хранятся бессрочно (на постоянной основе). Но для большинства определен конечный срок хранения, по завершении которого бумаги подлежат уничтожению. Существует несколько способов утилизации бумажной документации, но в любом случае порядок уничтожения документов общий.
Как правильно утилизировать документы
Порядок уничтожения бумаг единый для компаний всех форм собственности, установленный Правилами, утвержденными приказом Минкультуры РФ №526 от 31.03.2015.
В начале каждого нового календарного года, руководитель компании издает приказ о создании комиссии по проведении экспертизы ценности бумаг с истекшим сроком хранения. Члены комиссии инспектируют дела, хранящиеся в архиве, и отбирают документы, подлежащие утилизации. Затем проводят анализ изъятых документов на определение их ценности – в результате некоторые бумаги могут быть переданы на хранение в муниципальный архив, другие – направлены на уничтожение. Если, по мнению комиссии, документ не утратил своей важности, то срок хранения его продлевается, бумага снова отправляется в архив, о чем руководитель компании составляет специальное распоряжение или вносит изменения в Устав.
На документы, подлежащие уничтожению, составляется соответствующий акт, который заверяется каждым членом комиссии и руководством компании. Лишь после этого выбирается способ утилизации, и документы подвергаются уничтожению.
Основные способы уничтожения документов
Основная задача, которую решает утилизация документов – невозможность восстановления информации в дальнейшем. Эту задачу можно решить термическим, химическим и механическим способом.
Сжигание бумаги
Это наиболее простой, эффективный и быстрый способ избавления от бумажных документов, исключает возможность восстановления информации и не требует использования дорогостоящего оборудования.
Однако, задействовать способ термического уничтожения документов не всегда возможно. Сжигание мусора, в том числе бумаги, на открытом воздухе запрещено на законодательном уровне и чревато крупным штрафом. Кроме того, папки с делами могут прогореть не полностью, что нужно контролировать.
Чтобы обеспечить законное и полное уничтожение бумаг термическим методом, компаниям необходимо обратиться в специализированную организацию, деятельность которой лицензирована. В этом случае бумага, флешки и др. носители информации из горючих материалов сжигаются в специальных печах.
Этапы утилизации
- Заключение договора с организацией на предоставление услуг.
- Складирование массива бумаг в специальную емкость, которая опечатывается и передается сотрудникам организации.
- Емкость с документами отправляется в печь, где сгорает вместе со всем содержимым.
Термическая утилизация документов в специальных печах обеспечивает безвозвратное и быстрое уничтожение информации. За 30-60 минут одна печь способна сжечь до 5 тонн бумаги.
Химический способ
Это довольно затратный и опасный метод утилизации бумаги, так как понадобятся специальные реактивы и емкости, а также придется строго соблюдать технику безопасности. Способ подразумевает обработку бумажного массива химически активной жидкостью – агрессивные вещества воздействуют на бумагу, способствуют ее разложению и превращению в однородную массу. Технология исключает возможность восстановления информации, поэтому чаще всего используется для уничтожения бумаг с высоким уровнем секретности и особо ценными документами.
Шредирование
Наиболее востребованный способ утилизации бумажных документов и пластиковых карт. Компания может приобрести собственный шредер, чтобы уничтожать бумаги по мере необходимости. Также можно воспользоваться услугами специализированной организации, в арсенале которой имеется оборудование для разрезания листов на части различного размера, что зависит от уровня секретности документации.
Преимущества шредирования
- Обеспечивает высокий уровень защиты информации.
- Единственно экологичный способ уничтожения бумажных документов.
- Дает возможность превратить документацию во вторсырье, из которого будет изготовлена другая бумажная продукция.
Однако, существует и недостаток механического уничтожения документов – после шредирования частички бумаги нужно утилизировать, например, отправить на перерабатывающий завод или мусорный полигон.
Акт об уничтожении документов
Какой бы способ утилизации ни был выбран, своими ли силами было проведено уничтожение или с привлечением сторонней организации, руководитель компании должен иметь на руках подтверждающий акт. Если работы проводятся своими силами, то акт составляется и подписывается руководителем компании, а также лицом, ответственным за уничтожение документов. Если утилизацией занималась специализированная организация, то после выполнения работ акт с подписями и печатями выдается заказчику.
Где заказать
Компания Архивариусъ предоставляет услуги по уничтожению документов путем шредирования или сжигания. Работаем быстро, гарантируем полную конфиденциальность информации. Качество услуг и цены приятно удивят заказчиков. Звоните!
